MəZmun

• Addımlamaq
• Metod 2-dən 1: Təşkilati dəyişikliyi idarə etmək üçün bir plan yaradın
• Metod 2/2: Layihədəki dəyişiklikləri izləyin
• Göstərişlər

Dəyişiklik idarəetmə planlarının iki növü var. Biri bir dəyişikliyin bir təşkilata təsiri və keçidi yumşaltması ilə əlaqədardır. Digəri bir layihədə dəyişikliklər edir və məhsula layihə səviyyəsində edilən düzəlişlərin və ya dəyişikliklərin dəqiq bir qeydini verir. Hər iki plan da düzgün və dəqiq bir şəkildə edilməsi lazım olan şeylər barədə aydın şəkildə ünsiyyət qurmağı hədəfləyir.

Addımlamaq

Metod 2-dən 1: Təşkilati dəyişikliyi idarə etmək üçün bir plan yaradın

1. Dəyişikliyin səbəblərini göstərin. Performans boşluqları, yeni texnologiya və ya təşkilatın missiya açıqlamasında dəyişiklik kimi dəyişiklik qərarına səbəb olan amilləri sadalayın.
   • Mümkün bir yanaşma, təşkilatın mövcud vəziyyətini və bu planın gətirmək istədiyi gələcək vəziyyəti təsvir etməkdir.
2. Hansı dəyişikliyin ediləcəyini və böyüklüyünü təyin edin. Dəyişiklik idarəetmə planının gözlənilən mahiyyətini qısaca təsvir edin. Bunun iş təsvirlərinə, prosedurlarına, siyasətinə və / və ya struktur təşkilatına təsir edib etməyəcəyini bildirin. Dəyişikliklərə məruz qalan şöbələri, iş qruplarını, sistemləri və ya digər sahələri sadalayın.
3. Maraqlı tərəflərin dəstəyini sadalayın. Məsələn, yüksək rəhbərlik, layihə menecerləri, layihə sponsorları, son istifadəçilər və / və ya işçilər kimi plandan təsirlənən bütün maraqlı tərəfləri sadalayın. Maraqlı tərəf dəyişikliyi dəstəkləyirsə, hər qrupa yazın.
   • Bu məlumatları qısa və aydın şəkildə çatdırmaq üçün bir qrafik göstərə bilərsiniz. Qrafikləri hər bir maraqlı tərəf üçün yüksək / orta / aşağı reytinqə əsaslanaraq "Şüur", "Dəstək Səviyyə" və "Təsir" kimi bölmək olar.
   • Mümkünsə, dəstək almaq üçün təkbətək söhbətlər edə bilərsiniz.
4. Dəyişiklik idarəetmə qrupu yığın. Bu komanda bütün maraqlı tərəflərlə yaxşı ünsiyyət qurmaqdan, narahatlıqları sadalamaqdan və dəyişiklik prosesinin mümkün qədər hamar olmasını təmin etməkdən məsuldur. Şirkətdə böyük etibarlılığı olan və yaxşı ünsiyyət bacarıqlarına sahib olan insanları seçin.
   • Bu komandaya ən yüksək idarəetmə səviyyəsindən dəyişiklik prosesinin təşəbbüskarı daxildir. Bunun dəyişiklikləri idarə etmək üçün həqiqətən aktiv işi əhatə etdiyini və bunun yalnız planı təsdiqləməyindən ibarət olduğunu vurğulayın.
