Müəllif:
Lewis Jackson
Yaradılış Tarixi:
5 BiləR 2021
YeniləMə Tarixi:
1 İyul 2024
MəZmun
Tədbirlərin təşkili çox çətin bir iş kimi görünür və əvvəlcədən bir planınız və planınız yoxdursa, işlər daha da mürəkkəbləşir. Buna görə bundan çəkinməyə çalışın - aylar əvvəlcədən hazırlaşaraq hadisə zamanı sakit olun.
Addımlar
Metod 4: Tədbirdən bir neçə ay əvvəl planlaşdırın
Tədbirin məqsədini müəyyənləşdirin. Təşkilatınızın məqsədini müəyyənləşdirmək, tədbirinizi yolda saxlamağa kömək edəcəkdir. Cəmiyyəti maarifləndirmək üçün bir tədbir planlaşdırırsınız? Potensial sponsorları inandırırsınız? Müəyyən bir fərdi və ya qrupu tərifləyin? Bu məqsədi mümkün qədər ətraflı izah edin. Nə etdiyinizdən asılı olmayaraq (öyrətmək, inandırmaq, tərifləmək və s.), niyə yenə edirsən
- Bunu missiya bəyanatınız və ya müvəffəqiyyətinizin şərtləri kimi düşünün. Nə istədiyinizi dəqiq bilsəniz, daha asan tapacaqsınız!
Hədəflər qoyun.Tam olaraq Nə əldə etmək istəyirsən? Tədbirdə görünənlərin sayı deyil, baş verməsi deyil - tədbirin necə olmasını istəyirsiniz? Təşkilatınıza 5 yeni üzv? 20 milyon don qaldırdınız? Başqalarının düşüncəsini dəyişdirirsiniz? Hamını həyəcanlandırsın?- Tədbirdən ən çox istədiyiniz 3 nəticəni düşünün və onların həyata keçirilməsinə diqqət yetirin. Bir maddi hədəfi, bir sosial hədəfi və bir şəxsi hədəfi çəkə bilərsiniz - bu sizin işinizdir!
Könüllülər toplayın. Təşkilat komitəsinin müxtəlif sahələrində yaxşı və yaxşı üzvlərə ehtiyacınız var. Planlaşdırma, büdcədən dəvətnamə göndərməyə, afişa düzəltməyə, qonaqları qarşılamağa və tədbirdən sonra təmizlik işlərinə qədər sizə kömək edə bilərlər. Başqa sözlə, işin bitməsinə kömək edəcəklər. Mümkünsə etibar edə biləcəyiniz könüllüləri tapın!- Tədbir menecerləri ilə yanaşı təşkilatçıların da planda qoyduğunuz qrafikə uyğun işləməyinə əmin olun. Tərəflər arasındakı əməkdaşlıq işinizi asanlaşdıracaq. Birisindən kömək istəyərkən onlardan gözləntilərinizi və tədbirdə iştirak səviyyələrini əvvəldən aydınlaşdırın.
- Bir könüllü tapa bilmirsinizsə, bir hadisə qrupu işə götürün! Bu, tamamilə ev sahibliyi etdiyiniz tədbirin növündən asılıdır. Məkanı tədbir qrupu ilə icarəyə götürə və ya üçüncü tərəfdən icarəyə götürə bilərsiniz.
Təxmini büdcə. Bütün xərclər, gəlirlər, qrantlar və digər qeyri-adi xərclər büdcəyə daxil edilməlidir. Büdcə etməsəniz, xərclədiyinizi başa düşmədən qalın bir faktura və boş bir cüzdanla hadisəni bitirəcəksiniz. İlk gündən realist olun, daha sonra təəccüblənməyin!- Maliyetleri az tutmağın yollarını tapın. Pulsuz işləmək üçün könüllüləri işə götürə bilərsinizmi? Kirayəsi daha ucuz olan yerləri nəzərdən keçirək (məsələn, kiminsə evi)? Unutmayın ki, kiçik, sadə, lakin uğurlu bir görüş, uğursuz olan lüks bir məclisdən daha yaxşıdır.
Tədbirin vaxtını və yerini təyin edin. Bu amildir Ən vacib tədbirin. İnsanların "Bəli, mən orada olacağam!" Deməsi üçün tədbirinizin vaxtı və yeri necə olmalıdır? Tədbiri hamının sərbəst olduğu bir vaxtda və kifayət qədər kirayə qaldığınız rahat bir yerdə keçirtmək istəyirsiniz!
