MəZmun

• Addımlamaq
• 2-nin 1-ci hissəsi: Gündəlik yazmaq
• Sıfırdan bir gündəlik yaradın
• Təqvim şablonundan istifadə
• 2-ci hissə: Təqvimdən istifadə üçün ən yaxşı təcrübələr
• Göstərişlər

Səliqəli bir toplantı yaxşı yazılmış bir gündəmə ehtiyac duyur. İclasınızın bir çox görüşlərin göründüyü qədər yorucu və təsirli olmasına imkan verməyin. Ətraflı, lakin çevik bir gündəliyə sadiq qalaraq, görüşünüzü ən qısa müddətdə bütün görüş məqsədlərinizə çatdırmaq üçün cəld və diqqətinizi cəmləşdirə bilərsiniz. İstər öz təqviminizi yazmaq, istər şablondan istifadə etmək, istərsə də mövcud olan bir təqvimdən maksimum dərəcədə yararlanmaq istəsəniz başlamaq üçün aşağıdakı 1-ci addıma baxın!

Addımlamaq

2-nin 1-ci hissəsi: Gündəlik yazmaq

Sıfırdan bir gündəlik yaradın

1. Təqviminizə bir ad verməklə başlayın. Ən yaxşı ədəbiyyatdan ən quru elektron cədvələ qədər demək olar ki, hər vacib sənədin bir başlığa ehtiyacı var və iclasın gündəliyi də istisna deyil. Başlığınız oxucuya iki şeyi izah etməlidir: Birincisi, bir gündəliyi oxuduğunu, ikincisi, iclasın müzakirə etdiyi mövzunu. Fikir verdikdən sonra başlığınızı boş sənədinizin üstünə qoyun. Başlıq çiçəkli və ya mürəkkəb olmamalıdır - iş kontekstində sadə və birbaşa başlıqlar ən yaxşısıdır.
   • Başlığınız üçün ayrı və ya böyük şriftlərdən istifadə etmək istəklərinə qarşı durun. Əksər hallarda Times New Roman və ya Calibri kimi sadə, ləyaqətli bir şriftdən istifadə etmək və başlığınızı sənəddəki qalan hərflərlə eyni ölçüdə etmək (və ya bir az daha böyük) etmək istəyəcəksiniz. Unutmayın, adınızın məqsədi oxucuları əyləndirmək və yayındırmaq üçün deyil, baxdıqlarını məlumatlandırmaqdır.
2. Əlavə et "Üst?’, ’doğru?"və"nə vaxt?"məlumatı başlığa. Başlıqdan sonra iclas gündəliyində adətən iş yerinizin nə qədər rəsmi olduğuna görə ətraflı şəkildə dəyişə biləcək bir başlıq olur. Bu başlıq ümumiyyətlə başlığın altındakı bir sətirdir. Ümumiyyətlə, başlıqda görüş barədə müzakirə olunan mövzu ilə heç bir əlaqəsi olmayan faktiki məlumatları qısaca sadalayırsınız. Bu ona görədir ki, orada olmayan insanlar bunun nə vaxt və harada baş verdiyini və kimin iştirak etdiyini bilsinlər. Aşağıda əlavə edə biləcəyiniz bir neçə şey var; seçdiyiniz məlumatlardan asılı olmayaraq, hər bir məlumatı dəqiq bir şəkildə müəyyənləşdirdiyinizə əmin olun (etiket mətnini qalınlaşdırmaq burada yaxşı işləyir):
   • Tarix və saat. Bunlar birlikdə və ya öz ayrı hissələrində qruplaşdırıla bilər.
   • Yer. İşinizin birdən çox yeri varsa, ünvanı yaza bilərsiniz, ancaq bir yer varsa, görüşdüyünüz otağa ad verə bilərsiniz (məsələn, 3 saylı İclas Otağı).
   • İştirakçılar. İş adları ümumiyyətlə isteğe bağlıdır, lakin tələb olunmur.
   • İştirak edən xüsusi şəxslər. Bunlar xüsusi qonaqlar, məruzəçilər və ya konfrans rəhbərləri ola bilər.
3. Məqsədlərlə qısa bir açıqlama yazın. Dəqiq təyin edilmiş bir məqsədi olmayan iclaslar iştirakçıların nədən danışacaqlarına qərar verdikləri üçün dəyərli vaxt itirmək riski daşıyır. Başlığınızdan sonra bir sətir atlayın və hədəflər bölməsini "Hədəf" və ya "Məqsəd" kimi bir başlıq və sonra iki nöqtə və ya yeni bir sətir ilə təyin etmək üçün cəsarətli və ya altından xətt çəkilmiş mətn istifadə edin. Sonra görüş üçün müzakirə ediləcək məqamları bir neçə qısa və kəskin cümlə ilə izah edirsiniz. Burada təxminən 1-4 cümlə yazmağı özünüzə məqsəd qoyun.
