Müəllif:
Monica Porter
Yaradılış Tarixi:
13 Mart 2021
YeniləMə Tarixi:
1 İyul 2024
MəZmun
Ticarət hesabatları günümüzdə ticarət əməliyyatları ilə əlaqə qurmağın ən təsirli vasitələrindən biridir. Geniş hədəflərinə baxmayaraq, ümumiyyətlə bir iş və ya bir şəxsin vacib qərarlar qəbul etməsi lazım olduqda istifadə olunur. Effektiv iş hesabatları yazmaq üçün əvvəlcə onların nə olduğunu və necə istifadə edilə biləcəyini anlamalısınız.
Addımlar
2-nin 1-ci hissəsi: Yazılacaq hesabatın növünü təyin edin
Fikirləri təqdim edin. Bu tip izahlı hesabatlar / təkliflər. Bu hesabatlar ümumilikdə iki hissədən ibarət olan bir şirkətdəki əsas rəhbərlərə və ya qərar qəbul edənlərə tövsiyələr vermək üçün istifadə edilə bilər: xülasə və məzmun. Xülasə təklifinizi vurğulayır. Məzmun (bədən) bölməsi faydaları, xərcləri, riskləri və s. Daha da təhlil edir. onunla gəl.
- Deyək ki, şöbəniz üçün 3D printer təklif etmək istəyirsiniz. Menecerinizi bu cihazın satın alınmasını təsdiqləmək üçün inandırmaq üçün rəhbərliyə rəsmi müraciət etmək üçün bir izahat / tövsiyə hesabatı yazmalısınız.
Müəyyən bir fürsətlə əlaqəli riskləri təsvir edin.İstintaq hesabatı müəyyən bir hərəkət yolu ilə əlaqəli risk dərəcəsini təyin etməyə kömək edir. Bu tip hesabatlar bir şirkətin mümkün nəticələrin proqnozlaşdırılmasına kömək etməkdə son dərəcə faydalıdır. Buraya giriş, araşdırma məzmunu və nəticələr daxildir. Girişdə nəzərdən keçirilən məsələ vurğulanır. Anketin məzmunu faktları və istintaqın nəticələrini müzakirə etmək üçün istifadə olunur. Nəticə problemi ümumiləşdirmək üçün istifadə olunur.- Tutaq ki, X Əczaçılıq Şirkəti İlaç Şirkəti Y ilə işləmək istəyir, amma hələ də narahatlıqları var. X şirkəti indiki və ya keçmiş maliyyə problemləri olan bir şirkətlə əməkdaşlıq etmək istəmir. Bu şirkət bir araşdırma aparacaq və araşdırma hesabatından Y şirkəti və direktorlarının maliyyə məlumatlarını dərindən müzakirə etmək üçün istifadə edəcəkdir.
Müəyyən bir tənzimləmə agentliyinə uyğunluq barədə məlumat təqdim edir. Bu uyğunluq hesabatı, bir şirkətin məsuliyyətini göstərməsinə kömək etmək üçün istifadə olunur. Qanunlara / qaydalara uyğunluğu və idarəetmə orqanı (şəhər, əyalət, hökumət və s.) Qarşısında şirkətin sərfəli xərclərini nümayiş etdirir. Bu hesabata giriş, hesabatın məzmunu və nəticə daxildir. Giriş ümumiyyətlə hesabatdakı əsas məzmunun ümumi icmalını ehtiva edir. Məzmun bölməsi məlumatları, hadisələri və s. İcra qurumları bilməlidir. Nəticələr ümumiləşdirmək üçün istifadə olunur.- Məsələn, Nestle, idarə heyətinə illər ərzində ev sahibi ölkə siyasətinə və qanun qaydalarına riayət etdiklərini göstərməlidir. Nəticədə, illik uyğunluq hesabatlarını il ərzində fəaliyyətləri barədə şəffaf olmaq üçün istifadə etdilər.
Təklif olunan fikir və ya layihənin məqsədəuyğunluğunun təqdimatı. Bir fikrin praktik olub olmadığını müəyyənləşdirmək üçün istifadə olunan tədqiqat hesabatlarına deyilir mümkün hesabat. Bu hesabat iki hissədən ibarət olmalıdır: xülasə və hesabatın məzmunu. Məzmun faydaları, mümkün problemləri, xərcləri və s. Göstərir. təklif olunan fikir. Bir şirkət aşağıdakılara oxşar sualları araşdırmaq üçün bir texniki-iqtisadi hesabatdan istifadə edə bilər:- Bu layihə büdcə çərçivəsində tamamlana bilərmi?
- Bu layihə sərfəli olacaqmı?
- Bu layihə ayrılan vaxt çərçivəsində tamamlana bilərmi?
