MəZmun

• Addımlar
• 2 -nin 1 -ci hissəsi: İş məktubu formatı
• 2 -ci hissə 2: İş məktubunu necə yazmaq olar
• İpuçları

Öz işiniz varsa, yəqin ki, müştərilərinizə iş məktubları yazmalısınız. Məqsədlər fərqli ola bilər: yeni hadisələr və ya şərtlər haqqında məlumat vermək, şirkət adından müştəri şikayətlərinə cavab vermək. Yazmağın səbəbindən asılı olmayaraq, hər zaman peşəkar bir ton və iş tərzi saxlamaq vacibdir.

Addımlar

2 -nin 1 -ci hissəsi: İş məktubu formatı

1. 1 Peşəkar bir antetli kağızdan istifadə edin. İş məktubu şirkətinizi təmsil edir. Bu baxımdan məktubun müvafiq forması olmalıdır. Ayrıca, şirkətinizin loqotipini və ya markasını istifadə etməyi unutmayın.
   • Microsoft Word üçün hazır rəng şablonlarından istifadə edərək məktub başlığı yarada bilərsiniz. Həqiqi bir şirkət loqotipindən və ya markasından istifadə edin.
2. 2 Mətn redaktoru açın. Bütün şirkət iş məktubları həmişə kompüterdə yazılmalıdır.
   • Yeni bir sənəd yaradın və kənarları 2,54 santimetr olaraq təyin edin.
   • Times New Roman, Georgia və ya Arial kimi bir serif yazı tipi istifadə edin. Belə ki, şriftin ölçüsü 12 -dən çox olmamalıdır, lakin 10 -dan az olmamalıdır. Şriftin növü və ya ölçüsü məktubun oxunaqlılığına mənfi təsir göstərməməlidir.
   • Tək sətir aralığından istifadə edin.
3. 3 Blok şəklini fərdiləşdirin. Blok forması iş məktubları üçün ən çox yayılmış formattır. Qurmaq və izləmək də ən asandır. Hər bir maddə əsaslandırılır və bir boşluqla ayrılır. Səhifənin yuxarıdan aşağıya doğru sıralanması üçün iş məktubunda aşağıdakı maddələr olmalıdır:
   • Bu günün və ya məktubun göndərildiyi tarix. Tarixi daxil etməyi unutmayın, çünki göndərən və alan tərəfindən mühasibat uçotu, həm də hüquqi məqsədlər üçün istifadə olunur. Dəqiq tarixi verin.
   • Göndərənin ünvanı. Bu standart formatda ünvanınızdır. Ünvanınız artıq məktubun başlığında yazılıbsa, bu addımı atlaya bilərsiniz.
   • Gedən ünvan. Məktubu alanın adını və ünvanını daxil edin. "Usta" və ya "Xanım" ünvanından istifadə edə bilərsiniz. Beləliklə, alıcı Nina Serovadırsa, həm "Xanım Nina Serova", həm də "Nina Serova" yaza bilərsiniz.
   • Salamlar. "Hörmətli Xanım Serova" və ya "Hörmətli Nina Serova" yaza bilərsiniz. Məktubu kimin oxuyacağından əmin deyilsinizsə, "Hörmətli Cənablar" yazın. "Bütün maraqlı tərəflərin məlumatı üçün" variantı da var, amma ünvan sahibi məlum deyilsə, son çarə olaraq qalmalıdır.
   • Məktubun əsas hissəsi. Bu hissə növbəti hissədə daha ətraflı müzakirə olunacaq.
   • Son hissə və imza. Yazın: "Hörmətlə" - və ya: "Ən yaxşı diləklər".

