MəZmun

• Addımlamaq
• 2-nin 1-ci hissəsi: İşgüzar məktubun tərtib edilməsi
• 2-nin 2-ci hissəsi: İşgüzar məktubun yazılması
• Göstərişlər

Bir iş qurarkən, yəqin ki, müştərilərinizə məktub yazmalısınız. Onlara yeni hadisələr və ya xüsusi təkliflər barədə danışmağınız lazım ola bilər və ya işinizdən şikayət edən bir müştəriyə cavab verməyiniz lazım ola bilər. Məktubunuzun səbəbi nə olursa olsun, həmişə peşəkar bir ton istifadə edin.

Addımlamaq

2-nin 1-ci hissəsi: İşgüzar məktubun tərtib edilməsi

1. Professional bir blankdan istifadə edin. Bir iş məktubu şirkətinizi təmsil edir. Beləliklə, fərqli görünməli və yüksək keyfiyyətli olmalıdır. Şirkət loqosu və ya markası da üzərində olmalıdır.
   • Microsoft Word-də tərtibatları ilə bir blank hazırlaya bilərsiniz. Anketdə mövcud loqotipinizi və ya markanızı istifadə etdiyinizə əmin olun.
2. Bir söz işləmə proqramı açın. Hər zaman bir kompüterdə bir iş məktubu yaratmalısınız.
   • Yeni bir sənəd yaradın və sənədin kənarlarını 1 düym olaraq təyin edin.
   • Times New Roman, Georgia və ya Ariel kimi bir serif şriftdən istifadə edin. 12-dən böyük olmayan, lakin 10-dan kiçik olmayan bir şrift istifadə etdiyinizə əmin olun. Şrift və ya ölçüsü səhv olduğu üçün məktubu oxumaq çətin olmamalıdır.
   • Tək bir boşluq istifadə etdiyinizə əmin olun.
3. Blok şəklindən istifadə edin. Blok forması iş məktubları üçün ən çox yayılmış formadır. Həm də işləmək ən asandır. Hər başlıq sol haşiyəyə qarşı olmalıdır və hər başlıqdan sonra boşluq olacaq. Yuxarıdan aşağıya doğru iş məktubunuzda aşağıdakı başlıqlar olmalıdır:
   • Cari tarix və ya məktubu göndərdiyiniz tarix. Tarix həm sizin, həm də adresat qeydləri üçün istifadə oluna bilməsi üçün vacibdir. Daha sonra qanuni olaraq da istifadə edilə bilər. Buna görə tarixin düzgün olduğundan əmin olun.
   • Göndərənin ünvanı. Bu standart bir adres formatında biçimlendirilmiş adresinizdir. Ünvanınız artıq antetli kağızdadırsa, bu addımı atlaya bilərsiniz.
   • Ünvan sahibinin ünvanı. Bu məktubu yazdığınız şəxsin adından və ünvanından ibarətdir. Cənab / Xanımdan istifadə etmək isteğe bağlıdır. Məsələn, Nina de Vries-ə yazsanız, Mevrouw hissəsini buraxa bilərsiniz.
   • Preambula. Bu "Hörmətli xanım de Vries" və ya "Hörmətli Nina de Vries" ola bilər. Məktubu kimin oxuyacağından əmin deyilsinizsə, "Hörmətli cənab və ya xanım" dan istifadə edin. "L.S." dən də istifadə edə bilərsiniz, ancaq məktubunuzu kimin oxuduğuna dair heç bir fikriniz olmadığı təqdirdə son çarə olaraq istifadə edə bilərsiniz.
   • Məktubun gövdəsi. Bu yazıda daha sonra bu barədə daha çox düşünəcəyik.
   • Məktubun imzası ilə bağlanması. Bu "Hörmətlə" və ya "Hörmətlə" ola bilər.

