MəZmun

• Addımlar
• Xəbərdarlıq

Müştəri xidmətləri şöbəsinə e-poçt göndərməyə ehtiyac olduqda, bəzi insanlar çətin olur. Keçmişdə həmişə kağıza məktub yazarkən e-poçtla necə məktub yazmalısınız? Müştəri xidməti tələbləri üçün hansı konvensiyalar və ya protokollar var? Hər bir peşə, bölgə və mədəniyyətin fərqli qaydaları olmasına baxmayaraq, müştəri xidmətlərinə məktub göndərərkən hədəfinizə çatmağınız üçün ümumi qaydalar mövcuddur.

Addımlar

3-cü hissə: Veb sayt araşdırması

1. 

   Cavab axtarırsınız. Bir şirkətin müştəri xidmətləri şöbəsinə bir e-poçt yazmazdan əvvəl şirkət veb saytında sualınıza cavab olmadığından əmin olmalısınız. Bir çox şirkət Suallar və Dəstək səhifələrindəki ümumi sualları cavablandırdı.
   • Səhifənin altına doğru gedərək və "Əlaqə", "Yardım" və ya "Müştəri Xidmətləri" linklərini tıklayaraq şirkətin veb saytındakı bu dəstək bölmələrinə asanlıqla daxil ola bilərsiniz.

2. 

   
   
   Müştəri Xidmətləri səhifəsini tapın. Veb səhifənin altındakı Müştəri Xidmətləri bağlantısını tapa bilmirsinizsə, axtarış qutusundan istifadə edə bilərsiniz. Məlumat giriş üçün bir mətn sahəsi və ya ana səhifənin sağ üst küncündə bir böyüdücü şüşə simvolu ola bilər. "Müştəri xidməti" və ya "əlaqə" kimi axtarış sözlərini yazın və Enter düyməsini vurun.
   • Ümumiyyətlə, "Bizimlə əlaqə" səhifəsində şirkətlər müştərilərin şərh və ya şikayət etmələri üçün bir e-poçt məlumat forması təqdim edəcəklər.
     • Bir nüsxə aldığınızdan əmin olmaq üçün bu səhifəyə baxın; əks halda, mesaj göndərmək üçün şəxsi e-poçt hesabınızı istifadə edəcəyiniz bir e-poçt ünvanı tapın ki, bu da mesajları arxivləşdirməyə kömək edir.

3. 

   
   
   Axtarış çubuğundan istifadə edin. Sual verdiyiniz mövzunu müştəri xidməti e-poçt ünvanlarını tapmaq üçün istifadə etdiyiniz eyni axtarış çubuğunda tapın. Bu şəkildə mövzuları və ya sualları axtarmaq elektron poçt göndərmədən cavab almağa kömək edəcəkdir.
   • Diqqətli axtarış, həqiqətən e-poçt göndərməyiniz lazım olduqda təqdir almağa kömək edir. Problemlə əlaqədar bir e-poçt yazmaq artıq veb saytındadırsa, müştəri xidməti komandası, çətin və passiv bir qonaq olduğunuzu və bu səbəbdən potensial bir müştəri olduğunuzu düşünəcəkdir.
   • Tez-tez verilən suallara baxın. Bir çox halda, artıq cavablandırılmış sualınız FAQ bölməsindədir. Bir çox veb sayt müştəri xidmətinə göndərilən e-poçt sayını minimuma endirmək üçün bu bölməni dəstəkləyir.

4. 

   
   
   Şirkət siyasət araşdırması. Axtarış çubuğunda və ya suallarınızda probleminizin cavabını tapa bilmirsinizsə, daha çox məlumatı "Haqqımızda" bölməsində və ya Qaytarma Siyasəti səhifəsində tapa bilərsiniz. Farenizi veb səhifənin altına gətirin və əlaqələri tapın. Sualınıza cavab daxil olan hər hansı bir link tapın: Haqqımızda, İçindəkilər, Kredit Kartları, Mövcud Məhsullar, Qaytarma Siyasəti, Məxfilik Siyasəti, İstifadə şərtləri və s.
   • Cavab bu linklərdə tapılmasa da, məlumatları oxumaq, şirkət vasitəsilə əlavə biliklərinizi istifadə edərək e-poçt vasitəsilə istədiyiniz dəstəyi əldə etməyinizə kömək edəcəkdir.
   reklam

3-cü hissə 2: E-poçt yazmaq

1. 

   Bunu şikayət və ya iltifat e-poçtu olaraq təyin edin. Müştəri xidmətinə göndərilən bütün e-poçtlar şikayət və ya sual deyil. Bəlkə onlara göstərdikləri dəstək üçün təşəkkür etmək istəyirsən. Əksər şirkətlər bu müsbət e-poçtları və sual verən e-poçtları məmnuniyyətlə qəbul edirlər.
   • Əslində, bəzən şikayətlər elektron poçtdan daha sürətli və birbaşa olur. E-poçt yalnız bir təşəkkür göndərdiyiniz zaman və ya dərhal cavab vermədən bir sual verdiyiniz zaman uyğundur, ancaq problemi dərhal həll etmək istəyirsinizsə, ən yaxşısı zəng etməkdir.