   • Məsələn, büdcə iclası üçün hədəflər barədə bir bəyanat yazmaq istəyiriksə, bunlardan istifadə edə bilərik. "Məqsəd: 2014-2015 maliyyə ili üçün əsas büdcə hədəflərini sadalayın və uzun müddətə qənaət tədbirlərini müzakirə edin. Əlavə olaraq AR-GE direktoru Marcus Feldman son bir müsabiqə anketinin nəticələrini təqdim edəcək. "
   • Hələ elmi bir kontekstdə yazmısınızsa, məqsədlərin bəyanatını iclasın xülasəsi kimi düşünün. Əsasən, təfərrüatlarına varmadan yığıncaqda nəyin müzakirə edilməli olduğunu geniş şəkildə deyirsiniz.
4. Görüşün əsas məqamları üçün bir cədvəl yazın. Cədvəllər işgüzar görüşlərin çox uzun müddət davam etməsi ilə mübarizə aparmağa kömək edir. Məqsədlər barədə açıqlamanızdan sonra bir sətirdən keçin, cədvəlinizə cəsarətli və ya altından xəttli bir başlıq verin və cədvəlinizdə vaxtlar (əsas müzakirə nöqtələrinə uyğun olmaq üçün) yaratmağa başlayın. Oxunmasını asanlaşdırmaq üçün hər müddət öz xəttini verin.
   • İlə hər zaman müddətini göstərin ya da planlaşdırılan başlanğıc və bitmə vaxtı, və ya hər hissənin çəkilməsini istədiyiniz vaxt. Bir və ya digər sistemi seçin və ardıcıl olun - işləri qarışdırmaq qeyri-peşəkar görünür.
   • Başqa sözlə, hər bir dövrü həmin söhbətin mövzusu üçün başlama və bitmə vaxtı ilə qeyd etmək və ya nə qədər davam etməsini istədiyinizi yazmaq istəyirsiniz. Məsələn, nümunə sətri ola bilər "14:00 - 14:05: Təqdimatlar və təqdimat " və ya ’5 dəq: Təqdimatlar və mövcudluq. ”Bununla birlikdə, iki sistem arasında keçiddən çəkinməlisiniz.
5. Xüsusi qonaqlar üçün cədvəldə vaxt ayırın. Görüşünüzə qonaqlar vacib mövzuları müzakirə etmək üçün gəlsələr, görüşdə bu insanlar üçün vaxt ayırmalısınız. Hər qonağa birdən çox danışıq mövzusu olsa da, özlərinə vaxt ayırın. Bu şəkildə hər kəs öz mövzularını istədiyi kimi təşkil edə bilər.
   • Uğursuz cədvəl məsələlərindən qaçmaq üçün əvvəlcədən qonaqlarla əlaqə qurun ki, hər birinin söhbət mövzusunda nə qədər vaxt lazım olacağını biləsiniz.
6. Görüşün sonunda başqa bir iş üçün əlavə vaxt buraxın. Bu müddət ərzində insanlar qarışıq söhbət mövzuları ilə bağlı açıqlamalar istəyə, öz fikirlərini bildirə, gələcək görüşlər üçün mövzular təklif edə və digər şərhlər edə bilərlər. Bu sorğunu cədvəlinizdəki son maddə kimi daxil edərək açıq şəkildə edə bilərsiniz və ya görüşün son nöqtəsindən sonra özünüz gətirə bilərsiniz.
   • Görüşünüzün sonuna çatırsınızsa və heç kimin əlavə sualları və ya şərhləri yoxdursa, həmişə görüşü erkən bitirə bilərsiniz. İştirakçılarınızın çoxu yəqin ki, bunun üçün sizə təşəkkür edəcəkdir!
7. Söhbətin mövzularına da ümumi məlumat verə bilərsiniz. Ümumiyyətlə, cədvəl iclasın gündəliyindəki aslan payıdır - insanların müzakirəyə rəhbərlik etmək üçün axtardıqları hissə. Bununla birlikdə, bu əlavə səy göstərməyin vacib olmadığı halda, əsas məqamlara əlavə bir baxış vermək, diqqəti yayındıran iştirakçılar üçün çox faydalı ola bilər. Bir kontur iştirakçılara iclasda təqdim olunan fikirlərin düzülüşünü xatırladır və çətinlik çəkənlərə hər bir qeyd olunan mövzunu izləməyə kömək edir. Aşağıda ehtimal ki istifadə etmək istədiyiniz xülasə növünə bir nümunə verilmişdir:

