Müəllif:
Christy White
Yaradılış Tarixi:
10 BiləR 2021
YeniləMə Tarixi:
1 İyul 2024
MəZmun
Status hesabatı çətin bir iş kimi görünə bilər, ancaq yazmaq rəhbərliklə ünsiyyət qurmaq üçün yaxşı bir fürsət ola bilər. Çalışdığınız layihədən asılı olmayaraq, layihənin büdcəsini və tərəqqisini təsvir edən xüsusi təfərrüatların verilməsinə diqqət yetirməlisiniz. Ən vacib məlumatları əvvəlində bir xülasəyə qoyun. Sonra layihəni nəticələr və çətinliklər baxımından izah edən əsas detallarla davam edin. İşləri qısa, lakin məlumatlı saxlayın və rəhbərlik məmnundur.
Addımlamaq
2-nin 1-ci hissəsi: Raporunuzun qurulması
Xərclərə və cədvələ diqqət yetirin. Çalışdığınız layihədən asılı olmayaraq, menecerlər büdcə və tərəqqi baxımından işlərin necə getdiyini bilmək istəyirlər. Layihənin maddi vəziyyəti barədə məlumat toplayan hesabatınızı qurun. Bundan əlavə, layihənin vaxtında gedib-gəlməməsi ilə bağlı bəzi fikirlər söyləyin. 
Problemlər barədə dürüst olun. Layihə dəyəri və irəliləyiş problemlərinin olduğunu bilirsinizsə, onları gizlətməyin. Bu, daha sonra daha böyük problemlərə səbəb olacaqdır. Bunun əvəzinə, bu problemlərin yaxşı gedən şeylərlə necə əlaqəli olduğunu düşünün. - Məsələn, layihənizdə 1000 tişörtün istehsalına və 1000 dollara göndərilməsinə aiddirsə, yalnız 300-ü düzəltmisiniz, ancaq 500 dollar xərclədiyinizdən narahat ola bilərsiniz.
- Özünüzü qrafikdən iki gün əvvəl tapa bilərsiniz və buna münasibət bildirə bilərsiniz.
Problemlərə həll yolları təklif edin. Status hesabatının məqsədinin bir hissəsi menecerə növbəti addımları qərar verməyə kömək etməkdir. Diqqət etdiyiniz müəyyən problemlərin həlli yollarını təklif edərək kömək edə bilərsiniz. Raporu qurarkən, həllərinizin xərclər və tərəqqi ilə necə əlaqəli olduğunu qeyd edin. - Məsələn, köynək işiniz vaxtından əvvəl və büdcənin arxasındadırsa, bunu istehsalın artması və vəziyyəti tarazlaşdırmaq üçün bir səbəb kimi görə bilərsiniz.
2-ci hissə: hamısını bir yerə yığmaq
Hesabata bir başlıq verin. Yazılı hesabatınıza qısa xülasə, başlıq və tarixlə başlayın. Status hesabatları qısa olmalıdır, ayrıca bir başlıq səhifəsində olmalı deyillər. Hesabatı elektron poçtla göndərirsinizsə, menecerinizin elektron poçtun nə ilə əlaqəli olduğunu bilməsi üçün dəqiq bir mövzuya sahib olmaq kifayətdir. - “Parker Nəqliyyat Avqust 2017 Hesabatı” kimi bir şey yaxşıdır.
- Həmişə məlumat verin ki, hansı dövrü hesabat verdiyiniz aydın olsun.
- Şirkətiniz xüsusi hesabat formatlarından istifadə edirsə, bunları da istifadə etdiyinizə əmin olun.
Xülasə ilə başlayın. Menecerlər məşğuldurlar və ən vacib məlumatları dərhal görməlidirlər. Məruzənin əvvəlindəki bir neçə sətir məsələnin mərkəzinə gedərək, layihənin büdcə və tərəqqi baxımından necə getdiyini qısaca izah edir. - Hesabat oxumağın ilk dəqiqələrində menecerinizin bütün məlumatları görməsini təmin edin.
- Məsələn, dərhal hesabatınıza “Parker Nəqliyyat hazırda vaxtından əvvəldir. Büdcənin 50 faizini xərclədik və məhsulun 30 faizini istehsal etdik. İstehsalı sürətləndirməklə xərcləri azalda bilərik. ”
- Əgər menecerlər başlanğıcda gördüklərindən razıdırlarsa, onsuz da kifayət qədər bilə bilərlər. Xülasədə bir problemi göstərən bir şey varsa, oradan tez bir zamanda hesabatın altındakı müvafiq məlumatlara keçə bilərlər.
