MəZmun

• Addımlar
• İpuçları
• Xəbərdarlıqlar

Ofisdə işin düzgün təşkili üçün sənədlərin effektiv uçotu və saxlanması sisteminin olması çox vacibdir. Sənədlərə çıxışı olan insanların sayından asılı olmayaraq, sistem elə qurulmalıdır ki, hər kəs lazım olan sənədi tapa bilsin. Sənədlərin qeydiyyatı və saxlanması sistemindən istifadə etmək çətindirsə, bütün sənədləri sənədlər kabinetində itirmək qorxusuyla əlinizdə qoymağa başlayacaqsınız, nəticədə masanızda çoxlu kağız yığılacaq.

Addımlar

1. 1 Bir sənəd sistemi seçin. Nə olursa olsun, hər şeydən əvvəl məntiqi olmalıdır ki, hər bir sənədin yerini dəqiq biləsiniz. Mümkün həllər:
   • Əlifba sırası ilə. Sənədlərinizin əksəriyyətində müştərilərin, xəstələrin və ya müştərilərin adları varsa bu sistem daha yaxşı işləyir.
   • Mövzu və ya Kateqoriyalar: Əksər sistemlər mövzu və ya kateqoriyaya görə təşkil edilir, düzgün təşkil edildikdə əla işləyir, lakin düzgün təşkil edilmədikdə çox qarışıqdır.
   • Nömrələnmiş / xronoloji. Bu sistem, alış sifarişləri və ya reseptlər kimi nömrələnmiş və ya tarixli sənədlər üçün ən yaxşı şəkildə işləyir.
2. 2 Şkaflarda asma qovluqlardan istifadə edin. Asma qovluqlar çıxarıla bilməz, qutulardan çıxardacağınız zərflərin saxlayıcısı rolunu oynayır.
3. 3 Sənədləri kateqoriyalara yığın. Yığın hündürlüyü 5 sm -dən çoxdursa, onu alt kateqoriyalara bölün. Yığın çox aşağıdırsa, başqa bir yığınla birləşdirin və adını dəyişin. Yığınların adları, hansı bir sənəd göndərmək istədiyinizi asanlıqla müəyyən etməyə imkan verməlidir.
4. 4 Hər bir yığını kağız zərfinə qoyun və aydın şəkildə etiketləyin. Sənədlərinizə daha təmiz bir görünüş vermək üçün ləkələnməkdənsə, mərkəzləşdirilmiş sekmeli qovluqlardan istifadə etmək daha yaxşıdır.
5. 5 Zərfləri asılmış qovluqlara yerləşdirin. Əksər sənədlər üçün müntəzəm asılan qovluqlar işləyəcək, lakin qalın və ya alt kateqoriyalı sənədlər üçün düz dibli qovluqlardan istifadə edin. Qovluqları istədiyiniz qaydada düzəldə bilərsiniz, ancaq bunun üçün ümumiyyətlə əlifba sırası ilə sistem istifadə olunur.
6. 6 Asılı olan qovluqları zərflərlə eyni adlarla etiketləyin. Şaquli bir sənəd kabineti istifadə etmirsinizsə, bütün plastik çubuqları qovluğun sol tərəfində yerləşdirin. İkinci vəziyyətdə, qovluqları öndən arxaya deyil, soldan sağa açıq bir çekmecədə yerləşdirərkən, nişanları sağa yerləşdirin.
7. 7 Ehtiyat qovluqlar və zərflər sənəd kabinetinin yaxınlığında qatlanmalıdır ki, əlinizdə mövcud qovluqlara aid olmayan bir sənəd olanda həmişə tez bir qovluq əlavə edə biləsiniz. Çox qalın və ya nazik olan qovluqlardan istifadə etməyin. Sənədləri yenidən təşkil edərkən qovluq adlarını dəyişdirməyi unutmayın.
8. 8 İlin sonunda bütün qovluqları çıxarın, eyni kateqoriya adları olan yeni kağız qovluqlarını etiketləyin və sənəd kabinetlərinə yerləşdirin. Lazım olan sənədlərin bir hissəsini cari qovluqlara köçürmək üçün köhnə qovluqlardan keçin, qalanını isə arxivə göndərin.

İpuçları

• Fayl kabinetinizin daha təsirli görünməsini təmin etmək üçün rəngli etiketləri kompüterinizə yazdıraraq rəng kodlu qovluqlar istəyə bilərsiniz. Ancaq dəyişiklik etmək lazım olduqda, məsələn, bir qovluq əlavə etsəniz, doğru rəngli qovluqların tükəndiyini və qovluğu əllə imzalamalı olduğunuzu gördükdə əsəbiləşə bilərsiniz. Sadəlik ən təhlükəsiz şeydir.

Xəbərdarlıqlar

• Heç vaxt "Müxtəlif" adlı bir yığın yaratmayın, əks halda bu sənədləri heç vaxt təsnif etməyəcəksiniz.
• Bir sənəd sistemi qurduqdan sonra, sənədlər kabinetində qaydada saxlayın. Sənədləri sıralamaq və masanızdan çıxarmaq üçün hər gün vaxt ayırın. Sənəd kabinetinizin üstünə dərin bir sənəd səbəti yerləşdirmək istəyinə qarşı durun, əks halda onu doldurub dağınıq bir anbarla başa vuracaqsınız.