MəZmun

• Addımlamaq
• Metod 3-dən 1: Düzgün formatı seçmək
• Metod 3-dən 2: Mesajınızı yazın
• Metod 3-dən 3: Göndərmək üçün elektron poçtunuzu hazırlayın

Bir çox insan rəsmi bir e-poçt yazmaqdan çəkinir. Şəxsi və qeyri-rəsmi mesajlar göndərmək üçün ümumiyyətlə e-poçtdan istifadə edirsiniz. Bir müəllimə, işəgötürənə, müştəriyə, dövlət qurumuna və ya digər rəsmi bir yerə elektron poçt göndərməyiniz lazımdırsa, izləyə biləcəyiniz bəzi sadə təlimatlar var. Mesajınızı aydın və qısa tutun və üslub, ton və formatın ümumi qəbul edilmiş standartlarına əməl edin. E-poçtunuzu göndərmədən əvvəl oxumağı və yoxlamağı unutmayın.

Addımlamaq

Metod 3-dən 1: Düzgün formatı seçmək

1. Neytral bir e-poçt ünvanı istifadə edin. İstifadəçi adı, ləqəb və ya ləqəb deyil, həqiqi adınızın dəyişməsi olan bir e-poçt ünvanı istifadə etmək yaxşıdır. Əlavə rəqəm və hərf olmadan adınızdan çox olmayan bir e-poçt ünvanı yaratmaq üçün nöqtələr və / və ya tire və ya tire istifadə edə bilərsiniz.
   • Məsələn, [email protected] kimi bir e-poçt ünvanı o qədər də peşəkar görünmür. Digər tərəfdən [email protected] ünvanı daha ciddi təsir bağışlayır.
2. Professional bir yazı tipinə sadiq qalın. Əksər e-poçt xidmət təminatçıları çox sayda fərqli şrift və tərtib üslubu arasından seçim etməyə imkan vermir. Hər iki halda da Times New Roman və ya Arial kimi bir şriftlə rəsmi bir e-poçtda ənənəvi bir üsluba sadiq qalmaq yaxşıdır. Comic Sans və ya Old English kimi dekorativ şriftlərdən istifadə etməyin. Həm də aşağıdakıları unutmayın:
   • E-poçtunuzu şrift ölçüsü 12 kimi oxunaqlı bir şrift ölçüsündə yazın.
   • E-poçtunuzun məzmunu və məqsədi ilə əlaqəli istifadə edilmədikdə, italik, vurğulanmış və ya çox rəngli şriftlər kimi xüsusi üslublardan çəkinin.
   • Mətnin hamısını böyük hərflərlə yazmayın. Hər şeyi böyük hərflərlə yazırsınızsa, deyəsən alıcıya qışqırırsınız.
3. Qısa və dəqiq bir mövzu seçin. Mövzunuzda, bir neçə kəlmədən çox olmayan bir şəkildə e-poçtun tam olaraq nə olduğunu təsvir edən açar sözlərdən istifadə edin. Beləliklə, e-poçtun mövzusu, çox qeyri-müəyyən bir mövzusu və ya e-poçtun vacib olmadığı təəssüratını yaradan bir mövzusu olmadığı üçün oxucunuzun mesajınızı görməməsini qarşısını almağa kömək edirsiniz.
   • "Sual", "Məndən gələn mesaj" və ya "Mühüm bir mövzu ilə bağlı e-poçt" kimi mövzular çox qeyri-müəyyən və ya lazımsızdır və bu səbəbdən tamamilə faydasızdır.
   • Digər tərəfdən, "12 Mart cədvəli, qonaqlar siyahısı, nahar seçimləri və iclaslara baxış" kimi bir mövzu işləmək üçün çox uzundur. Üstəlik, bu başlıq bir neçə mövzunu əhatə edir.
   • "12 Mart Eskalatorun Zərərlə Görüşməsi" kimi bir başlıq qısa və dəqiqdir. Alıcını tək bir əsas mövzuya və müvafiq tarixə yönəldir.