2. 

   Başlığınızı aydın şəkildə yazın. Mənalı bir başlıq yazın və nöqtəyə gəlin. Bu, müştəri xidməti işçilərinin əvvəlcə gələnlər qutunuzda e-poçtunuzu görməsinə kömək edəcək və beləliklə daha sürətli cavab verəcəkdir. Qısa başlıqlar yazın, e-poçt xülasələrini daxil edin və qalib gələn cavab isteyin.
   • Nümunə: "Ömür boyu zəmanəti olan Chacosumu it dişlədi - dəyişdirməliyik"

3. 

   Bir salamlama ilə başlayın. Aydın bir başlıq yazdıqdan sonra növbəti addım müştəri xidmətləri işçilərini salamlamaqdır. Tələsmədən məsələni qaldırmayın. Şəxsən zəng edərkən və ya görüşəndə ​​salamlarını qaçırmayacaqsan? Sadəcə "Hörmətli Müştəri Xidməti" yaza bilərsiniz.
   • Salam deyəcək bir ad tapın. Bəzi kiçik və orta şirkətlər müştəri xidməti agentlərinin adlarını sadalayır və bir işçinin adını yazmaq onları sizin kimi sevimli və xeyirxah birisini dəstəkləməkdən məmnun edəcəkdir.
   • Salamlamanı bir vergül və ya iki nöqtə ilə başa vurmaq olar. Məsələn, Müştəri Xidmətlərinə Göndərin və ya Müştəri Xidmətlərinə Göndərin:

4. 

   Standart yazımdan istifadə edin. Standartlara uyğun yazaraq alıcılara hörmət göstərin. Bütün böyük hərflərdən, dağınıq böyük və kiçik birləşmələrdən və ya yazıya bənzəyəcək şəkildə hazırlanmış şriftlərdən istifadə etməyin. Yalnız standart durğu işarələri, yazım və böyük hərflərlə yazmalısınız. Bu, elektron poçtunuzun qiymətləndirilməsinə kömək edəcəkdir.

5. 

   Nəzakətli bir ton qoruyun. Şikayət e-poçtu yazsanız da, qəzəbinizi ifadə etsəniz də nəzakətli olun. Dəyərli qonaq olacaqsınız və bunun müqabilində daha nəzakətli müalicə alacaqsınız.

6. 

   Özünüzü təqdim edin. Salamlaşdıqdan sonra özünüzü təqdim etməlisiniz. Adınızı təqdim edin və ilk dəfə müştəri olduğunuzu və ya bir neçə dəfə satın aldığınızı göstərin. Hər iki halda da işçilər sizi məmnun etmək istəyəcəklər. Lazım gələrsə coğrafi yerinizi qeyd edin (açıq məhsul və ya xidmətlər üçün).

7. 

   Konkret olun. E-poçtda xüsusi sözlərdən istifadə edin. "Mənim məhsullarım" kimi ümumi terminlərdən istifadə etməkdən çəkinin; Bunun əvəzinə məhsul və ya xidmət barədə ətraflı məlumat verməli və e-poçtu niyə yazmalısınız. İşçilərin problemi dəqiq müəyyənləşdirmələri üçün məhsul / xidmətlə əlaqəli hər hansı bir hadisəni təsvir edin. Bu zəruri məlumatları ilk e-poçta daxil etmək, uzun e-poçtlar əlavə etməməyə kömək edəcəkdir.
   • Mümkünsə məhsul keçidindən istifadə edin ki, işçi təsvir etdiyiniz şeylərə əsasən dərhal müraciət edə bilsin.
   • Sifariş nömrəsini e-poçtda yazın, çünki əksər işçilər bu məlumatları tələb edəcəklər. Bu nömrə sifarişləri izləmək və sistemdə saxlamaq üçün istifadə olunur.

8. 

   Aydın suallar verin. E-poçtdakı problemə birbaşa gedin. Ətrafda zəng vurma. İşçilərinizlə salamlaşdıqdan və özünüzü təqdim etdikdən sonra konkret ifadələrdən istifadə edərək nələrin baş verdiyini göstərən yeni bir abzas yazmağa başlayın.
   • İstədiyiniz təqdirdə birbaşa təşviq tələb edin. Bununla birlikdə, endirim istəməkdən utana bilərsiniz, bunu e-poçtda bir kənara qoyun. Qüsurlu məhsulların müqabilində bir şey almaq istəyirsinizsə, birbaşa soruşun.

9. 

   Qısa abzaslar yazın. Qısa keçidlər yazın. Asan oxunması üçün bir abzasa 1, 2 və ya 3-ə qədər cümlə yazın. Bu həm də işçilərə e-poçtları necə sürətlə prioritet verəcəyini görməyə kömək edir. E-poçtda çox söz varsa, oxumaq və istədiklərinizi anlamaq üçün vaxtları olmadığı üçün tez-tez aşağı prioritet verəcəklər.