- Yaşadığınız icmanın cədvəlinə baxın və tədbirdə kimin iştirak etdiyini düşünün. Evdar qadınları hədəf alırsınızsa, gün və qonşuluq tədbirlərini təşkil etmək ən yaxşı seçimdir (əlavə uşaq xidməti göstərə bilərsiniz). Bir tələbə iştirakçısı halında, həftənin bir axşamını şəhərin mərkəzində keçirin. Mümkünsə, onların yerinə getməlisiniz Məclis.
- Əlbətdə əvvəlcədən sifariş etməyiniz lazım olan bir çox hadisə yeri olacaq. Xahiş edirəm bu yerləri ən qısa müddətdə icarəyə götürmək üçün bizimlə əlaqə saxlayın. Düşündüyünüzdən daha bahalı ola bilər!
Logistikanı düşünün. Hər baxımdan lojistik haqqında düşünmək lazımdır. Dayanacaq necə olacaq? Əlilliyi olan insanların iştirak etmə qabiliyyəti? Tədbir sahəsi ilə nə edə bilərsiniz? Hansı avadanlığa ehtiyacınız var? Ödənişli bir şeyə ehtiyacınız olacaq (məsələn, spiker içkilər, rozetlər, nəşrlər)? Tədbirin rahat keçməsi üçün neçə nəfər lazım olacaq?
- Tədbirin bütün aspektlərini nəzərdən keçirmək üçün təşkilatçıların üzvləri ilə görüşmək və müzakirə etmək çox vacibdir. Görə biləcəyiniz və qarşısını ala biləcəyiniz maneələr varmı? Qonaqların qalmaq üçün bir yerə ehtiyacı var? Hansı istisnalar tələb olunur?
Marketinq və reklam haqqında düşünün. Tədbirə hazırlaşarkən afişanın layihəsini hazırlayın. Afişada tarix, vaxt, məkan, əsas qonaqlar, tədbirin adı və tədbirin mövzusu və ya etiketi haqqında məlumat olmalıdır. Hazırlıq müddəti çox erkən olduğundan bu şeyləri diqqətlə düşünmək üçün çox vaxt ayıra bilərsiniz - ancaq bölmələrin bir yerdə olduğunu görmək üçün ilkin bir layihə hazırlamalısınız!
- Tədbiri təbliğ etməyin digər yollarını düşünün. E-poçt göndərilsin? Poçt poçtu? Facebook, Twitter və ya bir sıra onlayn tədbir saytlarında məlumat verin (bunlar haqqında daha sonra)? Nə lazımdır əvvəl insanları cəlb etmək üçün tədbirlər və ehtiyacınız olanlar in Onları saxlayacaq hadisələr?
İşi yenidən təşkil edin. Bəlkə də indi çox qarışıq hiss edirsən. Dərin bir nəfəs alın və Excel proqramını açın. Tədbirdə fəaliyyət cədvəlinin layihəsini hazırlayın. Düşüncələrinizi düzəltmək üçün bir neçə Excel cədvəlindən istifadə edin. Bu anda lazımsız sənədləşmə kimi görünə bilər, ancaq yaxın iki ay ərzində özünüzə qayğı göstərdiyiniz üçün özünüzə minnətdar olacaqsınız.
- Hər bir fəaliyyət üçün iş qrafiki (son tarixlə) hazırlayın. Təşkilatçıların bütün üzvlərini, nə vaxt və harada ehtiyacınız olduğunu yazın. Bu şəkildə işinizi planlaşdıra və sonradan suallardan çəkinə bilərsiniz.
Metod 4-dən 2: Tədbirdən əvvəl işi 2 həftə planlaşdırın
Hər şeyin hazır olduğundan əmin olun. Vaxt, yer, əsas qonaqlar, tədbir təşkilatçısı, tədbir adı və etiket xəttini müəyyənləşdirin. Olacaqmı? bir şey Yoldan çıxa bilərikmi? Son dəqiqə dəyişikliklər ola bilərmi? Bu nöqtədə hər şey ağ-qara kağızda olduğu kimi aydın olmalıdır.
Təşkilatçıların üzvləri ilə görüşün. Büdcə, cədvəl və s. Üçün təsdiq tələb edin. təşkilatçılardan və tədbir menecerlərindən. İndi suallarla məşğul olmaq üçün uyğun vaxtdır. Hər kəs öz öhdəliklərini hələ başa düşüb? Hər şeydə rahatdırlarmı?