Metod 3-dən 2: Mesajınızı yazın

1. Uyğun bir salam seçin. Həmişə uyğun bir salam ilə rəsmi bir elektron poçta başlayın. Ən yaxşısı adresini adıyla çağırmaqdır (əgər bilirsinizsə). Prinsipcə, rəsmi bir elektron poçtun salamı həmişə "Hörmətli ..." ilə başlayır, sonra başlıq (bəy / xanım), şəxsin soyadı və vergül verilir. E-poçtun ünvanlandığı şəxsi onsuz da tanıyırsınızsa, salamlaşmağa ilk adını "Əzizim ..." ilə başlaya bilərsiniz.
   • E-poçtunuzun ünvanlandığı şəxsin adını bilmirsinizsə, "Hörmətli cənab / xanım", "Hörmətli sədr / hörmətli idarə heyəti" və ya lazım olduqda "kimə aiddir" kimi bir salam istifadə edin.
   • E-poçtunuza "Salam", "Salam", "Əlvida" və ya digər təsadüfi təbriklərlə başlamayın.
2. Lazım gələrsə birinci bənddə özünüzü təqdim edin. Mesajınız, hazırda yeni bir müştəri kimi mövcud münasibətiniz olmayan birinə, müraciət etmək istədiyiniz şirkətin İşə Qəbul və Seçmə şöbəsinin müdirinə və ya bələdiyyə səlahiyyətlisinə ünvanlanırsa, əvvəlcə deyin kimsiniz və mesajınızın səbəbi nədir. Bunu e-poçtunuzun əvvəlində bir-iki cümlə ilə edin.
   • Məsələn, potensial bir işəgötürənə bir e-poçt göndərmək istəyirsinizsə, "Adım Erik van Raam. Bu elektron poçtun səbəbi, CarrièreXYZ.nl saytında qeyd olunan inzibati köməkçi vəzifəsinə müraciət etmək istədiyimdir. "
3. Ən vacib məlumatlardan başlayın. Özünüzü təqdim etdikdən və mesajınızın səbəbini ümumiləşdirdikdən sonra e-poçtunuzun əsas hissəsinə keçə bilərsiniz. Ən vacib məlumatları demək olar ki, yuxarı hissəyə qoyun. Bu yolla alıcının qiymətli vaxtına hörmət göstərəcəksiniz və e-poçtunuzun məqsədini tez bir zamanda aydınlaşdıracaqsınız.
   • Məsələn, bir dövlət qurumunda bir məmura məktub yazırsınızsa, ilk deyə biləcəyiniz şey "Adım Aletta van Raam. E-poçt adresinizi Dövlət Prokurorluğu Xidmətinin saytında tapdım. 31 dekabr 2009-cu il tarixində yol pozuntusu ilə əlaqədar aldığım çağırış vərəqəsini dindirmək üçün sizə yazıram. "
4. Bunun birbaşa necə olduğunu söyləyin. Rəsmi bir e-poçtda, nəzakətli qaldığınız müddətdə birbaşa olmaq qətiliklə problem deyil. Kolun ətrafında gəzərək, yalnız oxucunuzun diqqətinin azalmasına nail olursunuz, bunun üçün tam olaraq nə istədiyinizi və ya ehtiyacınıza ehtiyac olduğunu müəyyənləşdirə bilərsiniz.
   • Məsələn, bir müəllimə e-poçt göndərirsinizsə, "Mən Diana Franssen." Kimi lazımsız doldurulmalarla yer boşuna xərcləməyin. Məni tanıyırsan? Kimya 221 hazırda ən çox sevdiyim mövzudur. Mühazirələrin tərtibatını bəyənirəm. Hər zaman hər şeyi mükəmməl təqib edə bilərəm və imtahanda nəyin gözlədiyini dəqiq bilirəm. İmtahanlardan danışarkən növbəti imtahan həftəsi ilə maraqlanmaq istədim. "
   • Bunun əvəzinə belə bir şey yazmaq daha dəqiqdir: "Mənim adım Diana Franssen və sizinlə Kimya 221-də iştirak edirəm. Sizə qarşıdakı imtahan vaxtlarında baş verə biləcək bir qarşıdurma ilə əlaqədar bir sual yazıram."
5. Qısa saxlayın. Bir elektron poçtun təyin olunmuş uzunluğu üçün standart bir qayda yoxdur. Buna baxmayaraq, bir e-poçt üçün bir ekranın (noutbukun və ya kompüterin) səthinin maksimum uzunluğunu saxlamaq yaxşıdır.
   • E-poçtunuz nisbətən uzundursa, onu bir neçə qısa abzasa bölün. Hər abzasın əvvəlində girinti yerinə iki abzas arasına boş bir sətir daxil edin.
6. Dilinizi formal olaraq saxlayın. Rəsmi bir elektron poçtu peşəkar bir kontekstdə yazırsınız, buna görə təbii olaraq yaxşı bir təəssürat yaratmaq istəyirsiniz. Tam cümlələrdən və nəzakətli ifadələrdən istifadə edin. Kimi şeylərdən çəkinin:
   • Jarqon
   • Gərəksiz qısaltmalar və ya sancılar
   • Smayliklər və smayllar
   • Səliqəsiz dil
   • Zarafatlar
7. E-poçtunuzu düzgün bir şəkildə bağlayın. Salamlaşmaya aid olan şey bağlanışa da aiddir. Rəsmi bir e-poçtu bir sıra məqbul yollarla bağlaya bilərsiniz. Həmişə tam adınızı və vəzifənizi qapanmanın altına daxil edin. E-poçtunuzun məzmununa görə aşağıdakı bağlamalardan birini və ya bir neçəsini istifadə edə bilərsiniz:
   • "Cavabını gözləyirəm, qalıram"
   • 'Hörmətlə,'
   • 'Hörmətlə'
   • 'Əvvəlcədən çox təşəkkür edirəm'
   • 'Səmimi təşəkkürlər'