İstintaq tədqiqatlarının nəticələrinin təqdimatı.İstintaq araşdırması hesabatı problem və ya problem barədə araşdırma təqdim etmək. Ümumiyyətlə müəyyən bir mövzuya dərindən baxılır və bölmələri əhatə etməlidir: xülasə, giriş, tədqiqat metodologiyası, əldə edilmiş nəticələr, nəticələr və tövsiyələr. Müvafiq tədqiqatlar da bu hesabata daxil edilməlidir.- Məsələn, bir şirkət işçilərin lobbisində siqaret çəkməyin qadağan edilib edilməməsinə dair şirkət daxilində araşdırma apara bilər. Operator araşdırma araşdırma hesabatı hazırlayacaq.
Davamlı izləmə yolu ilə şirkətinizə siyasətini, məhsulunu və ya iş müddətini yaxşılaşdırmağa kömək edin. Həftələr, aylar, rüblər və s. Kimi sabit fasilələrlə formulasiya edilmişdir. Dövri hesabatlar performans, mənfəət və zərər və ya digər meyarlar müəyyən bir müddət ərzində ətraflı nəzərdən keçirilə bilər.- Məsələn, hər ay bir əczaçılıq satış nümayəndəsi, satış zənglərinin sayını ümumiləşdirən bir cədvəl yaradır.
Xüsusi bir vəziyyət barədə məlumat verin. Sabit müddətlərdən fərqli olaraq, xüsusi vəziyyətlərə ehtiyac var vəziyyəti bildirin. Buradakı vəziyyət bir seminardan əldə edilən məlumatlar qədər sadə və ya təbii fəlakətə reaksiya haqqında məlumat vermək qədər mürəkkəb ola bilər. Bu hesabata bölmələr daxildir: giriş, məzmun və nəticələr. Tədbiri təyin etmək və hesabatın məzmununa nələrin daxil olacağını nəzərdən keçirmək üçün girişdən istifadə edin. Nəticə bu vəziyyətdə tələb olunan öhdəliyi və ya hərəkəti bildirmək üçün istifadə olunur.- Məsələn, böyük bir fırtınadan sonra rəhbər orqanın vəziyyət hesabatına ehtiyacı olacaq.
Problemin və ya vəziyyətin həllini təqdim edin.Müqayisə hesabatı Müəyyən bir vəziyyət üçün bir neçə mümkün həll yolu nəzərdən keçirin. Nəticələrə əsasən yazıçı müəyyən bir hərəkət yolu təklif edəcəkdir. Ümumiyyətlə üç hissədən ibarətdir: giriş, məzmun və nəticə. Giriş hesabatın məqsədini əks etdirir. Orta hissə vəziyyəti və ya problemi və mümkün həll yollarını / seçimlərini təsvir edir. Nəticə ən yaxşı həll yolu və ya alternativi ortaya qoyur.
- Avtomobil istehsalçısı ABC'nin Asiyada bir fabrik açmaq istədiyini düşünün. Hesabat şirkətin ehtiyacına əsasən seçimi üç ölkəyə qədər daralda bilər. Bundan sonra üç ölkə arasında ən yaxşı fabrik sahəsi olduğu nəticələnəcəkdir.
2-nin 2-ci hissəsi: İş hesabatı yazmaq
Hesabat məqsədlərinizi və formatınızı müəyyənləşdirin. Hesabat vasitəsilə nəyə nail olmaq istədiyinizi özünüzdən soruşun. İstədiyiniz hədəfə əsasən, yuxarıda sadalanan siyahıdan uyğun hesabat növünü seçin.
- Cavab nə olursa olsun, hədəfinizin qısalığını təmin etməlisiniz. Məqsəd aydın deyilsə, hesabat yalnız oxucuları qarışdıracaq və ehtimal ki, etibarlılığını pozacaqdır.
- Məsələn, şöbəniz üçün daha böyük bir reklam büdcəsi almaq istəyirsinizsə. Daha sonra hesabat cari büdcənizə və daha böyük büdcənizi necə səmərəli istifadə edə biləcəyinizə diqqət yetirməlidir.
Tamaşaçıları müəyyənləşdirin. Oxuculara kənar şəxslər (şirkətinizdə işləməyən insanlar) və ya daxili şəxslər daxil ola bilər. Mövcud biliklərini və hədəf mövzusu ilə tanış olduqlarını düşünün və hesabatda təqdim olunan məlumatları necə istifadə edəcəklərini düşünün.
- Unutmayın ki, auditoriyanız kim olursa olsun, şirkətinizə və ya müştərilərinizə gətirə biləcəyiniz pul miqdarından daha inandırıcı nəticə yoxdur.