- Potensial problemlər barədə düşünmək üçün bir daha könüllülərlə yanaşı təşkilatçılarla da görüşün. Bu həm də fəaliyyətinizi planlaşdırmaq üçün mükəmməl bir zamandır.
- Təşkilatçıların daxili problemi olmadığından əmin olun. Bütün şöbə müdirləri, təşkilatçılar və könüllülərlə əlaqə saxlayın.
İşi fərqli insanlar arasında bölün və təcrübəsi olan bir insanın bütün fəaliyyətləri koordinasiya etməsinə icazə verin. Bu, xüsusilə geniş miqyaslı bir hadisədirsə, bir nəfərin nəzarəti altında müxtəlif fəaliyyətləri koordinasiya etmək üçün bir çox şəxsə tapşırıq verin. Bu liderə təşkilatçıların üzvləri etibar etməlidirlər.
- Tədbirdən əvvəl qonaqları qarşılamağa və söhbət etməyə vaxt sərf etmək üçün birdən iki üzvə təyin etməlisiniz.Əsasən, onlar bütün qonaqları qaldırmaqdan və bu qonaqların onlara qulluq göstərildiyini görməkdən məsul olan resepsiyondur.
Tədbirlə əlaqəli bütün onlayn səhifələrin yeniləməsinə əmin olun. Yəqin ki, artıq Facebook və Twitter-i tanıyırsınız, ancaq Eventbrite, Evite və Meetup kimi tanıtmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz bir çox başqa onlayn sayt var. Bu səhifələri heç eşitməmisinizsə, indi axtarın! Tədbirinizin xaricdə olması və onlayn bilet satmaq istəməyiniz halında, Ticketbud olduqca faydalıdır.
- Əlbətdə ki, tədbirin onlayn səhifəsini, bloqunu və ya Facebook səhifəsini yeniləyin. Tədbir xatırlatmaları göndərə, fotoşəkillər yerləşdirə və tədbir cavablarını idarə edə bilərsiniz. İnternetdə nə qədər aktiv olsanız, hadisə o qədər geniş tanınır. Bağçılıq, ev dekorasiyası və ya digər yaradıcılıq sahələri ilə bağlı bir tədbir keçirirsinizsə, Pinterest-dən də istifadə edə bilərsiniz.
Qonaqlardan sponsorluq və digər pul mənbələri toplayın. Önümüzdəki həftələrdə ortaya çıxacaq bir çox xərc növü var və hamısını özünüz ödəmək istəmirsiniz! Başlanğıc xərcləri üçün bir az dartın - bir hadisə yeri kirayəsi, avadanlıq və ya bir ziyafət olsun? Tədbirə hazırlaşmağa başlamazdan əvvəl yuxarıdakı məbləğlərdən bəzilərini də ödəməli ola bilərsiniz.
- Sənədlər, sertifikatlar, fakturalar və digər sənədlərlə işləmək üçün bir sistem qurduğunuzdan əmin olun. Gələcəkdə müraciət etmək üçün bütün sənədləri saxlamalısınız, buna görə nə qədər tez təşkilatlansanız, gələcəyiniz daha rahat olacaq, xüsusən də ortağınız qeyri-peşəkar işlədikdə.
Tədbirin təşviqi. Nəşrlər hazırlayın, reklam verin, mətbuata yayımlayın, dəvətnamələr, telefon zəngləri, əlaqə qrupları ilə e-poçt göndərin, potensial iştirakçılar və ya sponsorlarla görüşün. İnsanlar sizin tədbirinizi necə biləcək və iştirak edəcəklər? Verdiyiniz məlumatların tam olduğundan əmin olun, bəzi suallar verən amillər istisna olmaqla - qonağın marağının da artırılması lazımdır!
- Hədəf auditoriyanızı düşünün. Ağsaqqalları dəvət etmək istəyirsinizsə, Snapchat proqramı vasitəsi ilə mesaj göndərməyə vaxt itirməyəcəksiniz. Getdikləri yerlərə gedin və ya auditoriyanızın istifadə etdiyi vasitələrdən istifadə edin.