2-nin 2-ci hissəsi: İşgüzar məktubun yazılması

1. Hədəf auditoriyanızın kim olduğunu müəyyənləşdirin. Hədəf auditoriyanızdan asılı olmayaraq məktubun tonu hər zaman peşəkar olmalıdır. Ancaq alıcınıza görə dilinizi və ya söz seçiminizi dəyişdirməlisiniz. Başqa bir şirkətin insan resursları şöbəsinə yazırsınızsa, dilinizdə daha rəsmi olmalısınız. Ancaq müəyyən bir müştəriyə yazırsınızsa, bir az daha təsadüfi və ya təsadüfi bir dil istifadə edə bilərsiniz.
   • Hədəf qrupunuzu müəyyənləşdirmək, hədəf qrupunuza qarşı aydın olmağınız deməkdir. Oxucunuzun başa düşmədiyi terminologiyanı istifadə etməkdən çəkinin. Məsələn, bir müştəri, ehtimal ki, şirkətinizin kosmik proqramı üçün istifadə olunan qısaldılmışları bilmir, buna görə məktubdakıları istifadə etməyin.
   • Yaxşı bir iş məktubu yazmağın qızıl qaydası aydın, qısa və nəzakətli olmaqdır.
2. Birinci cümlədə məktubun məqsədini göstərin. Məktubun məqsədini nəzərdən keçirin. Müştərilərinizi yeni yeriniz barədə məlumatlandırmaqdır? Bir müştəriyə ödənməmiş faktura və ya qalıcı qalıq barədə xatırlatmaqdır? Yoxsa müştərinin şikayətinə cavab vermək üçün? Bu hədəfi nəzərə alaraq, oxucunuza məktubun nə ilə əlaqəli olduğunu dərhal bildirəcək ilk cümlə üçün bir layihə yaradın. Məktubunuzun məqsədi barədə qeyri-müəyyən olma. Düz danışın.
   • Bir iş sahibi kimi fikrinizi bildirmək istəyirsinizsə, "Mən" ilə başlayın. Bir şirkət və ya təşkilat adından yazarkən "Biz" istifadə edin.
   • "Bu məktubla sizə məlumat vermək istəyirik" və ya "Bu məktubla sizdən xahiş etmək istəyirik" kimi birbaşa ifadəyə diqqət yetirin. Məktubu bir iş sahibi kimi yazırsınızsa, "mən" ifadəsindən də istifadə edə bilərsiniz. Məsələn: "Mən sizinlə əlaqə qururam" və ya "Bu yaxınlarda eşitmişəm ... və daha çox şey bilmək istərdim ..."
   • Məsələn, (bir iş sahibi olaraq) Nina de Vries-ə keçən aydan bir ödənilməmiş hesabla bağlı bir məktub yazırsınızsa, başlaya bilərsiniz: "Mart 2015-ci il tarixindən etibarən hesabınızda qalan qalıq olduğuna görə sizinlə bu məktub vasitəsilə əlaqə saxlayıram. . "
   • Və ya bir şirkətin işçisi olaraq bir müştərinin şirkətin kosmik proqramı ilə bağlı şikayətinə cavab verdiyiniz təqdirdə məktubu “Marsa apardığımız kosmik proqramla bağlı şikayətinizi almışıq” deyə başlaya bilərsiniz.
   • Bəlkə məktubu bir müştəriyə müsabiqə qazandıqlarını və ya bir təlim kursunda yer qazandıqlarını bildirmək üçün yazırsınız. Belə bir cümlə ilə başlayın: "Sizə məlumat verməkdən məmnunam ..." və ya "Bunu sizə bildirmək istəyirik ..."
   • Pis xəbərlər çatdırmaq məcburiyyətində olsanız, "Bunu sizə bildirdiyimiz üçün üzr istəyirik ..." və ya "Diqqətlə düşündükdən sonra qərar verməmişəm ..." kimi bir cümlə ilə başlayın.
3. Passiv səs əvəzinə aktiv səsi istifadə edin. Ümumi dildə passiv formanı tez-tez istifadə edirik. Ancaq passiv forma yazdıqlarınızı darıxdırıcı və qarışıq edir. Aktiv forma işgüzar məktubda daha təsirli olur, çünki daha iddialı bir ton qoyur.
   • Passiv forma nümunəsi, məsələn: “Sizin üçün hansı xüsusi şikayətləri həll edə bilərəm?” Cümlənin mövzusu, müştəri (“siz”) əvvəlində deyil, cümlənin sonunda yer alır. cümlənin.
   • Aktiv formanın bir nümunəsi, məsələn, "Şikayətlərinizi həll etmək üçün nə edə bilərəm?" Bu cümlənin aktiv formada olan versiyası oxucunun başa düşməsi üçün daha aydın və asandır.