- Deyək ki, şöbənizdə bir iş bölüşdürmə proqramı aparmaq və buradakı auditoriyanın baş insan resursları müdiri, icraçı direktor və ümumi menecer olduğunu müəyyənləşdirmək istəyirsiniz. Bu proqrama olan maraq səviyyələrini nəzərə alın. Cavab hesabatın tonunu formalaşdıracaq. Şirkət heç vaxt belə bir proqramı nəzərdən keçirməyibsə, bu hesabat həm strateji, həm də məlumatverici olacaqdır. Əks halda hesabat daha az məlumatlı və daha inandırıcı olmalıdır.
Nə öyrənəcəyinizi müəyyənləşdirin. Ən çətin məqam yazıda deyil, nəticə çıxarmaq və onu dəstəkləmək üçün lazımi məlumatları toplamaqdır. Məlumat toplama və bazar təhlili daxil olmaqla bir çox bacarıq tələb olunur. Verilən mövzu ilə bağlı məlumatlı qərar vermək üçün siz və sonra rəhbərlik nələri bilməlisiniz?
Hesabat üçün doğru məlumatları əldə edin. Verilərinizin yaxşı araşdırılması vacibdir. Əks təqdirdə, hesabat etibarlı olmaya bilər. Məlumat toplanması özü yazdığınız hesabat növündən asılıdır. Seçilmiş məlumat parametrlərinin qısa və hesabatın nöqtəsi ilə uyğun olduğundan əmin olun.
- Məlumat içəridə məlumat ola bilər - yəni onu tez bir zamanda toplaya bilərsiniz. Məsələn, satış şöbəsindən satış rəqəmlərini yalnız bir zənglə əldə edə bilərsiniz. Başqa sözlə, məlumatları əldə edib tez bir zamanda hesabata daxil edə bilərsiniz.
- Xarici məlumatlar daxili olaraq da saxlanıla bilər. Müəyyən şöbələr müştəri analitik məlumatlarını toplayıbsa, xahiş edirəm onlardan soruşun. Bu araşdırmanı özünüz etməyinizə ehtiyac yoxdur. Fərqli iş növləri ilə uyğun gəlməməsinə baxmayaraq, çox vaxt iş müxbirinin birbaşa araşdırma aparmaq lazım deyil.
- Deyək ki, bir izahat / təklif hesabatı yazırsınız. Daha sonra təkliflərinizdən gələn bütün üstünlükləri araşdırmalı və bu işləri hesabatınıza daxil etməlisiniz.
Hesabatlarınızı təşkil edin və yazın. Bir düzeni necə seçmək və hesabat yazmaq hədəflərinizdən asılıdır. Məsələn, uyğunluq hesabatının tərtibatı texniki-iqtisadi hesabatın tərtibindən fərqlənəcəkdir. Hesabatın necə təşkil olunmalı olduğuna dair bir fikrə sahib olduqdan sonra məzmundan başlaya bilərsiniz.
- Əlaqədar məlumatları ayrı hissələrə ayırın. Ticarət hesabatları bir çox məlumat və məlumatla qarışdırıla bilməz. Veriləri ayrı-ayrı hissələrə ayırmaq uğurlu bir iş hesabatının açarıdır. Məsələn, satış məlumatlarını müştəri təhlili verilərindən ayırmaq və onlar üçün ayrıca başlıqlar təyin etmək olar.
- Hesabatı tez bir zamanda müstəqil bir araşdırma kimi ortaya çıxa bilən, eyni zamanda hesabatın əsas məqsədini dəstəkləyən müvafiq başlıqlar ilə düzəldin.
- Bəzi bölmələr təhlildən və ya başqalarının girişindən asılı ola bildiyindən, təhlilin nəticələrini gözləyərkən hər hissədə ayrıca işləmək mümkündür.
Xüsusi təkliflərlə nəticə çıxarın. Edilən nəticə aydın olmalıdır və hesabatda göstərilən məlumatların diqqətlə araşdırılmasının ağlabatan bir nəticəsi olmalıdır. Uyğun olarsa, bu nəticələrə əsaslanaraq ən yaxşı hərəkət istiqamətini açıq şəkildə təklif edin.
- Hər hədəf spesifik və ölçülə bilən hərəkətləri ehtiva etməlidir. İş planında, cədvəldə və ya yeni planı tamamlamaq üçün lazım olan xərcləri dəyişdirin. Hər iddia birbaşa yeni yanaşmaları təqdim etməlidir - hesabatda göstərilən məqsədə / həllə çatmağa kömək edəcək.
Layihənin xülasəsini yazın. Layihə xülasəsi hesabatınızın ilk səhifəsi olmalıdır, eyni zamanda yazdığınız son şey olmalıdır. Bu xülasə tədqiqat nəticələrini və nəticələrini, həmçinin oxucunun tam hesabatı oxumağa davam etməyi seçəcəyi təqdirdə təqdim ediləcəklərin qısa bir icmalını təqdim edir. Bir film treylerinə və ya bir elmi məqalənin abstraktına bənzəyir.