Tədbir üçün lazım olan əşyaları toplayın. Bu əşyalara medal, oyun, xatirə hədiyyəsi, mükafat və ya sertifikat daxil ola bilər. Təcrübəsiz insanların diqqət yetirə bilmədiyi çox kiçik və xırda şeylər var, amma bütün ən kiçik amilləri bilməlisən. Mebel, səs avadanlığı, masalar, süfrələr və digər böyük, vacib əşyaları unutma!
- Bu, düşünmək üçün vaxt ayırmalı olduğunuz başqa bir şeydir. Hazırlamağı unutduğunuz 5 məhsul tapana qədər dayanmayın - tükənməz qələmlərdən və ilk yardım dəstlərindən tutmuş batareyalara, buz kublarına və uzatma kabellərinə qədər. Hər vəziyyətə hazır olmaq istəyəcəksiniz.
Növ hər şey. Video qeydini təşkil edin. Qonaqlar üçün nəqliyyat tənzimləmələri. Təmizlik qrupu üçün yemək hazırlayın. Siyahı sonsuza qədər davam edə bilər, ancaq çeşidləmə olmadan tədbiri təşkil edə bilməyəcəksiniz!
- Yemək və içki hazırlayın. Əlillər üçün yaşayış yerləri kimi xüsusi yaşayış yerləri təşkil etmək üçün də yaxşı bir zamandır. Qonaqların vejetaryen olub olmadığını və ya digər xüsusi yemək ehtiyaclarını yoxlayın. Bir çox onlayn tədbir bilet saytlarında qonaqların xüsusi istəklərini qiymətləndirməyinizə kömək edəcək "öz-özünə suallar" bölməsi olacaqdır.
- Masalar və stullar, arxa planlar, mikrofonlar, dinamiklər, kompüterlər, proyektorlar, podiumlar hazırlayın - tədbirin keçiriləcəyi yerdə tələb olunan hər şeyi.
Əlaqə siyahınızı hazırlayın. Təşkilatçıların telefon nömrələri, ünvanları və e-poçt adresləri olmalıdır. VIP-lər (xüsusilə vacib qonaqlar) və mal və ya xidmət təminatçıları ilə oxşar bir siyahı hazırlayın. Biri gəlmədikdə və ya gecikəndə bu istifadə edə biləcəyiniz bir siyahıdır.
- Deyək ki, ziyafət komandası gecikib. Nə edəcəksən? Əlaqə siyahısını dərhal əldə edin və onlara zəng edin. Oh, düşünəcəklər onu almaq üçün yerə 90 kilo doğranmış donuz əti? Nə olursa olsun. Siyahını cənab A-ya verirsiniz, yük maşınını götürür və kağızdakı ət toplama ünvanına gedir. Bir fəlakətin qarşısını aldınız. İndi bilirsiniz ki, bu xidmət qrupunu işə götürməməlisiniz və ya daha dəqiq istiqamət verməməlisiniz!
Təşkilatçılarla tədbir məkanına gedin. Avtoparkı, tualetləri, otaqları və qapıları seyr edin və qiymətləndirin. Fotokopi çəkə biləcəyiniz, telefon danışıqları edə biləcəyiniz və ehtiyac duyduğunuz əşyaları ala biləcəyiniz yerləri axtarın. Ümumiyyətlə, tədbirin keçirildiyi məkanı əlinizdə saxlayın.
- Məkanı icarəyə götürmək üçün əlaqə saxladığınız şəxslə danışın. Məkanı hər kəsdən daha yaxşı başa düşməlidirlər. Bilməli olduğunuz bir problem varmı? Məhdud vaxt? Qapı müəyyən vaxtlarda kilidlidirmi? İnşallah bu olmayacaq - ancaq yanğın siqnalizasiya yoxlama proqramlarını da öyrənməlisiniz.
Metod 4-dən 3: Tədbirdən 24 saat əvvəl hazırlayın
Sakit ol. Sən bunu edə bilərsən. Sakit olmağınız, qarışıq və narahat olmamağınız xüsusilə vacibdir. Aylardır hazırlaşırsan! Hər şey yaxşı olacaq. Nə qədər sakit olsanız, komanda yoldaşlarınız nə qədər sakit olacaqsa, hadisə bir o qədər yaxşı olacaqdır. Üstəlik, hər şey tezliklə bitəcək!