2 -ci hissə 2: İş məktubunu necə yazmaq olar

1. 1 Hədəf auditoriyanızı müəyyənləşdirin. Məktubun tonu tamaşaçıdan asılı olmayaraq həmişə peşəkar qalmalıdır, lakin söz və dil vasitələrinin seçimi məktubun ünvanından asılıdır. Məktub başqa bir şirkətin İK departamentinə aiddirsə, daha rəsmi bir dildən istifadə edilməlidir. Müəyyən bir müştəriyə müraciət edərkən qeyri -rəsmi və sadə bir dilə müraciət edə bilərsiniz.
   • Həm də anlaşılmazlıqların qarşısını almağa kömək edəcək. Oxucu üçün anlaşılmaz olan terminlərdən istifadə etməyin. Məsələn, müştərilər şirkətinizdəki kosmik proqram üçün istifadə olunan qısaltmaları bilmirlər, buna görə məktubunuzda istifadə etməyin.
   • İş yazmağın ən vacib qaydası mətnin aydın, qısa və nəzakətli olmasıdır.
2. 2 İlk sətirdə məktubun məqsədini bildirin. Məktubun məqsədini düşünün. Yeni bir ofis ünvanı təqdim etmək istəyirsiniz? Borc haqqında müştəriyə xatırlatmaq? Şikayətə cavab verilsin? Məktubun ilk cümləsini yazmaq lazım olanda bunu unutmayın. Qeyri -müəyyən ifadələr işlətməyin və birbaşa mətləbə keçin.
   • Bir şirkət sahibi olaraq fikirlərinizi bildirirsinizsə birinci şəxsə yazın. Bir şirkət və ya təşkilat adına müraciət edirsinizsə ikinci şəxsə yazın.
   • Birmənalı olmayan ifadəni istifadə edin: "Sizə bununla məlumat veririk" - və ya: "Bununla bununla aşağıdakıları bilmək istəyirik." Əgər şirkətin sahibi kimi müraciət edirsinizsə, birinci şəxsə yazın: "Sizinlə əlaqə saxlamaq istəyirəm", və ya: "Bu yaxınlarda öyrəndim ..., buna görə də istərdim ...".
   • Məsələn, siz (şirkətin sahibi) Nina Serovaya bir aylıq borc haqqında məlumat vermək istəyirsiniz. Məktubunuza belə başlayın: "2015 -ci ilin mart ayından etibarən hesabınızda borc olduğunu bildirmək istəyirəm."
   • Bir şirkətin işçisisinizsə və şirkətinizin kosmik proqramı ilə bağlı müştəri şikayətinə cavab verirsinizsə, belə başlayın: "Marsın kolonizasiya proqramı ilə bağlı fikirlərinizi aldıq."
   • Bəzən oxucuya bir yarışmada qalib gəldiyini və ya bir təhsil müəssisəsində yer aldığını söyləmək lazımdır. Bu şəkildə başlayın: "Məlumat verməkdən məmnunam ...", - və ya: "Məlumat verməkdən məmnunuq ...".
   • Pis xəbərlər verməlisinizsə, bu cümlə ilə başlayın: "Təəssüf hissi ilə sizə xəbər veririk ...", - və ya: "Diqqətlə araşdırıldıqdan sonra qərar verildi ...".
3. 3 Etibarlı bir səs istifadə edin. Rəsmi nitqdə passiv səs tez -tez istifadə olunur, ancaq məktubun mətnini monoton və ya anlaşılmaz edə bilər. Etibarlı bir səs, məlumatın həlledici bir tonda çatdırılmasına imkan verir.
   • Passiv səs nümunəsi: "Hansı addımlar atıla bilər?" Bu vəziyyətdə "addımlar" mövzusu hərəkətin icraçısı deyil, hərəkəti öz üzərində yaşayır.
   • Etibarlı bir səs nümunəsi: "Hansı addımları ata bilərik?" Bu versiyada fikri aydın və aydın şəkildə çatdırmağa imkan verən aktiv bir səs istifadə olunur.
