Bir müştəri xidmətinə bir e-poçt göndərin

MəZmun

Addımlamaq
3-dən 1-ci hissə: Veb saytına baxmaq
3-cü hissə 2: E-məktubu yazın
3-ün 3-cü hissəsi: Nəzakətli olun
Xəbərdarlıqlar

Bəzi insanlar bir şirkətin müştəri xidmətləri şöbəsinə bir e-poçt göndərməkdə çətinlik çəkirlər. Keçmişdə həqiqətən kağıza qoyulduğu halda belə bir məktubu elektron poçt şəklində necə tərtib edirsiniz? Müştəri xidmətinə sual verəndə hansı növlər və ya protokollar tətbiq olunur? Bu, sənayeyə, bölgəyə və mədəniyyətə görə dəyişsə də, e-poçtunuzun müştəri xidməti tərəfindən düzgün qəbul edilməsini təmin edən bəzi ümumi qaydalar mövcuddur.

Addımlamaq

3-dən 1-ci hissə: Veb saytına baxmaq

Cavab axtarın. Bir şirkətin müştəri xidməti komandasına bir e-poçt yazmazdan əvvəl, cavabın yalnız veb saytda olmadığından əmin olun. Bir çox şirkət, veb saytının xüsusi səhifəsində, ümumiyyətlə "Suallar" və ya "Tez-tez verilən suallar" başlığı altında tez-tez verilən sualların cavablarını yerləşdirir.
- Bu səhifələri ümumiyyətlə səhifənin altına qədər sürüşdürərək sonra "Əlaqə" və ya "Müştəri Xidmətləri" nə basaraq tapa bilərsiniz.
"Müştəri xidmətləri" səhifəsini tapın. Veb saytın altındakı bir bağlantı görmürsənsə, bəzən sözü axtarış qutusuna yazaraq səhifəni tapa bilərsiniz. Ümumiyyətlə ana səhifənin sağ üst küncündə böyüdücü şüşə işarəsi olan bir sahə görəcəksiniz. "Müştəri xidməti" və ya "əlaqə" kimi şərtləri yazın və sonra enter düyməsini basın.
- "Əlaqə" səhifəsinə ümumiyyətlə müştərilərin şikayət və ya şərh yaza biləcəyi bir e-poçt forması daxil edilir.
  - Göndərilən mesajın bir nüsxəsini alacağınızı yoxlamaq üçün bu səhifəni yoxlayın; yoxsa veb saytında şəxsi e-poçt hesabınızdan əldə edə biləcəyiniz bir e-poçt ünvanı axtarın ki, yazışmalara dair sübutlarınız olsun.
Axtarış qutusundan istifadə edin. Müştəri xidməti e-poçt ünvanını tapmaq üçün istifadə etdiyiniz eyni pəncərədə bir sual vermək istədiyiniz mövzunu axtarın. Mövzunu və ya sualı bu şəkildə axtarırsınızsa, e-poçt göndərmədən cavabı tapa bilərsiniz.
- E-poçt göndərdiyiniz zaman ağıllı görünmək istəyirsinizsə, bu da vacibdir. Cavab veb saytda açıq şəkildə göstərildiyi zaman bir şey soruşsanız, müştəri xidmətinə tələbkar və tənbəl olduğunuzu və bu səbəbdən zərərli olduğunuzu düşünə bilərlər.
- Həm də tez-tez verilən suallara (FAQ) baxın. Tez-tez vermək istədiyiniz sual artıq verilən suallara daxil edilir. Buna görə əksər veb saytlarda müştəri xidmətlərinə göndərilən elektron poçtları minimuma endirmək üçün belə bir səhifə var.
Şirkət siyasətlərini nəzərdən keçirin. Axtarış qutusu və ya suallar vasitəsilə sualınıza cavab tapa bilmirsinizsə, yenə də "Haqqımızda" səhifəsində və ya geri qayıtma qaydasında axtarış edə bilərsiniz. Yenidən veb saytın altına keçin və orada hansı əlaqələrin olduğunu görün. Sualınızın cavabını ehtiva edən bir əlaqə axtarın: bizim haqqımızda, sifariş və çatdırılma, geri qaytarma, zəmanət və təmir və s.
- Bu linklərdə cavab tapa bilməməyinizə baxmayaraq, e-poçtunuzda istifadə edəcəyiniz şirkət haqqında əlavə məlumat tapa bilmək üçün səhifələrə baxmaq hələ də faydalı ola bilər.