10. 

    Sadə bir imza ilə bitirin. Tələbi və ya iltifatı ümumiləşdirmək üçün bir nəticə ilə e-poçtu bitirin və nəhayət sağollaşın. "Hörmətlə" sonu işləyəcək, ancaq vida atlayaraq yalnız e-poçt imzanızı əlavə edə bilərsiniz. "Cavabınızı səbirsizliklə gözləyirəm" deyərək təcililiyi də göstərə bilərsiniz.
    • E-poçt imzası adınızı, peşənizi və əlaqə məlumatınızı ehtiva edir. E-poçt parametrlərini e-poçt imzasını formatlaya və yeni e-poçtlar yazarkən avtomatik olaraq görünəcək şəkildə qura bilərsiniz.

11. 

    Faylları əlavə etməyin. İlk dəfə birinə bir e-poçtda bir şey əlavə etməməlisən. Bir çox veb saytında faylları olan e-poçtları hədəf alan, e-poçtların oxunmadan əvvəl Spam qutusuna göndərilməsinə səbəb olan spam filtrləri var.
    • Əlbəttə ki, bir iş müraciətinə e-poçt göndərirsinizsə və CV-nizi Word formatında əlavə etməyiniz istənirsə, faylı əlavə etməlisiniz.
    • İstifadəçi adınızı, şifrənizi və ya kredit hesabınızı / göndərmə məlumatınızı verməyin.

12. 

    Göndərmədən əvvəl diqqətlə oxuyun. E-poçt yazdıqdan sonra Göndər düyməsini vurmağa tələsməyin. Seçmə sözlərinizə müdaxilə edən yalnış səhvlər olmadığından əmin olaraq e-məktubu diqqətlə oxumalısınız. Telefonda bir e-poçt yazmaqdan asılı olmayaraq, avtomatik olaraq "iPhone'umdan göndərilən" qrammatik səhvlər və punktuasiya üçün bəhanə ola bilməz, beləliklə peşəkarlığınızı azaldır.

13. 

    Soruşun. Bir neçə gündən sonra cavab e-poçtu almamısınızsa, e-poçtunuz spam süzgəci ilə bloklanmış və ya alt e-poçt səhifəsinə göndərilmiş ola bilər. Əvvəlki e-poçtunuza bir xatırlatma göndərin və ilk e-poçtunuzu aldıqlarını soruşun. reklam

3-ün 3-cü hissəsi: Həmişə nəzakətli olun

1. 

   Düzgün qrammatika və yazımı yazın. Bunu dərk edə bilməzsiniz, amma nəzakətli tonu qorumağın bir hissəsi düzgün qrammatika və yazımdan istifadə etməkdir. Mesajınızı tutarlı bir şəkildə çatdırmağa diqqət yetirin, alıcıya hörmət etdiyinizi və nəzakətli bir insan olduğunuzu göstərir.

2. 

   Kvalifikasiyaları və bilikləri göstərin. Təkəbbür göstərməyin, ancaq sözlərin düzgün istifadəsi ilə bacarıqlarınızı göstərin. Bundan əlavə, şirkətin veb saytını araşdırdınız və siyasətləri haqqında bir az məlumatınız varsa, oxuduğunuzu, probleminizə cavab tapa bilmədiyinizi söyləyin.

3. 

   Zarafat zarafatlarından çəkinin. Hazırcavab şərhlərin və zarafatların yerində istifadə edilməsi lazımdır, buna görə ən azından ilk dəfə göndərildikdə ciddi bir e-poçtda görünməməlidirlər. Hazırcavab dil uyğunsuz sayılır və işdə onlardan çəkinmək lazımdır.
   • Bir neçə e-poçt vasitəsilə bir işçi ilə münasibət qurduqdan sonra zarafat qəbul ediləcək və daha asan başa düşüləcəkdir.

4. 

   Hücum olmadan özünüzü ifadə edin. Pis məhsul və ya xidmətə görə hirslənməyiniz, bir e-poçtda duyğularınızı ifadə etmək istənilən nəticəni verməyəcəkdir. Problemi hörmət və nəzakətlə təqdim etmək əsəbi və ya aqressiv bir e-poçtdan daha təsirli olur.
   • Unutmayın ki, duyğularınızı sözlərlə düzgün ifadə edə bilməyəcəksiniz. Dərhal həllini tələb edən bir problemdən üzülsəniz, telefon danışıqları daha təsirli olacaqdır.

5. 

   Sadiqliyinizi və minnətdarlığınızı qeyd edin. Nəticədə şirkətə olan bağlılığınızdan və illər ərzində göstərdikləri xidmətlərə görə verdiyiniz qiymətdən bəhs etmək, işçilərin e-poçtlarınızı oxumaqda və cavab verməkdə daha rahat hiss edəcəklər. Daha sürətli. reklam

Xəbərdarlıq

• Müştəri xidmətinə göndərilən e-poçtda istifadəçi adınızı, şifrənizi və ya faktura məlumatlarınızı (kredit kartı, debet kartı və ya bank hesabınız) verməyin.