MəZmun

• Addımlamaq
• Metod 2-dən 1: Hissə 1: Düzgün bacarıqlara sahib olun
• Metod 2-dən 2: Hissə 2: Təmsilçi olun
• Göstərişlər
• Xəbərdarlıqlar

Ziyarətçi qəbul edən hər bir şirkətin resepsiyona ehtiyacı var. Resepşnist, şirkətin və ya qurumun tezgahında qonaq qəbul edəndir. Adətən ziyarətçinin görüşməli olduğu ilk şəxsdir və bildiyiniz kimi ilk təəssüratlar həmişə çox vacibdir. Resepsiyonist qonağı nəzakətlə qəbul etməli və telefonda və ya elektron poçtda düzgün cavab verməlidir. Sanki şirkətin danışıq kartıdır.

Addımlamaq

Metod 2-dən 1: Hissə 1: Düzgün bacarıqlara sahib olun

1. Mükəmməl təşkilati bacarıqlara sahib olun. Bir resepsiyonist olaraq şirkətin vizit kartısınız - müştərinin əvvəlcə danışdığı, işçilərinin məlumat və planlaşdırma üçün gəldiyi adamsınız. Çağırış etmək və qonaqlara müraciət etməklə yanaşı, tez-tez müştərilərlə münasibət qurmalı, hər cür tədbir təşkil etməli, görüş təyin etməlisiniz və s. Bu bir çox məsuliyyət tələb etdiyinə görə resepsiyondakı işinizi yaxşı təşkil etməyiniz vacibdir. eyni zamanda bir neçə şey etmək. edə bilər. Eyni anda bir neçə tapşırıq götürüb düzgün qaydada yerinə yetirə bilmirsinizsə, resepsiyondakı kimi uzun müddət davam edə bilməzsiniz.
   • Təşkil olunmağın yaxşı bir yolu, çalışa biləcəyiniz bir arxiv sisteminə investisiya qoymaqdır. Rəhbərinizin, həmkarlarınızın və müştərilərinizin hansı sənədlərə və məlumatlara ehtiyac ola biləcəyini bilmək vacibdir. Bütün bu məlumatları fərqli qovluqlarda saxlayın - kompüterinizin masaüstündə və ya kağızda. Sisteminizi sizin üçün ən uyğun şəkildə təşkil edin - bunun üçün neon yapışqan notlara ehtiyacınız varsa, bu da yaxşıdır.
   • Mütəşəkkil olmaq həm də özünüzü motivasiya edə biləcəyiniz anlamına gəlir - kimsənin sizə bir şey necə edəcəyinizi söyləməsinə və ya sizi doğru yolda tutmasına ehtiyacınız yoxdur. Yaxşı təşkilatlanmışsınızsa, bir gündə hansı tapşırıqları yerinə yetirməli olduğunuzu və hansı işlərin prioritet olduğunu yaxşı bilirsiniz.
   • Əlinizdə (çox) telefon nömrələriniz olduğundan əmin olun, məsələn həmkarlar, podratçılar, satıcılar, təcili yardım xidmətləri və s. Bunların hamısına müəyyən bir zamanda ehtiyacınız olacaq. Telefon nömrələrini xüsusi bir kompüter proqramında və ya Rolodex-də saxlayın.
2. Bir az texniki bilikləriniz olduğundan əmin olun. Resepsiyonistin üzləşdiyi ən vacib texnologiya telefon və onunla əlaqəli bütün düymələr və xətlərdir. Kompüter bilikləri də əvəzolunmazdır - əksər resepşinlər e-poçt göndərməyi və bir söz prosessorundan istifadə etməyi bacarmalıdırlar. Elektron cədvəllər necə quracağınızı və işlədiyiniz şirkətə xas olan proqramlardan necə istifadə etdiyinizi bilmək də faydalıdır.
   • Unutmayın ki, çox güman ki, fotokopi, skaner və printeri idarə edə bilməli olacaqsınız (və bu cihazlarla işləyərkən iş yoldaşlarınızın yaşadığı problemlərin həllini tapın). Hansı avadanlıqdan istifadə etdiyinizi bilirsinizsə, ən çox yayılmış problemləri həll edə bilmək üçün təlimatlara nəzər salın.