3-cü hissə 2: E-məktubu yazın

Şikayət və ya iltifat olduğunu müəyyənləşdirin. Müştəri xidmətinə göndərilən bütün mesajların şikayət və ya sual olması lazım deyil. Bəlkə də onlara yaxşı xidmət üçün təşəkkür etmək istəyirsən. Sualları olan e-poçtlar kimi müsbət e-poçtlar da açıqdır.
- Şikayəti telefonla bildirmək bəzən daha sürətli və daha birbaşa olduğu bir həqiqətdir. E-poçt təşəkkürlərinizi bildirmək və ya dərhal cavab tələb etməyən bir sual vermək üçün daha yaxşı işləyir, ancaq problemi dərhal həll etmək istəyirsinizsə, zəng edin.
Aydın bir mövzunu yazın. E-poçtun mövzusunun aydın və mənalı olduğundan əmin olun. Müştəri xidməti nümayəndəsinin əvvəlcə e-poçtunuzu görməsini istəyirsiniz, buna görə daha sürətli bir cavab alacaqsınız. Mövzunu qısa saxlayın, elektron poçtunuzu qısaca xülasə etdiyinə və işçinin e-poçtu tez bir zamanda açmağa məcbur olduğunu hiss etdiyinə əmin olun.
- Məsələn: "Köpek zəmanət kartı yedi - dəyişdirməyə ehtiyac var"
Bir təbriklə başlayın. Yaxşı bir mövzu ilə tanış olduqdan sonra növbəti addım müştəri xidməti nümayəndəsini salamlamaqdır. Dərhal probleminizlə başlamayın. Telefonda kimisə xoş qarşılayırsan, elə deyilmi? "Ən yaxşı müştəri xidməti" kimi sadə bir şey ola bilər.
- Salamınıza əlavə edəcək bir ad tapmağa çalışın. Kiçik şirkətlərdə müştəri xidməti təmsilçilərinin adları bəzən veb saytında verilmişdir, belə ki, onlardan istifadə etməklə mesajınızı daha fərdi edəcək, işləmək daha xoş olacaqdır.
- Salamlamanı bir vergül və ya iki nöqtə ilə başa vurmaq olar. Hörmətli müştəri xidməti, və ya Ən yaxşı müştəri xidməti:
Standart yazı metodlarına sadiq qalın. Standart yazı metodlarından istifadə edərək işçinin hörmətini qazan. Hər şeyi böyük hərflərlə yazmayın və əlavə böyük və ya qalın şriftlərdən istifadə etməyin. Normal durğu işarələri, yazım və böyük hərflərdən istifadə edin. Sonra elektron poçtunuz ciddi qəbul ediləcək.
Nəzakətli bir tonda yazın. Şikayət etsəniz də, məyus olduğunuzu bildirmək istəsəniz də nəzakətlə yazın. Daha sonra bir müştəri olaraq daha çox qiymətləndiriləcək və yəqin ki, daha nəzakətli davranacaqsınız.
Kim olduğunuzu söyləyin. Salamlaşdıqdan sonra özünüzü təqdim edin. Adınızı yazın və necə bir müştəri olduğunuzu və ilk dəfə bir şey sifariş etdiyinizi və ya geri qayıdan bir müştəri olduğunuzu izah edin. Hər iki halda da işçi sizi müştəri kimi saxlamağa üstünlük verəcəkdir. Uyğun olarsa coğrafi yerinizi daxil edin.
Konkret olun. E-poçtunuzda xüsusi bir dil istifadə edin. "Mənim məhsulum" kimi ümumi ifadələrdən çəkinin. Bunun əvəzinə, hansı məhsul və ya xidmətlə əlaqəli olduğunu və bu barədə niyə e-poçt göndərdiyinizi ətraflı təsvir edin. Bütün müvafiq hadisələri təsvir edin ki, işçi problemin nə olduğunu dəqiq bilsin. Bu məlumatları dərhal ilk e-poçtunuza qoyarsanız, uzun bir e-poçt mübadiləsindən qaçınacaqsınız.
- Əgər varsa, məhsulun URL-sindən istifadə edin ki, işçi bunun nə olduğunu dərhal görə bilsin.
- Sifariş nömrənizi də elektron poçtunuza qoyun, çünki əksər işçilər onsuz da sizdən soruşacaqlar. Bu sifariş nömrəsi sifarişin sistemlərindəki vəziyyətinə aiddir.
Sualları aydın şəkildə verin. E-poçtunuzda aydın olun. Kolun ətrafında döyməyin. İşçini salamladıqda və özünüzü təqdim etdikdə, əvvəlki addımda göstərilən eyni dildə, nələrin baş verdiyini izah edən yeni bir hissəyə başlayın.
- Dərhal istədiyiniz təzminatı istəyin. Soruşmağa cəsarət edə bilməzsiniz, ancaq e-poçtunuzdakı utancaqlığınızı kənara qoyun. Qüsurlu bir məhsulun əvəzinə bir şey istəsən, deyin.
Qısa abzaslar yazın. Paraqraflarınızın qısa olduğundan əmin olun. Bir, iki və ya maksimum üç cümləlik bir abzas oxunması daha asandır. Buna görə işçi e-poçtu daha sürətli tarayaraq prioritet olub olmadığını öyrənə bilər və böyük bir mətn bloku yazmısınızsa, mesajınız yığının altına yerləşdirilə bilər, çünki nə demək istədiyinizi dərhal anlamır. .
Sadə bir imza ilə bitirin. İstəyinizi və ya tərifinizi ümumiləşdirən son bir cümlə ilə bir salamlama ilə e-poçtu bitir. "Xeyirxahlıqla" ilə bitirə bilərsiniz, eyni zamanda adınızı və ya e-poçt imzanızı dərhal yerləşdirə bilərsiniz. Ayrıca, "Cavabınızı gözləyirik" deyərək və ya bununla əlaqəli bir şey söyləyərək sürətli bir cavab istədiyinizi göstərə bilərsiniz.
- E-poçt imzası adınızı, işinizi və əlaqə məlumatlarınızı ehtiva edən qısa bir mətn blokudur. Hər zaman yeni bir mesaj altında avtomatik olaraq görünməsi üçün e-poçt hesabınızın ayarlarında bir e-poçt imzası yarada bilərsiniz.
Hələ heç bir əlavə göndərməyin. Hələ ilk mesajı olan qoşmalar göndərməyin. Bir çox veb saytında mesajları oxunmadan zibil qutusuna qoyaraq e-poçtları qoşmalarla dolduran spam filtrləri var.
- CV-nizi Word sənədi kimi əlavə etməyiniz tələb olunduqda əlbəttə ki, bir məktuba əlavə əlavə etməlisiniz.
- İstifadəçi adlarını, şifrələrini və ya kredit kartı məlumatlarını heç vaxt daxil etməyin.
Mesajınızı göndərmədən əvvəl yenidən oxuyun. E-poçtunuz hazır olduqda, çox həvəslə "göndər" düyməsinə basmayın. Mesajınızı pisləşdirəcək hərf və ya yazım səhvlərinin olmadığından əmin olmaq üçün əvvəlcə e-məktubu yenidən oxumalısınız. E-poçtu ağıllı telefonunuza yazsanız da, "iPhone'umdan göndərilmiş" avtomatik mesaj imla səhvləri və ya qrammatik səhvlər üçün bəhanə deyil.
Xatırlatma göndərin. Bir neçə gündən sonra e-poçtunuza cavab almamısınızsa, mesajınız spam qutusuna və ya yığının altına düşmüş ola bilər. Əvvəlki e-poçtu qeyd etdiyiniz bir e-poçt yazın və düzgün qəbul edildiyini soruşun.