Xahiş edirəm ən uyğun məlumatları verin. Mərhələ və əsas məlumatlara diqqət yetirərək indiyə qədər olan ən vacib nəticələri sadalayın. Fəaliyyət deyil, nəticələr baxımından menecerinizi məlumatlandırın. - Məsələn, “İstehsal liderlərimiz Frank və Sandra yaxşı bir iş gördülər. Frank həmişə çox erkəndir və Sandra da hər şeyi vaxtında istehsal etdiyimizə əmin olmaq üçün həmişə sonuncudur. ”
- Bunun əvəzinə əsas məlumatları vurğulayın: "İstehsal liderləri (Frank və Sandra) istehsal müddətini gündə iki saat artırdıqları üçün vaxtından 20% qabaqdayıq."
Faktları təşkil edin. Burada hesabatı menecerinizin stilinə uyğunlaşdıra bilərsiniz. Menecerinizin iş qaydasını bilirsinizsə, hesabatı buna uyğunlaşdıra bilərsiniz. Əmin deyilsinizsə, yaxşı bildiyiniz bir üslubda qısa, birbaşa xülasəyə diqqət yetirin. - Meneceriniz böyük hekayəni görmək istəyirsə, bir fəsli "Nəticələr", digəri "Çağırışlar" və üçüncüsü "Çözümlər" deyə bilərsiniz.
- Bir şeyləri xronoloji olaraq görməyi sevən bir menecer üçün "Bu həftə irəliləyiş" bölməsini və ardından "Sonrakı addımlar" ı sınayın.
Güllə istifadə edin. Menecerlərə lazım olan məlumatlar tez və oxunması asan bir şəkildə verilməlidir. Paraqraflar əsas məlumatları oxumaq və gizlətmək üçün çox uzundur. Ancaq siyahılarla hesabatı nəzərdən keçirmək asandır. - Meneceriniz və ya şirkətiniz tam olaraq yazılı bir hesabat istəsə, əlbəttə ki, bu istəyi yerinə yetirməlisiniz.
Lazım olduqda vizual elementlər əlavə edin. Bəzi menecerlər bir layihənin necə getdiyini izah etmək üçün əyani işarələr əlavə etməyi faydalı hesab edirlər. Məsələn, xərclər barədə bir güllənin yanına yaşıl işıq yandıra bilərsiniz, əgər bu yaxşı olarsa, bir az geridə qalma ehtimalınız varsa, irəliləyişlə əlaqəli bir narıncı işıq yandıra bilərsiniz. 
Hesabatınızı menecerinizə təqdim etməzdən əvvəl zəruri hallarda nəzərdən keçirin və dəyişdirin. Orfoqrafiya səhvləri və işləməyən cümlələr qısa, nisbətən qeyri-rəsmi status hesabatında belə heç vaxt etibarlı deyil. Yalnız elektron orfoqrafiya və qrammatika yoxlayıcılarına etibar etməyin. Hesabatı qısa və birbaşa saxlamaq üçün nəyin silinə biləcəyini düşünün (lazımsız zərflər və sifətlər kimi). - Məsələn, "Marie və Sam-ın həqiqətən əla səyləri sayəsində avqust ayı satışları ən yaxşı aydır" kimi ifadələrdən çəkinin.
- Eyni şeyi daha qısaca deyə bilərsiniz: "Avqust ayı satışları, Mari və Samın zəhməti sayəsində ən yaxşısıdır."
Digər göstərişləriniz olmadıqca, ayda ən azı bir dəfə hesabat verin. Şirkətiniz həftəlik və ya iki həftəlik kimi müəyyən bir müddətə uyğun olaraq vəziyyət hesabatlarını verməyinizi xahiş edə bilər. Ayda ən azı bir dəfə hesabat vermək menecerinizi məlumatlandırmaq üçün ümumiyyətlə yaxşıdır. Status hesabatlarının nə vaxt olacağından əmin deyilsinizsə, onunla əlaqə saxlayın. - Əgər meneceriniz daha az hesabat almaq istəyirsə, əlbəttə ki, istədiyiniz kimi edəcəksiniz.