3. Etibarlı olun. Resepşinin hər zaman iş masasında olması gözlənilir - heç kim telefona cavab verməsə və ya gözləmə müddətləri çoxdursa şirkət pis ad alır. Etibarlı olmağı prioritetləşdirin - müdiriniz sizə güvənə biləcəyini və hər zaman kömək etmək üçün yanında olduğunuzu bilirsə, özünüzü əvəzolunmaz edirsiniz.
4. Yaxşı dinləyici ol. Resepsiyonist olmağın vacib bir hissəsi başqalarını dinləməkdir - telefonda, bir müştəri masada bir sual verəndə və ya sizə məlumat ötürüldükdə. Yaxşı bir dinləyicisinizsə, daha səmərəli işləyə bilərsiniz - birinin sizdən nə istədiyini dərhal başa düşsəniz və müştəriləri kömək edə biləcəyi şöbəyə daha yaxşı yönləndirə bilsəniz problemləri daha asan həll edə biləcəksiniz.
5. Hər şeyin qeydlərini aparın. Rəhbəriniz bir şey etməyinizi istəyəndə təfərrüatlarını qeyd edin. Bir müştəri zəng edərkən məlumatlarını (ad, əlaqə məlumatları, nə istədiklərini və s.) Yazdığınızdan əmin olun. Qeydlər mütəşəkkil olmağınıza kömək edir və bir gündə ortaya çıxan bütün kiçik şeyləri xatırladır. Qeydlərinizi bir dəftərə və ya dəftərə yazın və hər zaman özünüzdə saxlayın. Bunun nə qədər faydalı olduğuna təəccüblənəcəksiniz, xüsusən də beş saat əvvəl zəng edən şəxsin nə istədiyini bilmək istəsəniz.
   • Mesajları ətraflı yazdığınızdan və yazdıqlarınızı oxuduğunuzdan əmin olun. Doğru məlumatlara sahib olduğunuzdan əmin olmaq üçün yazarkən mesajı və / və ya əlaqə məlumatlarını təkrarlayın.
6. Telefona standart bir salamlama ilə nəzakətlə cavab verin, "Günaydın, ____ (adınız) ilə ____ (şirkət adı) dan danışırsınız, sizə necə kömək edə bilərəm?"Bir və ya iki zəng çaldıqdan sonra telefonu cavablandırdığınızdan əmin olun. İnsanları bir dəqiqədən çox gözləməyiniz yaxşı deyil (düşündüyünüzdən daha uzun).
   • Zəng edən şəxsin istədiyi şəxsin adını diqqətlə dinləyin. Əmin olmaq istəyirsinizsə təkrarlayın. Anlamaq çətin olduğu təqdirdə zəng edən şəxsin adını hecalaya biləcəyini soruşun.
   • "Bir dəqiqə gözləyin, sizi Cənab Smithə çatdıracağam" kimi standart bir cümlə ilə söhbəti səliqəli şəkildə köçürün. Və ya şəxs bir söhbətdədirsə: "Cənab Smit hazırda bir söhbətdədir. Gözləmək istərdiniz, yoxsa mesajı ötürə bilərəm?". Nəzarətlə zəng edənə təşəkkür edin və zəngi köçürün.
7. Bağlama çatdırıcılarını digər ziyarətçilərlə eyni peşəkarlıqla və nəzakətlə salamlayın. Çatdırılma üçün imza atmalı ola bilərsiniz. İmzanızın oxunaqlı olduğundan əmin olun. Çatdırıcıya paketin harada qoyulacağına dair göstərişlər lazım ola bilər. Bu kimi məsələlər üçün uyğun işçilərlə əlaqə saxladığınızdan əmin olun.
8. İşə səmərəli və nəzakətlə gələn müştəriləri qəbul edin. Ziyarətçi kim olduqlarını və kimləri axtardıqlarını söylədikdən sonra siz həmin şəxslə əlaqə qurub orada kim olduğunu söylədiniz. Bunun üçün istifadə edə biləcəyiniz standart bir cümlə belədir: "Cənab Smit, XYZ b.v.-dən xanım Jansen, saat 2-yə təyinat üçün burada". Həmişə bir ad və soyad və təmsil etdikləri şirkəti verməyə çalışın. Randevusu olub olmadığını soruşmaq faydalıdır. Cənab Smit daha sonra müştərini harada gözləməsi və bunun nə qədər vaxt aparacağı barədə əlavə təlimat verəcəkdir. Daha sonra ziyarətçiyə deyə bilərsiniz: "Cənab Smit bir dəqiqə sonra orada olacaq". Və ya: "Cənab Smit bir görüşü bitirdiyini və 5 dəqiqədə orada olacağını söyləyir. Xahiş edirəm oturun".