   • I. Yüksək prioritet büdcə maddələri

     • A. İşçilərin səyahət büdcəsi

       B. Satıcıların qiymətləri

       • mən. Daha yaxşı bir razılaşma haqqında danışıqlar aparırsınız?

       C. Lobbi xərcləri

     II. Dövriyyəni yaxşılaşdırmaq üçün tədbirlər

     • A. Alternativ Xidmət Sazişləri

       • mən. Seçimləri müştərilərə təqdim edin

         ii. Rəy alın

       B. Mobil texnologiyaya yenidən investisiya

     ...və sair.

8. Təqvimi vermədən əvvəl səhvləri yoxlayın. Bəzi iştirakçılar iclasın gündəliyinə çox güvənə bildiklərindən, onu paylamadan əvvəl səhvləri yoxlamaq çox yaxşı bir fikirdir. Bunu etmək yalnız iştirak edənlərə bir lütf deyil, həm də detallara diqqətinizə və mövqeyiniz üçün dəyərinizə müsbət əks etdirir.
   • Üstəlik, gündəlikdə heç bir səhv olmadığını yoxlamaq sizə kömək edə bilər vaxt və sizi xilas edin üz Səhvlərlə dolu bir gündəliyi izah etməyə vaxt ayırmaq, görüşünüzü qarışdıra bilər və sizin üçün utanc verici ola bilər, xüsusən də vacib insanlar var.