3-ün 3-cü hissəsi: Nəzakətli olun

Yaxşı qrammatika və yazım olduğunuzdan əmin olun. Bunu fərq edə bilməzsiniz, amma yaxşı qrammatika və yazım nəzakətli bir tonun bir hissəsidir. Aydın bir şəkildə ünsiyyət qurmaq üçün əlinizdən gələni edirsinizsə, qarşı tərəfə hörmət göstərir və ümumiyyətlə nəzakətli bir insan olduğunuzu göstərirsiniz.
Ağıllı olduğunu göstər. İddialı olmayın, lakin geniş bir lüğət nümayiş etdirərək ağıllı olduğunuzu göstərin. Əgər şirkətin veb saytına nəzər yetirdinizsə və onların siyasətlərini öyrəndinizsə, hər şeyi düzgün oxuduğunuzu göstərə bilərsiniz, amma yenə də sualınıza cavab tapa bilməmisiniz.
Zarafat etməyin. Ağıllı ifadələr və zarafatlar öz yerlərini daşıyır və ən azından ilk yazışmalarda deyil, e-poçtda ciddi qəbul edilməli deyil. Bu cür dil uyğunsuz olaraq qəbul edilə bilər və bir şirkətlə münasibət qurarkən bundan qaçmaq istəyirsən.
- Bir müştəri xidməti nümayəndəsi ilə bir sıra e-poçt göndərdikdən sonra zarafatların qəbul edilməsi və başa düşülməsi ehtimalı yüksəkdir.
Özünüzü aqressiv şəkildə ifadə etməyin. Bir məhsulun və ya xidmətin necə idarə olunduğundan inciyə bilsəniz də, onu qəzəbli bir e-poçtda yerləşdirmək sizi heç yerə aparmaz. Probleminizi hörmət və nəzakətlə müzakirə etsəniz, istədiyinizi daha tez əldə edəcəksiniz.
- Unutmayın ki, duyğularınızı sözlə ifadə etmək çətindir. Bir problemdən üzülürsünüzsə və dərhal həllini istəyirsinizsə, daha yaxşı zəng edin.
Sadiqliyinizi və minnətdarlığınızı qeyd edin. Hər zaman şirkətə nə qədər sadiq qaldığınızı e-poçtunuza yazsanız, işçi mesajınızı qiymətləndirəcək və daha sürətli cavab verəcəkdir.