5. Təşkilatın icraçı heyətini gəmiyə cəlb etmək üçün bir yanaşma inkişaf etdirin. Dəyişikliyin uğurlu olması üçün təşkilat rəhbərlərindən dəstək almaq son dərəcə vacibdir. Heyətin hər bir icraçı üzvünün dəyişikliklə bağlı rəy verməsini və dəyişikliyin təbliğində fəal rol oynaması üçün hər bir şəxslə işləməsini təmin edin.
6. Hər bir maraqlı tərəf üçün bir plan hazırlayın. Dəyişikliyi dəstəkləyənlər də daxil olmaqla hər bir maraqlı tərəf üçün riskləri və narahatlıqları qiymətləndirir. Bu problemləri həll etmək üçün dəyişiklik rəhbərliyi qrupuna tapşırıq verin.
7. Ünsiyyət planı tərtib edin. Ünsiyyət dəyişikliklərin idarə edilməsi planının ən vacib hissəsidir. Dəyişikliklərdən təsirlənən hər kəslə mütəmadi əlaqə qurun. Dəyişikliklərin edilməsinin səbəblərini və onlardan gələn faydaları vurğulayın.
   • Maraqlı tərəflərə üz-üzə ikitərəfli ünsiyyət imkanı verilməlidir. Şəxsi görüşlər çox vacibdir.
   • Ünsiyyət dəyişikliyin aparıcı təşəbbüsçüsündən, hər bir işçinin birbaşa rəhbərindən və maraqlı tərəfin etibar etdiyi hər hansı bir əlavə sözçudan gəlməlidir. Bütün ünsiyyətlər ardıcıl bir mesaj verməlidir.
8. Müxalifətin haradan gəldiyini öyrənin. Dəyişikliklər həmişə müxalifətə səbəb olur. Bu fərdi səviyyədə baş verir, buna görə səbəbini öyrənmək üçün maraqlı tərəflərlə şəxsən danışın. Şikayətləri izləyin ki, dəyişiklik rəhbərliyi onları həll edə bilsin. Bunlara xüsusilə daxildir:
   • insanların dəyişmək üçün bir motivasiyası və ya təcili mənası yoxdur
   • insanlar daha böyük mənzərəni və ya dəyişikliklərin nə üçün lazım olduğunu başa düşmürlər
   • prosesdə iştirak çatışmazlığı var
   • insanlar işləri, gələcək vəzifələri və ya tələbləri və bacarıqları ilə əlaqədar qeyri-müəyyəndirlər
   • rəhbərlik dəyişikliklərin tətbiqi və ya əlaqələndirilməsi ilə bağlı gözləntiləri yerinə yetirmir
9. Tıxanma ilə məşğul olun. Bir çox şikayət daha sıx ünsiyyət qurmaqla və ya müəyyən problemlərin müzakirə olunacağı şəkildə ünsiyyət strategiyasını dəyişdirməklə həll edilə bilər. Digər şikayətlər, planınıza inteqrasiya oluna bilən və ya bunları həyata keçirmək üçün dəyişiklik idarəetmə qrupuna təyin olunan fərqli yanaşmalar tələb edir. Bu yanaşmalardan hansının təşkilatınızdakı vəziyyətə uyğun olduğunu düşünün:
   • İş təsviri və ya proseduralarındakı dəyişikliklər üçün işçi təlimini prioritet hala gətirin.
   • Stresli və ya az motivasiyalı bir keçid gözləsəniz, bir tədbir təşkil edin və ya işçilər üçün faydalar təmin edin.
   • Maraqlı tərəflər dəyişməyə həvəslənmirsə, təşviq edin.
   • Maraqlı tərəflər kənarda qaldıqlarını düşünürlərsə, rəy toplamaq və plana hansı dəyişikliklər edə biləcəyinizi düşünmək üçün bir görüş təşkil edin.