   • Pasif formanı istifadə etmək bir səhv və ya şübhəli məqama fikir vermədən mesajınızı çatdırmaq üçün əla bir yol ola bilər. Ancaq bundan sonra yalnız bundan istifadə edin. Ümumiyyətlə, aktiv forma iş məktublarında daha təsirli olur.
4. Mümkünsə əvvəlki bir hadisəni və ya oxucu ilə söhbəti göstərin. Bu ayın əvvəlində Nina de Vries ilə ödənişsiz fakturası barədə bir xəbərdarlıq edərək əlaqə saxlamış ola bilərsiniz. Və ya bəlkə də bir müştəri keçən ay bir konfransda kosmik proqramdan məyus olduğunu dilə gətirdi. Əgər oxucu ilə qarşılıqlı əlaqədə olsanız, bunu qəbul edin. Oxucuya əvvəlki əlaqənizi xatırladır və iş məktubunu daha təcili və vacib kimi göstərir.
   • Belə bir cümlə istifadə edin: "Ödənilməmiş fakturanızla bağlı məktubuma davam et" və ya "Mart ayında ödəməyiniz üçün təşəkkür edirəm". Və ya "May konfransında kosmik proqramdakı mövqeyinizi eşitmək çox faydalı oldu."
5. Tələb edin və ya kömək təklif edin. Nəzakətli bir istək edərək və ya onlara işbirliyi əlaqəsi şəklində kömək təklif edərək oxucu ilə müsbət bir ton qurun.
   • Bir müştəridən faktura ödəməsini istəyən bir iş sahibi olduğunuzu söyləyin. "Ödənilməmiş hesabınızı bir an əvvəl həll etsəniz təqdir edirəm" kimi bir cümlə istifadə edin.
   • Şirkətiniz adından yazdığınızı deyin. Belə bir cümlə istifadə edin: "Sizinlə İnsan Resursları Məsul işçiniz arasında üz-üzə görüşməkdən məmnun olarıq."
   • Ayrıca oxucularınızda ola biləcək hər hansı bir suala və ya suala cavab verməyi təklif edə bilərsiniz. Belə bir cümlə istifadə edin: "Hesabınızla əlaqəli hər hansı bir sualınıza və ya narahatlığınıza cavab verməkdən məmnun olacağam." Və ya "Proqram haqqında daha ətraflı məlumat verməyimizi istərdinizmi?"
6. Məktubu bağlayın. Özünüz və oxucu üçün bir hərəkət çağırışı əlavə edin. Bu, müəyyən bir tarixdən əvvəl ödəmə tələbi və ya oxucu ilə rəsmi görüş təyin edilməsi barədə bir qeyd ola bilər.
   • Gələcəkdə ünvan sahibinə müraciət etdiyiniz bir cümlə əlavə edin. "Gələn həftə büdcə iclasında görüşəcəyinizi səbirsizliklə gözləyirəm." Və ya "mən qərargahımıza etdiyimiz səfərdə bu barədə sizinlə daha çox müzakirə etməyi səbirsizliklə gözləyirəm."
   • Məktubunuza əlavə etmək istədiyiniz sənədlərə diqqət yetirin. "Əlavələrdə görkəmli faktura tapacaqsınız" və ya "Əlavədə yer proqramımızın surətini tapacaqsınız" kimi bir cümlə əlavə edin.
   • Məktubu yekun cümlə ilə bitir. Müştərilər və ya müştərilər üçün "Hörmətlə" istifadə edin.
   • Tanımadığınız insanlara rəsmi məktublarda "Səmimiyyətlə" istifadə edin.
   • Yalnız yaxşı tanıdığınız və ya işlədiyiniz birinə məktub yazarkən "Ən Yaxşı Hörmət" və ya "Ən Yaxşı Hörmətlə" istifadə edin.
7. Məktubu yenidən oxuyun. Məktubda orfoqrafiya səhvləri ilə dolu olduqda bütün düzgün formatlaşdırma və sözləriniz boşa çıxacaq!
   • Pasif formanın hər hansı bir istifadəsinə diqqət yetirin və cümləni aktiv forma dəyişdirməyə çalışın.
   • Uzun, anlaşılmaz və mürəkkəb cümlələrə diqqət yetirin. Bir iş məktubunda daha az adətən daha çox olur, buna görə cümlələrinizin müddətini mümkün qədər qısaltın.

Göstərişlər

• Məktubu yazdırdığınız zaman boş A4 istifadə edin. Məktubu göndərdiyiniz zaman üçdə birinə bükün və standart bir zərfdə göndərin.