- Ciddi, bunu edə bilərsiniz. Bütün mümkün problemləri düşünərək bacardığınız hər şeyi etdiniz - bir şey səhv olarsa, problemi necə həll edəcəyinizi bilirsiniz. Və unutmayın: heç kim sizi günahlandıra bilməz. Səs-küylü qonaq, yemək yaxşı deyil - insanlar hamısını idarə edə bilməyəcəyinizi başa düşəcəklər. Rahatlayın. Yaxşı olacaqsan.
Təşkilatçıların üzvləri ilə son yoxlama. Tədbirin keçirildiyi yerə və nə vaxt gələcəyinizin yolları barədə hər kəslə danışdığınızdan əmin olun. Ən çox istəmədiyiniz şey, tədbirin keçirildiyi gün bütün təşkilatçıların sizə zəng etməsidir, çünki arxa girişin harada olduğunu bilmirsiniz.
- Heç kim heç nə deməsə də, bir sual da verməsə də, başqalarının münasibətini qiymətləndirmək üçün əlinizdən gələni edin. Hamısı işlərindən razıdır? Bir-birləri ilə yaxşı münasibət qururlar? Əks təqdirdə, hamı ilə danışın və düyünü çıxartmağa çalışın. Bəlkə kimsə başqa bir şöbəyə sığacaq və ya başqaları ilə işləyəcək.
Bütün dəvətnamələri və cavabları yoxlayın. Qonaqları Excel cədvəlində siyahıya alın və insanların sayını hesablayın. Tədbirlərin əksəriyyəti üçün təsdiqlənmiş iştirakçıların sayı olacaqdır deyil tədbirdə həqiqətən iştirak edən insanların sayını göstərir. 50 təsdiqləyiciyə sahib ola bilərsiniz, amma sonunda yalnız 5-i var və ya 500 nəfərədək iştirak edir. Doğrulayıcıların sayını bilməli olduğunuz halda, çox az və ya çox iştirakçı olduqda vəziyyəti həll etməyə hazır olun!
- VIP qonaqlara tədbir barədə xatırlat. "Ah, düz. Sabah deyilmi?" Deyənlərin sayına təəccüblənəcəksiniz. Sadə bir zəng və ya mətnlə bunun qarşısını almaq olar.
Tədbir keçirilən yerə gedin və hamısının hazır olub olmadığını yoxlayın. Otaq səliqəlidir və hazırdır? Elektron cihazlar quraşdırılıb və işləyir? Lazım gələrsə hər hansı bir cihazı əvvəlcədən qura bilərsinizmi? Heyət tədbirə tam hazırdırmı?
- Tədbirin kifayət qədər tərəfdarının olub-olmadığını yoxlayın. Təbii ki, ehtiyacınızdan daha çox tərəfdarınız olsa yaxşıdır. Birisindən təcili bir vəziyyət istəməli, qonaqdan xəbərdar olması üçün kiməsə ehtiyacınız ola bilər və ya gözləmədiyiniz bir problemi həll edə bilərsiniz. Yoxsa bilirsiniz, sizə daha çox qəhvə tökmək üçün birinə ehtiyacınız ola bilər.
Tədbir iştirakçıları üçün dəstlər hazırlayın. Bu dəstə bir su şüşəsi, bir şirniyyat çubuğu, yapışqan not, bir qələm, bir broşura və ehtiyac duyduğu hər hansı digər məlumat daxil ola bilər. Kiçik suvenirlər əlavə etmək istəsəniz də yaxşı bir fikirdir.Bu, tədbirin yaxşı təşkil olunduğunu və eyni zamanda qonaqlara dəyər verdiyini göstərən möhtəşəm bir məqamdır.
- Bu dəst qonaqlar və ya təşkilatçılar üçün və ya hər ikisi üçün ola bilər! Bir granola çubuğu və bir tük qələmi kimdən xoşlanmır?
Tədbir məlumatlarını planlaşdırın (iş vərəqi və ya iş vərəqəsi). Budur vaxta və / və ya bölməyə bölünən bütün lazımi məlumatların siyahısı. Əhəmiyyətli fəaliyyətlərlə bir neçə dəqiqədə bir tapşırıq proqramı hazırlayın. Çalışan vərəqin şablonu tamamilə sizin qərarınıza gələcəkdir. Asan oxumaq üçün məlumatları minimuma endirməyə çalışın.