Metod 3-dən 3: Göndərmək üçün elektron poçtunuzu hazırlayın

1. Əlavə etmək istədiyiniz əlavə əlavə edin. E-poçtunuza müəyyən əlavələr əlavə etməyiniz lazımdırsa, alıcınıza e-poçt ilə qoşmalar olduğunu bildirmək üçün onları e-poçtunuzun hissəsində qeyd edin. Qoşmaların sayını və ölçüsünü kiçik tutmaq üçün gözəl olun və ənənəvi və geniş uyğun fayl növlərinə üstünlük verin.
   • Məsələn, belə bir şərh əlavə edin: "Əlavə edilmiş sənədlərimin və portfelimin bir nüsxəsini sizə PDF formatında göndərəcəyəm."
2. Yazım və qrammatika səhvləri üçün e-poçtunuzu diqqətlə yoxlayın. E-poçt xidmət təminatçınızın və ya söz işləmə proqramının yazım yoxlayıcısına kor-koranə etibar etməyin. E-poçtunuzu ucadan oxumaq və ya başqasından sizin üçün yoxlamasını istəmək səhv yazma, səhv yazma və ya anlaşılmaz cümlələri seçmək üçün əla yoldur.
3. Elektron poçtunuzda məxfi məlumat olmadığından əmin olun. Hər zaman elektron poçtun 100% təhlükəsiz rabitə sistemi olmadığını unutmayın. E-poçt serverlərinin sındırıldığını və ya alıcının qəsdən və ya istəmədiyini, ictimaiyyətə açıqlamaq istəmədiyiniz məlumatları paylaşa biləcəyini unutmayın.
   • Parolları, hesab nömrələrini və ya digər məxfi məlumatları bir e-poçt daxil etməkdən çəkinin.