   • Bəzən passiv səs mesajınızı çatdırmağa və səhv və ya çirkin bir fakta çox diqqət çəkməməyə imkan verir. Yalnız bu vəziyyətdə istifadə edin. Adətən etibarlı səsə üstünlük verilir.
4. 4 Əvvəlki hadisələrə keçid və ya oxucu ilə ünsiyyət. Borc haqqında əvvəllər Nina Serovaya məlumat vermiş ola bilərsiniz. Oxucu sizin kosmik proqramınızdan narazılığını son konfransda ifadə edə bilərdi. Əgər artıq ünsiyyət qurmusunuzsa, bu faktı xatırlat. Oxucu vacib detalları xatırlaya biləcək və məktubunuz daha vacib və təcili olacaq.
   • "Əvvəlki məktubda olduğu kimi ...", "Keçən ay vaxtında ödədiyinizə görə təşəkkür edirəm" kimi ifadələr istifadə edin və ya: "May ayında konfransda konstruktiv şərhlərinizi eşitməkdən məmnun olduq."
5. 5 Kömək istəyin və ya kömək edin. Nəzakətli bir istəklə müsbət bir ton seçin və ya kömək şəklində əməkdaşlıq təklif edin.
   • Tutaq ki, bir şirkətiniz var və müştərini borc ödəməyə inandırmaq istəyirsiniz. Bu ifadəni istifadə edin: "Köməkinizə və dərhal ödəməyinizə görə minnətdar olaram."
   • Bir şirkət adından yazırsınızsa, "İK menecerimizlə sizin üçün şəxsi görüş təşkil etmək istərdik" ifadəsini istifadə edin.
   • Bütün mümkün suallara cavab verməyi və oxucunun şübhələrini aradan qaldırmağı təklif edin. Misal: "Suallarınızı cavablandırmaqdan və ya ödənişlə bağlı şübhələri aradan qaldırmaqdan məmnun olarıq", - və ya: "Proqramımız haqqında daha ətraflı məlumat almaq istəyirsinizmi?"
6. 6 Məktubu tamamlayın. Öz tərəfinizdən və ya müştəri tərəfdən bir hərəkətə çağırışdan istifadə edin. Bu, müəyyən bir müddət ərzində borcu ödəmək istəyi və ya müştəri ilə görüş təşkil etmək təklifi ola bilər.
   • Gələcəkdə ünsiyyət qurmaq ümidi ilə bir təklif yazın: "Gələn həftə büdcə iclasında sizinlə görüşməyi səbirsizliklə gözləyirik" və ya: "Ofisimizdə görüşdüyümüz zaman sizinlə bu mövzuları daha ətraflı müzakirə etməkdən məmnun olarıq. . ”
   • Sənədlərin məktuba əlavə olunduğunu göstərin. "Keçən ay üçün bir faktura göndəririk" və ya: "Kosmik proqramın bir nüsxəsi məktuba əlavə olunur" kimi bir söz əlavə edin.
   • Sonda bir söz bağlayın. Müştərilər üçün ən yaxşısıdır: "Hörmətlə", - və ya: "Ən yaxşı diləklər".
   • Qəriblərə rəsmi məktublarla "Hörmətlə" ifadəsini istifadə edin.
   • Bir insanı tanıyırsınızsa və ya onunla əməkdaşlıq edirsinizsə "Ən yaxşısı" yazın.
7. 7 Səhvləri düzəlt. Məktubda qrammatik səhvlər olarsa, düzgün format və ifadə heç bir rol oynamayacaq!
   • Passiv səsin bütün hallarını tapmağa və uyğun düzəlişlər etməyə çalışın.
   • Uzun və qarışıq cümlələrə diqqət yetirin. İş məktubunda "Daha yaxşı daha az yaxşıdır" qaydası tətbiq olunur, buna görə uzun cümlələr atılmalıdır.

İpuçları

• Məktubu astarlı A4 kağızına çap edin. Poçt göndərirsinizsə, məktubu üç dəfə qatlayın və standart bir zərfə qoyun.