- Həqiqətən çətindirsə, bunları qur növlər fərqli bir işləmə hesabatı faydalı ola bilər. Natiqlərin daha çox harada və nə vaxt gələcək qonaqların siyahısını bilmək istəmələri daha yüksəkdir. Təşkilatçılar avadanlıqların siyahısını, vaxtlarını və təmizləmə planlarını istəyəcəklər. Çalışan vərəqi qurmaq üçün kifayət qədər vaxtınız olduqda, bunu olduqca faydalı tapacaqsınız.
Tədbirin keçirildiyi yerə gətiriləcək əşyaların siyahısını düzəldin. Tədbirə çatanda nə pis olacaq, hər şey hazırdır, hamı hamınız oradasınız və evdə 12.000 fincan unutduğunuzu başa düşürsünüz? Bu pisdir. Sən hamısını məhv etdin. Buna görə bir siyahı hazırlayın, bir daha yoxlayın və hazırlamaq üçün bütün maddələri gətirin!
- Əşyalar müxtəlif yerlərə səpələnmişsə, hər bir şəxsə müəyyən bir vəzifə verin. Bunu edərkən, çaxnaşma içində bu əşyaları toplamaq və toplamaq üçün 8 saat sərf etmək lazım deyil. "Bir ağac cavan olmur, üç ağac bir yerə yığılır, beləliklə dağ hündürdür" - deyirlər qədimlər.
Metod 4-dən 4: Tədbirin tarixinə nəzarət edin
Təşkilatçılar və könüllülərlə tədbir məkanına erkən gəlin. Hamının hazır olduğundan və elektronikanın düzgün işlədiyinə əmin olun. Son dəqiqə suallarınız varmı? Vaxt varsa gəlin alkoqolsuz içkilər içək, paylaşaq, hamını həvəsləndirək və istirahət edək! Sən bunu edə bilərsən. Sən hazırsan.
- Təşkilatçıya xüsusi bir nişan taxdığına və ya əlində bəzi tanınan əşyaları daşıdığına əmin olun, beləliklə tədbir iştirakçıları ehtiyac olduqda kömək ala bilərlər. Bəzən xaki kostyumları kifayət deyil.
İçəridə hər cür şey və çöldə. Poçt qutusundakı şarlara ehtiyacınız var? Otağın küncündə afişalar? Bəs qapı və dəhliz boyunca? Tədbirin keçirildiyi yerə çatmaq üçün qonaqlarınız xaotik bir labirentdən keçməli olsalar, sizə rəhbərlik etmək üçün bir çox işarələr qoymalısınız.
- Binanın qarşısındakı xoş plakatlar və digər məlumat lövhələri xüsusilə faydalı olacaqdır. İnsanların tədbirin keçirildiyi məkanı küçədən dərhal tanımasını istəyərsiniz. Bununla əlaqədar təəccüblənəcək bir şey yoxdur!
- Tədbirdə ön büro və qeydiyyatdan keçmiş qonaqlar var. Qonaqlar qapıdan içəri girəndə tam olaraq nə etməli olduqlarını görməlidirlər. Əks təqdirdə, bir qeyri-müəyyənlik və narahatlıq vəziyyətində dolanacaqlar. Yuxarıda göstərilən qəbul bölməsini xatırlayırsınız? Zəhmət olmasa qonağı qarşılamaq və cavablandırmaq üçün qapının yanında duracaq birini təyin edin.
- Üzən musiqi! Musiqi tədbirdəki utancaq atmosferi siləcək.
Tədbir iştirakçılarının nələrin baş verdiyini bildiyinə əmin olun. Natiq gecikirsə, tədbirin təxirə salınması barədə bildiriş göndərməlisiniz. Yemək gözləniləndən daha uzun çəkərsə, tədbirdə iştirak edən qonaqlar cədvəldəki dəyişikliklərdən xəbərdar olmalıdırlar. Tədbirlərin planlaşdırıldığı kimi getməsi çox nadirdir - buna görə cədvəllər yaxından izlənmədikdə, tərəflərin əlaqə saxladığına əmin olun.
Fotoşəkil çəkin! Bunu qeyd etmək istəyə bilərsiniz. Eyni zamanda, insanlar hadisənin anlarını çəkmək üçün kamera tutan birisini görəndə həyəcanlanacaqlar. Sponsorunuzun bannerinin, bannerinizin, salamlama qapısının, qəbul sahəsinin və s.-nin şəklini çəkin. Bu şəkillərdən gələn il üçün də istifadə edə bilərsiniz!