Təqvim şablonundan istifadə

1. Söz işlemcinize daxil olan bir şablon istifadə edin. Microsoft Office, Mac üçün Səhifələr və s. Kimi bir çox söz işləmə proqramında iclasın gündəliyi də daxil olmaqla hər cür şəxsi və peşəkar sənədlər üçün standart şablonlar mövcuddur. Bu şablonlarla təəccüblü bir şəkildə sürətli və asanlıqla peşəkar görünən bir sənəd yarada bilərsiniz. Ümumiyyətlə bu tip şablonlar, estetik baxımdan xoşagələn bir tərtibatla məntiqi hissələrə bölünür - sadəcə müvafiq məlumatları müvafiq boşluqlara yazın və işə hazırsınız!
   • Hər bir söz prosessoru bir qədər fərqli olsa da, əksər şablon seçimi ilə proqram pəncərəsinin yuxarı hissəsindəki menyu zolağından şablonlara keçməyə imkan verəcəkdir.
   • Söz prosessorunuz şablonlardan istifadə edə bilər, lakin uyğun iclas gündəliyi şablonlarına sahib deyilsə, proqram istehsalçısının veb saytından birini yükləyə bilərsiniz. Məsələn, Microsoft Word üçün şablonlar office.microsoft.com saytında mövcuddur, Pages for Mac üçün şablonlar Apple App mağazasında tapıla bilər.
2. Xarici mənbədən bir şablon yükləyə bilərsiniz. Söz işlemciniz varsayılan olaraq təqvim şablonları ilə gəlmirsə və onları rəsmi sayta daxil edə bilmirsinizsə, narahat olmayın - İnternetdə çox sayda pulsuz şablon var. Tercih etdiyiniz axtarış motorunda, məsələn, "iclasın gündəliyi şablonu" üçün sadə bir axtarış sizə onlarla əlaqəli nəticə verəcəkdir. Lakin, bu nəticələrin hamısı rəsmi, etibarlı mənbələrdən gəlmədiyi üçün, hansı şablonlardan istifadə ediləcəyini seçərkən bir fərq qoymaq vacibdir. Aşağıda ziyarət etmək istəyə biləcəyiniz bir neçə xarici sayt var:
   • Söz Şablonlarını Saxla - Bu peşəkar sayt Microsoft Word üçün bir çox keyfiyyətli şablon təklif edir.
   • Online Şablon Şablonları - Word şablonları üçün başqa bir əla mənbə. Lakin, bu səhifə yalnız bir neçə seçim təklif edir.
   • iWorkCommunity - Səhifələr üçün yaxşı bir təqvim şablonu. Lakin bu şablon Səhifələrin köhnə versiyaları üçündür (2009-cu ildən əvvəl).
   • App Store-da Səhifələr üçün tonlarla şablon var. Təəssüf ki, bunların hamısı pulsuz deyil.
3. Şablonunuzdakı sahələri doldurun. Söz işlemcinizde uyğun bir şablon tapdıqdan və ya bəyəndiyinizi yüklədikdən sonra, şablonu lazımi məlumatlarla doldurmaqdır. Əksər şablonlarda adlar, vaxtlar, söhbət mövzuları, bölmə başlıqları və s. Yazmaq üçün açıq şəkildə qeyd olunmuş sahələr olacaqdır. Gündəminizi tamamlamaq üçün bütün müvafiq sahələri doldurun və sonra səhvlərinizi yoxlayın. Təqvim şablonları nə qədər faydalı olsa da, sizi yazım, qrammatika və faktiki səhvlərdən qorumur.
   • Heç bir sahəni boş qoymayın. Heç bir şey, deyək ki, yalnız "Buraya yazın" yazan cədvəldəki bir sətirdən daha həvəskar görünmür. Şablonda nədənsə doldurmaq istəmədiyiniz hissələr varsa, onları boş qoymaq əvəzinə silin.
4. Təqviminizi ehtiyaclarınıza uyğunlaşdırmaq üçün kiçik dəyişikliklər edin. İclasın gündəliyi şablonları çox faydalı ola bilər, ancaq varsayılan təqvim üslubuna və tərtibatına tam olaraq əməl etməyiniz üçün bir səbəb yoxdur. Təqviminizin şirkətinizin sizin üçün müəyyənləşdirdiyi və iclas üçün təyin etdiyiniz standartlara uyğun olduğundan əmin olmaq üçün şablonun məzmunu və üslubunda dəyişiklik etməkdən çəkinməyin.
   • Məsələn, müəyyən bir şablonun çox yaxşı göründüyünü düşünürsən, ancaq başlığı diqqəti yayındıracaq qədər uzundursa, başlığın lazımsız hissələrini istədiyin kimi silməkdən çəkinməyin, əgər bunu elə etsəniz. sənədin düzeni xarab olmur və ya gündəm çirkin görünür.

