Ofis sənədləri necə təşkil olunur: 7 addım (foto ilə) - Tips

Videonuz: Установка только нужных пакетов Microsoft Office 2019, 2021. Файл конфигурации

MəZmun

Addımlar
Məsləhət
Nə lazımdır

Ofis sənədlərinin təşkili, xüsusən çox miqdarda sənəd və sənədlərin təşkili məsələsinə gəldikdə, sadə bir iş deyil. Bununla birlikdə, bu problemi əvvəlcədən planlaşdıraraq və sənəd sisteminə qərar verməklə dəf edə bilərsiniz. Bu, tərcümeyi-halınızı işinizə uyğun təşkil etməyə kömək edir və vacib sənədləri daha tez tapmağınızı təmin edir. Vəzifənizə başlamaq üçün ofis qeydlərinizi necə təşkil edəcəyiniz barədə aşağıdakı məqaləni tapa bilərsiniz.

Addımlar

3-ün 1-ci hissəsi: Vaxtı düzgün təşkil edin

Diqqəti yayındırmamaq üçün tətbiqetmənizi təşkil etmək üçün müəyyən vaxt ayırın. Başlamadan əvvəl yeni bir profil yaratmağa hazır karton və stikerlər hazırlayın. reklam

3-cü hissə 2: Sənədləri və qeydləri təşkil edin

Sənəd və sənəd yığınlarını daha kiçik, daha çox idarə olunan hissələrə bölün.
- Yığımları bir-bir emal edin və miqdarı azaltmaq və artıqlığı məhdudlaşdırmaq üçün lazımsız sənədləri təmizləyin və ya məhv edin.
- Sənədlərin və sənədlərin qalan hissəsini biri önümüzdəki aylarda işlənməsi lazım olan sənədlər, digəri təcili işlənmə tələb etməyən arxiv sənədləri üçün iki ayrı hissəyə ayırın.
Müştəri profilləriniz varsa, qovluqları əlifba sırası ilə təşkil edin. Məsələn, hər bağlayıcı bir şəxsin və ya şirkətin adı idisə, qeydləri həmin şəxsin adına görə sıralaya bilərsiniz. Bu vəziyyətdə, müştərinin tam adını əks etdirən hər bir profil kartını etiketləməlisiniz.Örtüklərinizi əlifba sırası ilə düzəldin, sonra hansının müəyyən bir hərflə başlayan bir ad olduğunu görmək üçün sənəd çekinizi etiketləyin.
Qeydlər işin bir çox hissəsidirsə, kateqoriyaya görə sırala. Bəzi qeydlər fakturalar, zəmanətlər və ya müqavilələrlə əlaqədardır və onları fərqli kateqoriyalara bölməlisiniz. Hər bir qeydə uyğun olaraq etiketləyin və bütün müvafiq sənədləri qeydin üzərinə qoyun. İkincil bir profil yaratmağınız lazım ola bilər, buna görə hər kateqoriyanı qeyd etmək üçün asma örtükdən istifadə edin və qapağı ikinci dərəcəli edin.
- Təcili sənədlər portfeli yaradın ki, vacib sənədləri tez tapasınız.
- Müvəqqəti sənədləri arxaya, arxiv sənədlərini çəkmənin arxasına qoyun ki, işlənməyə ehtiyacı olan sənədlərə asanlıqla daxil ola bilərsiniz.
reklam

3-ün 3-cü hissəsi: Qeydləri aylara görə sıralayın

Yuxarıdakı metodlardan istifadə etməklə yanaşı, bağlayıcılarınızı Ay (və İl-) ilə düzəldə bilərsiniz. Dərhal düzəltməyə vaxtınız yoxdursa, sənədlərinizi tarix işlənməsi üçün aylıq qeydinizə qoya bilərsiniz. Bu addım həm də sənədlərinizi harada daha sürətli saxlayacağınızı müəyyənləşdirməyə kömək edir.
- Aylıq qeyd digər növ sənədləri saxlamaq üçün də əlverişlidir.
İlin sonunda, aylıq qeyddə qalan sənədləri yoxlayın və yeni şablonu, həmçinin sistemdə yeni qeyd qrupunun (kateqoriya adı) itkin olduğunu öyrənə bilərsiniz. Yeni ildə həmin sənədlər üçün profillər yaradın.
Qalan sənədləri aya görə kəsin. “Qarışıq” qrupu (İl-) altında sənəddə saxlayın. reklam

Məsləhət

Qeydlərinizi düzəltdikdən sonra ofisinizdə nizamlı olmalısınız. Qeyd aparma sistemini düzəldin və sənədləri yerinə qaytarın.
Yeni qeyd aparma sisteminə müdaxilə etməmək üçün lazımsız sənədləri atın, təkrar emal edin və ya məhv edin.