- Mümkünsə, bir dostunuzun və ya peşəkar fotoqrafın işi görməsinə icazə verin. Görəcək qədər işin var! Qonaqlar ilə söhbət etməli və yemək yeməlisən, belə ki, fotosessiyanı başqası görməlidir.
Tədbirdən sonra sənədlərin qoyulması. Qonaqların qavrayışında bir fikir yaratmış olmalısınız və hadisəni konkret düşüncələr, düşüncələr və ya hərəkət etmək əzmi ilə tərk etmələrini istəyərsiniz. Buna görə broşura və ya özləri ilə gətirə biləcəkləri hər hansı bir əşyanı hazırlayın sonra hadisə.
- Bu bölmə üçün son hadisə üçün sorğu keçirməyi düşünə bilərsiniz. Növbəti tədbirdə fikirlərini, nələri yaxşılaşdıracaqlarını və nə istədiklərini danışmaları üçün bir vasitə təmin edin. Əlbətdə necə qarışa bilərlər!
Tədbir keçirilən yerləri təmizləyin! Elektrik sayğacınızı yoxlayın, bannerləri götürün, mebelləri təmizləyin və s. Saytın əvvəlki vəziyyətinə qayıtmasını istəyəcəksiniz - xüsusən kirayə haqqını ödəyib geri qayıtmaq istədiyiniz zaman. Ayrıca yer təminatçınız tərəfindən irəli sürülən əlavə ödənişlərdən də qaça bilərsiniz. Təmizləmə prosesi mümkün qədər sürətli və zərif olması üçün işi bərabər şəkildə bölün.
- Heç bir qiymətli əşyanın geridə qalmadığına əmin olmaq üçün yenidən yoxlayın. Əgər belədirsə, itirilmiş bir maddə iddiası formasını hazırlayın.
- Bir şeyə zərər verdiyiniz təqdirdə, yeri icarəyə götürmək üçün əlaqə saxladığınız şəxsə bildirin. Dürüstlük və səmimiyyət həmişə ən yaxşı münasibətdir.
- Mümkün qədər zibil götürün. Ondan sonra texniki xidmət şöbəsi vəzifəsini icra edəcək.
Tədbir sonrası bütün missiyalara diqqət yetirin. Təşkil etdiyiniz tədbirin növünə görə, tədbirdən sonra edəcəyiniz bir şey olmaya bilər və ya gözləyən qəbzlərin yanında təşəkkür etmək üçün uzun bir adam siyahısı olacaqdır. İşə başlamaq üçün bəzi fikirlər:
- Təşkilat komitəsinin bütün üzvlərinə, xüsusən sponsorlara və könüllülərə təşəkkür edirəm. Onsuz bir tədbir təşkil edə bilməzsiniz!
- Pul məsələlərini tamamlayın və həll edin. Bu mümkün qədər tez edilməlidir, daha az qüsur daha yaxşıdır.
- Sizə kömək edənlərə təşəkkür partiyasına ev sahibliyi edin. Komanda yoldaşlarınızın minnətdarlıq hiss etməsini və eyni zamanda sponsorlarınızın dəyişiklik və yaxşı bir səbəb gətirdiyini görməklərini istəyərsiniz.
- Suvenirlər və ya digər nəşrləri maraqlı tərəflərə paylayın.
- Fakturaları sponsorlara və digərlərinə köçürün.
- Fotoşəkilləri tədbirin onlayn səhifəsində yerləşdirin.
Təcrübələrdən öyrənmək və növbəti dəfə daha yaxşısını etmək üçün bir görüş keçirin. Hər şey bitdikdən sonra nəyi başqa cür etmək istərdiniz? Nə işləyir, nə yox? Belə bir tədbirə ev sahibliyi etmək istərdinizmi? Nə öyrəndin?
- Hər kəsdən cavab alsanız, hamısını oxuyun. Qonaqlardan cavab almasanız da, tədbir təşkilatçılarından soruşun! Necə düşünürlər? O zamandan zövq aldılar? Yəqin ki, yalnız granola çubuğu və qələm pulsuz olduğu üçün deyilmi?