2-ci hissə: Təqvimdən istifadə üçün ən yaxşı təcrübələr

1. Əvvəlcə ən vacib mövzuları seçin. İclasları planlaşdırarkən, ən vacib mövzunu cədvəlin önünə qoymaq yaxşı bir siyasətdir. Bununla iki şeyə nail olursunuz. Birincisi, hər kəsin bu vacib mövzuları kənarında olduqları və iclasın əvvəlində hələ yorulmadıqları zaman müzakirə etmələrinə imkan verir. İkincisi, iclasın vaxtından əvvəl başa çatması və ya müəyyən iştirakçıların sona çatmadan ayrılması lazım olduğu təqdirdə, vacib mövzuların artıq müzakirə olunduğunu təmin edir.
   • Görüşlər həmişə planlaşdırıldığı kimi getmir. İclasın sonunda kiçik, əhəmiyyətsiz mövzular atılırsa, onları özünüz həll edə və ya sonra başqa bir görüş təyin edə bilərsiniz. Bununla birlikdə, söhbətin əsas mövzularını əhatə edə bilmirsinizsə, görüşünüz məqsədinizin bir hissəsini reallaşdıra bilmədi, bu sizin üçün həm məyus, həm də utandırıcı ola bilər. Ən vacib mövzuları cədvəlinizin üstünə qoymağın qarşısını alır əsasən bu problem.
2. Təqvim cədvəlinizə sadiq qalın, lakin çevik olun. Bir iclas planlaşdırarkən və apararkən ən böyük təhlükələrdən biri onun planlaşdırıldığından daha uzun çəkməsidir. İşçilər ümumiyyətlə bir tanə var bəyənməmək inanılmaz dərəcədə cansıxıcı ola biləcəyi və bunun əvəzinə insanların real iş görməsinin qarşısını ala biləcəyi üçün çox uzun və haqlı olaraq olan görüşlər. Görüşünüzü vaxtında aparmaq üçün saatı izləyin və fürsət tapsanız, nəzakətlə “Buradan vaxtında çıxmaq istəyiriksə, növbəti mövzuya keçməliyik. "
   • Bununla birlikdə, iclaslar tez-tez plana uyğun getmir, buna görə iclasınızın hər hansı bir hissəsi istədiyinizdən uzun çəkərsə, kompensasiya verməyə hazır olmalısınız. Görüş üçün ayırdığınız məhdud vaxtda mümkün qədər çox mübahisələndirin. Məsələn, iclasınızın bir hissəsi vaxtı keçmişsə, görüşünüzün digər hissələrində müzakirəni düzəldə bilərsiniz və ya vaxtında bitdiyindən əmin olmaq üçün iclasın nisbətən vacib olmayan hissələrini ümumiyyətlə buraxa bilərsiniz.
3. İclasdan əvvəl gündəliyinizi yazmağa başlayın. Təqvimlər digər iş sənədləri (hesabatlar, məlumat cədvəlləri, təqdimat slaydları və s.) Kimi mütləq vacib olmasa da, təqviminizin peşəkar və hamar görünməsini istəyərsiniz, xüsusən də onu həmkarlarınızla bölüşdüyünüz təqdirdə iclas. iclas. Keyfiyyətli bir sənəd hazırlamaq üçün kifayət qədər vaxtınız olduğundan əmin olmaq üçün gündəlikinizi mümkün qədər tez yazmağa başlayın.
   • Erkən başlamağınız həm də iclasın gündəliyi ilə bağlı geri bildirim almağın üstünlüyünü verir. Təqviminizin ilkin bir versiyasını həmkarlarınız və ya nəzarətçilərinizlə bölüşmək və onların məlumatlarını istəmək, qüsurları düzəltməyə və əvvəllər olmayan eksik detalları əlavə etməyə kömək edə bilər. Təqviminizi yazmaq üçün son saniyəyə qədər gözləsəniz, bu geribildirimi istəməyə vaxtınız olmaya bilər.
   • İclasdan bir gün əvvəl müntəzəm gündəlik iclas üçün gündəlik yazmaqla məşğul olsanız da, vacib görüşə hazırlaşmaq həftələr çəkə bilər.
4. İclas iştirakçıları ilə gündəmi paylaşın. Hər kəsin iclasa müzakirə ediləcək mövzunu tam bilməsi ilə gəlməsini təmin etmək üçün gündəmi əvvəlcədən hamı ilə bölüşmək istəyəcəksiniz. İşlədiyiniz korporativ mədəniyyətdən asılı olaraq, bu, bir neçə nüsxə çap etmək və şəxsən özünüzə vermək və ya sadəcə təqvimə əlavə olaraq e-poçt göndərmək deməkdir. Ancaq təqviminizi paylayırsınız, göndərməzdən əvvəl texniki səhvlər olmadığından əmin olun.
   • İclasın əhəmiyyətindən asılı olaraq, ehtimal ki, iştirakçılara iclasdan ən azı bir-iki saat əvvəl gündəm vermək istəyirsiniz. Böyük, vacib görüşlər üçün gündəmi bir gün və ya daha çox əvvəlcədən göndərmək lazım ola bilər.
   • İnsanlar tez-tez məşğul olduqları və ya unutqan olduqları üçün, kiminsə özlərini unutduqları təqdirdə gündəlikdəki bəzi əlavə nüsxələri görüşə gətirmək ağıllı bir fikirdir.