Metod 2/2: Layihədəki dəyişiklikləri izləyin

1. Dəyişikliklərin idarə edilməsi funksiyalarını müəyyənləşdirin. Bu layihə üçün veriləcək funksiyaları sadalayın. Hər bir vəzifə üçün məsuliyyət və bacarıqları təsvir edin. Dəyişikliyi gündəlik səviyyədə həyata keçirmək üçün ən azı bir layihə meneceri və ümumi irəliləməni izləmək və yüksək səviyyəli dəyişiklik idarəetmə qərarları vermək üçün bir layihə sponsoru verməlisiniz.
   • Böyük bir təşkilatda olan böyük layihələr üçün, layihə menecerinin rolunu hər biri xüsusi bacarıqlara sahib fərqli insanlar arasında bölüşə bilərsiniz.
2. Dəyişikliklərə nəzarət komitəsi yaratmağı düşünün. Proqram layihələrində ümumiyyətlə hər bir maraqlı tərəf qrupunun nümayəndələrindən ibarət dəyişiklik nəzarəti komitəsi var. Bu komitə, layihə menecerinin yerinə dəyişiklik tələblərini təsdiqləyir və qərarları maraqlı tərəflərə çatdırır. Bu yanaşma müxtəlif maraqlı tərəfləri əhatə edən layihələr və əhatə dairəsi və məqsədləri yenidən qiymətləndirilməli olan layihələr üçün yaxşı işləyir.
3. Dəyişiklik tələblərini vermək üçün bir prosedur qurun. Layihə qrupundakı kimsə irəli getmək üçün bir yol tapdıqdan sonra bu fikri necə gerçəkləşdirirsiniz? Bu planda qrup tərəfindən təsdiqlənmiş proseduru təsvir edin. Budur bir nümunə:
   • Komanda üzvü dəyişiklik tələb etmək üçün formanı doldurur və layihə menecerinə göndərir.
   • Layihə meneceri formanı dəyişiklik istəyi jurnalına daxil edir və istəklər yerinə yetirildikdə və ya rədd edildikdə bu gündəliyi yeniləyir.
   • Menecer komanda üzvlərinə daha təfərrüatlı bir plan hazırlamaq və tələb olunan səyi qiymətləndirməyi tapşırır.
   • Layihə meneceri planı qəbul etmək və ya rədd etmək üçün layihənin sponsoruna göndərir.
   • Dəyişiklik həyata keçirilir. Tərəflər mütəmadi olaraq tərəqqi barədə məlumatlandırılır.
4. Dəyişiklik tələb etmək üçün forma yaradın. Hər bir sorğu ilə aşağıdakı məlumatlar daxil edilməli və qeydlərə əlavə edilməlidir:
   • müraciət tarixi dəyişdirildi
   • layihə meneceri tərəfindən verilən dəyişiklik tələbinin nömrəsi
   • adı və təsviri
   • təqdim edən şəxsin adı, e-poçtu və telefon nömrəsi
   • prioritet (yüksək, orta və ya aşağı). Təcili dəyişiklik idarəetmə planlarının fərqli tarixləri var.
   • məhsul nömrəsi və versiyası (proqram layihələri üçün)
5. Dəyişikliklər jurnalına əlavə məlumat əlavə edin. Bu jurnal qərarları və onların icrasını da qeyd etməlidir. Dəyişiklik ərizəsi formasında göstərilən məlumatlara əlavə olaraq aşağıdakı məlumatlar üçün yer verməlisiniz:
   • təsdiq və ya rədd
   • müraciəti təsdiqləyən və ya rədd edən şəxsin imzası
   • dəyişikliyin tətbiqi üçün son tarix
   • dəyişikliyin dayandırılma tarixi
6. Böyük qərarları izləyin. Gündəlik dəyişiklikləri izləyən dəyişikliklər jurnalına əlavə olaraq qəbul edilən bütün əsas qərarların qeydlərini də apara bilərsiniz. Bu hesabat sayəsində uzun müddətli layihələr və ya idarəetmələrində dəyişikliklərə məruz qalan layihələri tapmaq daha asandır. Bu hesabat həm də müştərilərlə və ya ən yüksək idarə heyəti ilə ünsiyyət qurmaq üçün əsas ola bilər. Müddət, layihə ölçüsü və ya layihə tələbləri, prioritet səviyyələri və ya strategiyadakı hər hansı bir dəyişiklik üçün aşağıdakı məlumatları izləyin:
   • qərarı kim verdi
   • qərar verildikdə
   • qərarın arxasında duran səbəblərin və onun icrası prosedurunun xülasəsi. Bu prosedurla əlaqəli sənədlər əlavə edin.

Göstərişlər

• Həm işçilərinizlə həm də müştərilərinizlə inam və sədaqət yaradın. İnsanlar tez-tez dəyişiklikdən narahatdırlar. İşçilərinizin maraqlarını hər şeydən üstün tutduğunuz mesajını çatdıraraq, onların dəstəyini qazanırsınız.