MəZmun

• Addımlar
• Metod 1 /2: Əlifba sırası ilə sırala
• Metod 2 /2: Sənədlərin İndekslənməsi
• İpuçları
• Xəbərdarlıqlar

Çap olunmuş sənədlərinizi həm iş, həm də şəxsi məqsədlər üçün təşkil etmək, onları əlifba sırası ilə sıralamaqla çox çətinlik çəkmədən edilə bilər. Sənədlərin bu təşkili sizə və hər hansı bir şəxsə lazım olan məlumatları tez bir zamanda tapmağa, həmçinin sənədlərin qorunmasını təmin etməyə imkan verəcəkdir. Ancaq hər şey o qədər də sadə deyil və sənədləri əlifba sırası ilə sıralamağın bir neçə incəlikləri var, bunları indi sizə xəbər verəcəyik.

Addımlar

Metod 1 /2: Əlifba sırası ilə sırala

1. 1 Sənədləri başlığına görə əlifba sırası ilə düzün. Bunun üçün sözdə əlifba indeksindən istifadə edin.
2. 2 Sənədləri hansı hərflə başladıqlarına əsaslanaraq bu və ya digər məktub qovluğuna qoyun. Eyni hərflə başlayan sənədlərin çeşidlənməsi adın ikinci hərfinə əsaslanmalıdır. İkinci hərf eynidirsə, üçüncüsü. Və ya dördüncü. Və ya beşinci. Burada bu alqoritmdən heç bir sapma yoxdur və ola da bilməz, ancaq yüz qat mükafatlandıracaq - bu çeşidləmə sənədlərdəki bütün ağ ləkələri siləcək.
3. 3 Sənədləri necə sıraladığınızı təsvir edin. Sifariş verdiyiniz sənədlərə girişi olan hər kəsin necə təşkil edildiyini bilməsini istəyirsiniz.
4. 4 Sənədləri bir çekmeceye və ya qaydada saxlanılması lazım olan yerə qoyun. Sənədlərə yeni bir şey əlavə edərkən əlifbanı da unutmayın!

Metod 2 /2: Sənədlərin İndekslənməsi

1. 1 Əlifba hərfləri olan etiketlərdən istifadə edin. Sənədlərin indeksləşdirilməsi (başqa sözlə, imzalanması) sənədlərin təşkilində əsasların əsasını təşkil edir. Məhz bu mərhələdə sənədlər kataloqunuzun müvafiq bölmələrinə və bölmələrinə köçürüləcəkdir. Əslində bölmələrin adları məzmunlarını təsvir etmək üçün istifadə olunur və sonra bölmənin adı da sənədin adı olur. Aşağıdakı ipuçlarını istifadə edərək bölmələri əlifba sırası ilə düzün.
2. 2 Düzgün adlar aşağıdakı ardıcıllıqla indeksləşdirilə bilər: soyad, sonra ad, sonra ata adı və ya ata adı. Noktalama işarələri nəzərə alınmır.
   • Prefikslər istifadə olunarsa, prefiksi adın əvvəlki hissəsi ilə birləşdirin və birinci yerə qoyun. Nöqtəyə ehtiyac yoxdur.
   • Tire işarələri göz ardı edilə bilər və adın tire əvvəl və sonrakı hissələri birinci yerə qoyulmalıdır.
   • Qısaltmalar və bir hərfli sözlər olduğu kimi indeksləşdirilir. Baş hərflər ayrı -ayrı hissələrə bölünür.
   • Vəzifələr və nominal şəkilçilər son olaraq sıralanır, əvvəlcə mövqe, sonra isə şəkilçi göstərilir.
3. 3 Təşkilatlarla əlaqəli sənədlər bu müəssisələrin adına görə sıralana bilər. Bu halda, təşkilat adının hər bir sözü ayrı bir element hesab olunur. Mühasibat, sözlərin başlıqda verildiyi qaydada aparılır.
   • Qısaltmalar və bir hərfli sözlər olduğu kimi indeksləşdirilir. Bu halda, hərflər boşluqlarla ayrılmalı və bir -birindən ayrı elementlər hesab edilməlidir.
   • Bu vəziyyətdə durğu işarələri çıxarılır, birinci elementdə durğu işarələrindən əvvəl və sonra sözlər göstərilir.
   • Nömrələr və nömrələr hərf formatında yazılır və əslində sözlər olduğu kimi indeksləşdirilir. Noktalama işarələri yenidən buraxılır. Adı Roma rəqəmləri ilə başlayan sənədlər, adı ərəb rəqəmləri ilə başlayan oxşar sənədlərdən daha əvvəl yerləşir, nömrələr isə ən kiçiyindən böyüyünə qədər göstərilir. Yalnız bundan sonra sözlərlə başlayan sənədləri yerləşdirə bilərsiniz.
   • Bütün simvollar sözlə yazılır, bir xarakterlə birbaşa əlaqəli bütün ədədlər birinci elementdə göstərilməlidir.
4. 4 Hökumət təşkilatlarının adları, ilk növbədə müəyyən bir təşkilatın yurisdiksiyasının ölkəsi və bölgəsi ilə indeksləşdirilir. Növbəti elementdə təşkilatın adı göstərilir və sonda "idarə", "büro", "nümayəndə" və bənzəri sözləri göstərilir.
5. 5 Adların eyni olması halında, sənədlərin kataloqlaşdırılması üçün ünvandan istifadə edin. Aşağıdakı qaydada istifadə edin: ad> bölgə> şəhər> küçə adı> ev nömrəsi.

İpuçları

• Həmişə sənədlərinizi götürdüyünüz yerə qoyun.
• İndeksləşdirərkən ilk növbədə standart qaydalara riayət etmək vacibdir və yalnız bundan sonra - korporativ qaydalara riayət etmək.
• Sənədin nə vaxt və kim tərəfindən alındığını göstərən bir sistem hazırlayın.

Xəbərdarlıqlar

• Sənəd kataloquna nə qədər çox insan daxil olarsa, bir o qədər qarışıqlıq yaranar.