Göstərişlər

• Kimsə iclasda iştirak edə bilmirsə, gündəmin yuxarısında bir "Yox elan edilmiş" bölmə yaratmağı düşünün və ya bunun üçün yer buraxın və sadəcə iclas zamanı elan edin.
• Biri üçün əla bir qaynaq məhsuldar iclasda "DARV" istifadə olunur: Məqsədlər, Gündəm, Rollar və Məsuliyyətlər. Hər şeydən əvvəl, görüşünüz olmalıdır obyektiv varı olmaq, Malik olmaq. Yalnız məlumat vermək üçün bir yığıncaq keçirirsinizsə, iclasla insanların vaxtını itirməyin. Onlara bir bülleten göndərin. Məqsədin aktiv bir komponenti olmalıdır və mümkünsə göstərilə bilən bir məhsul olmalıdır: "Komanda üçün rüblük hədəfləri təyin edin". Gündəm bu məqsədə çatmaq üçün həll edəcəyiniz mövzuların siyahısı və sizi yolda saxlamağınız üçün bir müddətdir. Məsələn, "1. Son rübün hədəflərinin vəziyyətini yoxlayın (15 dəqiqə), 2. Məqsədlər üçün digər hər hansı bir iş təklifi (20 dəqiqə), 3. Ən yaxşı 5 qolu (10 dəqiqə) seçin və s." Rollar və Məsuliyyətlər mövzusunda iclasa kim rəhbərlik etdiyini, kim qeyd aparacağını və iclasdan yaranan hərəkət maddələrini kimin təyin etdiyini təyin edirsiniz.
• Şirkətinizdə təqvimlər üçün xüsusi bir forma varsa, bu formanı şablon olaraq istifadə edin. Bəzi yerlərdə düstura sadiq qalmaq vacibdir.
• Həmkarlarınızın nəyə üstünlük verdiyindən asılı olaraq, insanların gündəmə dair fikirlərini irəli sürməsi üçün son tarixin olması faydalı ola bilər. Son tarix və saatı bildirin və ona sadiq qalın. Təqvimin yaxşılaşdırıldığı yerlərdə və ya hadisələr orijinal təqviminizi əvəz etdikdə əlavələr üçün yer ayırın.