Metod 2-dən 2: Hissə 2: Təmsilçi olun

1. Müsbət münasibət göstərin. Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, resepsiyonist şirkətin vizit kartıdır - müştərilər əvvəlcə sizi görür və ofisə gələ bilməyən insanların suallarını cavablandırır. Heç kim turş və ya hirsli bir üzlə qarşılanmaq istəmir. Həmişə üzünüzdə bir təbəssüm və şən bir şəxsiyyət olsun. Çətin müştəriləriniz, əsəblərinizə düşsə də, səbr edin.
   • Çox çətin bir müştəriniz olsa da, güclü, xoşbəxt bir şəxsiyyətə sahib olduğunuzu özünüzə xatırlatmağa davam edin. Özlərinə söylə ki, onlar əsəblərini əsirgəmirlər, ancaq bilin ki, onları yerləşdirmək üçün əlinizdən gələni etdiyiniz müddətdə səhv bir iş görən siz deyilsiniz. Sərin saxlamaq partlamaqdansa yaxşıdır.
2. Bir təbrik hazır olun. Müştəriləri mehribanlıqla qarşılamaq həmişə vacibdir. Müştəriyə kömək edə bilmədən əvvəl bir şeyi bitirməli olsanız da, onları salamlamaq vacibdir, buna görə də göründüklərini və onlara kömək ediləcəyini bilirlər.
   • Məsələn, salamlaya bilərsiniz: "Sabahınız xeyir! Otursanız, yanınızda olacağam!".
3. Nəzakətli olun. Hörmətli olun. Hər kəslə bu gün ofisə girmək üçün ən vacib insan kimi davranın. Bu sizin işinizdir - bu səhər saatlarla tıxacda qaldığınız və ya yeni dəri ayaqqabılarınızın üstünə qəhvə tökdüyünüz heç kimin vecinə deyil. Şəxsi qayğılarınızı evdə qoyun. Müştərini rahat hiss etsin və sizinlə söhbətdən zövq alın.
4. Paltar nümayəndəsi. Bir şirkəti təmsil edirsiniz, buna görə də təmiz görünməlisiniz. Korporativ mədəniyyətə uyğun geyimə investisiya qoyun. Müəyyən bir iş növündə bir resepsiyondasınızsa (məsələn, bir geyim markası), bu markadan paltar geymək yaxşı ola bilər. Moda və ya digər amillərin vacib olduğu bir yerdə işləmədiyiniz təqdirdə mühafizəkar tərəfə meyl edin.
   • Şirkətinizin geyimlə bağlı xüsusi qaydalarına sahib olub olmadığını yoxlayın. Şirkətiniz rəsmi iş geyimləri ilə yaxşı ola bilər, ancaq sizi heç vaxt xatırlamayın üçün rəsmi geyinmək (sweatpants qiymətləndirilməyə bilər).
5. Həmişə səliqəli görün.

Göstərişlər

• Şəxsi şeyləri işdən ayrı tutun. Bu həm də işdə şəxsi söhbətlər və e-poçtlarla məşğul olmadığınız deməkdir. İT şöbəsi kompüter fəaliyyətlərinizi izləyə bilər.
• Menecerlərə qarşı xoş davranın, görəcəyiniz heç bir iş olmadıqda onlara kömək edə biləcəyinizi görün.
• Maaşınızı kimin ödədiyini unutmayın və həmişə onlara hörmətlə yanaşın.
• Tualetə getməli olduğunuz zaman, naharda, tətildə və s.-də masanıza və ya telefonunuza baxa bilən birini tapın, bu şəkildə qayıdanda sizi gözləyən qəzəbli insanlar olmayacaq.
• Bir işdə kömək edə biləcəyinizi həmkarlarınızdan soruşun. Şikayət edərək düşmənlərdən daha yaxşı kömək edərək dostluq edə bilərsiniz.
• Məktublarla işləmək də çox vaxt işinizin bir hissəsidir. İlk gündə dərhal hara getməli olduğunu, kimin və nə vaxt çatdıracağını anlayın.
• Həmişə yeni bir tapşırıq öyrənməyə hazır olun. Çox yönlülük sizə çox şey gətirə bilər.
• Mesajları iki nüsxədə yazın və surətini mesajın təyin olunduğu şəxsə verin. Və ya gündəlik istifadə edin, xüsusən ad və ya telefon nömrəsi axtarırsınızsa, tapmağı asanlaşdırır.

Xəbərdarlıqlar

• Heç vaxt "etmərəm" deməyin. O zaman işinizi tez itirəcəksiniz.
• Özünüzü yaxşı göstərməyin. İnsanlar bunun yolunu görürlər. Həqiqi maraq, nəzakətli və hörmətli olun. Bunu edə bilmirsinizsə, resepsiyonist olmamalısınız. Siz şirkətin nüfuzunu aşağı salırsınız. Daha sonra ictimaiyyət qarşısına çıxmaq məcburiyyətində olmadığınız bir ofis işi axtarın.
• Bir müştəri və ya zəng edənlə mübahisə etməyin. Onu yuxarı rütbəyə göndərin.