- İcra Xülasəsi yuxarıda adlanır, çünki sıx bir idarə heyətinin üzvünün oxuduğu demək olar ki, yeganə şeydir. Rəhbəriniz üçün vacib olan hər şeyi burada maksimum 200-300 söz təqdim edin. Qalan, daha çox bilmək istəsələr daha yaxından araşdırıla bilər.
Lazım gələrsə istifadə ediləcək məlumatlar üçün infoqrafik istifadə edin. Bəzi hallarda, bir qrafik və ya qrafik vasitəsilə kəmiyyət məlumatlarını təqdim etmək faydalı ola bilər. Təqdimatınızda rənglərdən istifadə edin, çünki daha çox diqqəti cəlb edəcək və məlumatları ayırmağa kömək edəcəkdir. Mümkün olduqda, oxunuşunu asanlaşdırmaq üçün güllə nöqtələrindən istifadə edin, rəqəmlərdən istifadə edin və ya məlumatları çərçivəyə salın. Beləliklə, məlumatları hesabatın qalan hissəsindən ayıracaq və bunun nə demək olduğunu göstərəcəksiniz.
- Ümumiyyətlə, vizual effektlər böyük bir amildir, mətn və rəqəmlərin özləri nisbətən sərt ola biləcəyi üçün iş hesabatlarını daha maraqlı edir. Ancaq çox uzağa getməyin, yalnız uyğun və lazım olduqda istifadə edin.
- Mətnlə dolu və cədvəl və rəqəmlər olmayan bir səhifə yorucu ola bilər. Xahiş edirəm məzmunu orada çərçivəyə salın. Məlumat qutusu təqdimatınızı da effektiv şəkildə xülasə edə bilər.
Lazım olduqda mənbələrə istinad edin. Aparılan tədqiqat növündən asılı olaraq məlumat mənbəyinizi izah etməyiniz lazım ola bilər. Sənəd səhifəsinin və ya iş hesabatındakı istinad mənbəyinin məqsədi bir məlumat mənbəyi təmin etməkdir ki, başqaları daha çox məlumat əldə edə və ya istəsələr məlumat tapa bilsinlər.
- Sektorunuzdan asılı olaraq istinadları bildirmək üçün doğru formatı istifadə edin.
Yenidən iki dəfə oxuyun. Orfoqrafiya və ya qrammatik səhvlər oxucuların hesabat üçün kifayət qədər səy göstərmədiyinizi hiss etməsinə və tədqiqat nəticələrinin etibarlılığını şübhə altına almasına səbəb ola bilər. Əlavə olaraq məlumatları dəqiq, qısa şəkildə təqdim etdiyinizə əmin olun.
- Məsələn, gözəl sözləri həddən artıq etməyin və ya çox uzun cümlələrdən istifadə etməyin.
- Argo istifadə etməkdən çəkinin.
- Həm hesabat, həm də oxucu müəyyən bir sahə ilə yaxından əlaqəlidirsə, texniki jargon və ya terminologiyadan istifadə edə bilərsiniz. Ancaq diqqətli olun, onları aşmayın.
- Ümumiyyətlə, iş hesabatları passiv formada yazılır və daha passivin daha yaxşı olduğu az hallarda biridir.
- Yazdığınız andan etibarən özünüzü tanış hiss edərək işinizi yenidən oxuduqda səhvləri tez-tez əldən verə bilərsiniz. Otağında müvəffəqiyyət haqqında məlumat vermək istəyən başqasının olmasını düşünün. Alınan rəylərə açıq olun. Səhv yuxarılar əvəzinə iş yoldaşları tərəfindən göstərildiyi zaman daha yaxşıdır. Hər şərhi nəzərdən keçirin və hesabatı yenidən yazın.
Məzmun cədvəli yaradın. İş hesabatlarını mümkün qədər formal olaraq formatlaşdırın, asan təqib və sürətli oxumaq üçün bir məzmun cədvəli yaradın. İdarəetmənin xülasəsi və nəticəsi olmaqla, bütün vacib bölmələri daxil edin.
İş hesabatınızın üz qabığını hazırlayın. Yaxşı, hərtərəfli bir araşdırma hesabatını doldurmağın ən yaxşı yolu onu lazımi şəkildə əhatə etməkdir. Bağlayıcı, manşet və ya yaxşı kağızdan istifadə edə bilərsiniz. Buradakı əsas nəticə budur ki, iş hesabatı göz oxşayan, gözləri asan, oxucuların marağına səbəb olacaq qədər olmalıdır.
- Bu, hesabata daxil edilmiş bütün cədvəl və qrafiklərə də aiddir.