Məsləhət
- Hazırlanacaq sənədlərin siyahısı:
- Müvəqqəti büdcə
- Tədbirlərin cədvəli (tədbirdəki hər proqramın vaxtı)
- Dəvət
- Qonaqlar siyahısı
- Hərəkət planı
- İş qrafiki (tamamlama qrafiki)
- Mətbuat açıqlamaları üçün sənədləşmə
- Nitq
- İştirakçıların siyahısı
- Tərəflərin çıxışları (məruzəçinin tərcüməsini əlavə edin)
- İş proqramı
- Cədvəl dəqiqələrə bölünür
- Əlaqə şəbəkə siyahısı (təşkilçinin telefon nömrəsi)
- Gətiriləcək əşyaların siyahısı
- Tamamlanacaq tapşırıqların siyahısı
- Tədbir hesabatları (mətbuata və digərlərinə)
- Tədbirdən əvvəl aşağıdakı sahələrdən məsul olan şəxsləri / şöbələri təyin edin:
- Donorlar
- İştirakçılar
- Mühüm qonaq, natiq
- Bu məhsulları dizayn edin, çap edin, toplayın və qiymətləndirin
- Mükafatlar, xatirə hədiyyələri, hədiyyələr, afişalar, sertifikatlar
- Nəqliyyat vasitələri, iaşə yerləri, tədbir məkanı tənzimləmələri, dekorasiya, arxa planlar, parklanma
- Media, PR (xarici əlaqələr), Marketinq
- Yer seçərkən və qiymətləri müzakirə edərkən nəzərə alınacaq amillər:
- Saytın tutumu (rəsmi iştirak etməyənlər istisna olmaqla, iştirakçıların sayı)
- Yemək mövcudluğu (yeməklərin həmin məkanda olması halında)
- Saat (tədbirin başlama və bitmə vaxtı)
- İşıqlandırma (hadisə gecə baş verərsə)
- Kondisioner var ya yox
- Tələb olunan avadanlıq təmin edilir (mikrofon, dinamiklər və s.)
- Mebel (mebel, masa dəsmalları və s.)
- Məkanda musiqi və əyləncə tədbirləri keçirilə bilərmi (daha az rəsmi şou ilə)
- Generator
- Məkana asanlıqla giriş - məkan şəhərin mərkəzində olub-olmaması (nümayəndələrin çətinlik çəkmədən iştirak edə bilməsi)
- Təşkilatçılar üçün xüsusi otaq, soyunma otaqları və s.
- ümumi xərc
- Tədbir günü aşağıdakılara cavabdeh olan şəxsi / şöbəni təyin edin:
- Ümumi koordinasiya
- Ayaqyolu
- Yemək
- Sahədə işləyir
- Aparıcı (MC)
- Kompüterlər, proyektorlar
- Fotoqraf
- Resepsiyonist
- Sıxlıq nəzarəti və izdihamla PR
- Park yeri
- Qoruyun
- Sənədləri və materialları paylayın (hədiyyə və sertifikatlar konkret şəxslərə, eləcə də bütün tədbir iştirakçılarına)
- Tədbir tarixinə qərar verərkən nəzərə alınacaq amillər:
- Əsas qonaq və digər VIP qonaqlar gün üçün hazır olacaqlar
- Hədəf auditoriyanız üçün hansı gün daha yaxşıdır?
- Hər zaman işinizi və vəzifələrinizi başqasına təhvil verməyəcəksiniz.
- İş məsuliyyət daşıyır.
- Vaxtında. Gecikmisinizsə, işi tam olaraq dərhal bildirməli olduğunuz şəxsə bildirin.
- Problemlər ortaya çıxdıqda başqalarını günahlandırmayın, çox düşünməyin və daha çox stresə səbəb olun, problemi həll etməyin yollarını tapın.
- Fövqəladə hallar üçün evakuasiya planınız olduğuna əmin olun. Tədbiriniz geniş miqyasdadırsa, polis və həkimlərin növbətçi olduğundan əmin olun.
Xəbərdarlıq
- Çaxnaşma və ya stres etməyin. Sakit duruş daha yaxşı nəticələrlə nəticələnəcəkdir.
- Hər vəziyyətə hazır olun. Bəzən sizin nəzarətinizdən kənar şeylər olacaq. Təşkilatçıların birisisinizsə, kimsə sizə bağıranda qəzəblənməyin, o adam sadəcə gərgin ola bilər. Bir əlaqələndiricisinizsə, stres və ya çaxnaşma etməyin. Xahiş edirəm sakitcə hər şeyi edin. Mümkün vəziyyətləri və bu vəziyyətdə nə edəcəyinizi düşünməyə çalışın.
