MəZmun

• Addımlamaq
• Metod 3-dən 1: Şikayət məktubunuzu yazın
• Metod 3-dən 2: Düzgün ton və formatdan istifadə
• Metod 3-dən 3: İzləmə
• Göstərişlər
• Xəbərdarlıqlar

Şikayət məktubu yazmaq insanların çoxu bir anda etməli olduqları bir şeydir. Bir şirkət məhsulundan və ya xidmətindən narazı qalmağınızdan asılı olmayaraq, ümumiyyətlə məsələni qarşılıqlı faydalı şəkildə, qəti, lakin nəzakətli bir şikayət məktubu ilə həll etmək mümkündür. Şikayət şirkətinin yazılması çətin və qorxulu olmamalıdır - sadəcə faktları açıq şəkildə göstərməlisiniz və nəzakətlə bir həll istəməlisiniz.

Addımlamaq

Metod 3-dən 1: Şikayət məktubunuzu yazın

1. Zəhmət olmasa məktubunuzu müştəri xidmətləri şöbəsinə ünvanlayın. Şikayət məktubu yazırsınızsa, məktubu şirkətin müştəri xidmətləri şöbəsinə yönəltdiyiniz təqdirdə ən böyük uğur şansınız olur. Müştəri xidmətləri şöbəsi şikayətlərlə işləmək üçün istifadə edilmişdir və məktubunuzun çox təsirli və təsirli bir şəkildə həll ediləcəyi ehtimal olunur.
   • Müştəri xidməti menecerinin və ya direktorunun adını öyrənməyə çalışın və məktubunuzu şəxsən ona ünvanlayın. Məktubunuza əziz ilə başlayın cənab və ya Xanım.ardınca soyadları. Müştəri xidməti menecerinin adını tapa bilmirsinizsə, sadəcə yazın Əziz Cənab / Xanım.
   • Müştəri xidməti ünvanını şirkətin veb saytında, ya da şirkətin tanıtım və ya təqdimat materiallarında və ya məhsul qablaşdırmasında və ya etiketlərində tapa bilməlisiniz.
2. Məktubunuzdakı nöqtəyə tez gəlin. Məktubunuzun ilk sətirində məktubu niyə yazdığınız və şikayətinizin tam olaraq nə olduğu aydın şəkildə göstərilməlidir. Zəhmət olmasa, satın alma və ya xidməti aldığınız tarix, vaxt və yer daxil olmaqla, mümkün olan hər hansı bir sıra müvafiq faktları, müvafiq seriya və ya model nömrələri ilə birlikdə təqdim edin.
   • Məktub alan şəxs beş saniyə ərzində məktubun əsas məqamını müəyyənləşdirə bilməlidir, bu səbəbdən uzun və uyğun olmayan təqdimatlardan çəkinin.
   • Açılış cümləsindən sonra bənddə vəziyyətlə bağlı daha ətraflı məlumat və ya izahatları əlavə edə bilərsiniz, lakin birinci sətir şikayətinizə mümkün qədər aydın şəkildə dərhal diqqət çəkməlidir.
   • Məsələn, açılış xəttiniz "15 ​​iyulda A Street yerinizdə, nümunə şəhərinizdə şirkətinizdən aldığım qırılan saç qurutma maşınından şikayət etmək üçün yazıram." Ola bilər.
3. Xüsusilə hansı nəticəni və ya çarəni görmək istədiyinizi bildirin. Bir əvəz, pulunuzu geri qaytarmaq, bir təmir və ya başqa bir təzminat almaq istəyirsinizsə, xahiş edirəm bunu ikinci bəndinizdə açıq şəkildə bildirin. Bu, bir məktub almaqdan çəkinməyə və alıcıya başlamaq üçün bir şey verməyə kömək edəcəkdir.
   • Şərhlərinizdə mümkün qədər konstruktiv olmağa çalışın və sizə kömək edəcək və şirkətlə münasibətləri davam etdirən yollar təklif edin. Pulunuzu və ya başqa bir təzminat formasını istəsəniz, eyni zamanda başqa bir şirkətə keçmək istədiyinizi söyləyərsinizsə, problemi həll etməyə çalışmaq məcburiyyətində qalmayacaqlar.
   • Əgər şirkətin daha geniş bir problemi həll etməsini istəyirsinizsə, bunu məktubunuza daxil edin, ancaq vaxt ala biləcəyini unutmayın.
   • İlk məktubunuzda məhkəməni təhdid etməyin. Nəticədə ehtiyac duyduğunuz həll yolu ola bilər, ancaq əvvəlcə şikayət məktubunuzu göndərin və cavab gözləyin.
4. Dəstəkləyən sənədlərin surətlərini əlavə edin. Buraya qəbzlər, zəmanət sertifikatları, göndərdiyiniz çeklərin surətləri və lazım olduqda foto və ya videolar daxil ola bilər. Bütün sənədlər məktubunuzla birlikdə olmalıdır.
   • Əmin ol nüsxə əlavə etmək istədiyiniz bütün sənədlərdən, orijinallardan deyil. Beləliklə, sübutları başqasına göstərmək məcburiyyətində olsanız, vacib məlumat itirilə bilməz.
   • Məktub mətnində qoşmaların dəqiq sayını göstərdiyinizə əmin olun. Məsələn: "Əldə etdiyim sənəddə orijinal qəbzimin surətini, həmçinin saç qurutma maşınının zəmanət kartının surətini və seriya nömrəsi məlumatını tapa bilərsiniz."
5. Problemi həll etmək üçün onlara müəyyən bir müddət verin. Problemin həll olunmasını istədiyiniz dəqiq bir müddət təmin etməyə kömək edə bilər. Bu sizə rahatlıq verəcək və problemin tez həll olunmasına kömək edəcəkdir.
   • Vaxt məhdudiyyəti təyin etmək həm də məktubunuzun itirilməsinin və ya unudulmasının qarşısını almağa kömək edəcək, bu da sizinlə şirkət arasında daha çox problem və küskünlüyə səbəb ola bilər.
   • Verdiyiniz müddətin məqbul olduğundan əmin olun.Bir və ya iki həftə adətən kifayətdir, baxmayaraq ki, istəklərinizə görə dəyişə bilər.
6. Məktubu hörmətlə bitir. Alıcının köməyinə görə təşəkkür edin və problemi həll etmək üçün sizə necə və nə vaxt müraciət edə biləcəklərini bildirin. Bu, işlərini çox asanlaşdıracaq və daha səmərəli bir nəticə gözləməyinizə imkan verəcəkdir.
   • Məktubu ilə bitir Hörmətlə və ya Hörmətlə (sonuncusu biraz daha formaldır). "Salamlar" kimi qeyri-rəsmi bağlanma formullarından çəkinin.

Metod 3-dən 2: Düzgün ton və formatdan istifadə

1. Nəzakətli olun. Hirslənə bilərsən və haqlı ola bilərsən, amma kobud olmaq alıcını yalnız müdafiəyə aparacaq. Hörmətli bir tonda yazın və nəyin bahasına olursa olsun təhdid, qəzəbli və ya istehzalı şərhlərdən çəkinin. Unutmayın ki, məktubunuzu oxuyan şəxs baş verənlərdən birbaşa cavabdeh deyildi və qəzəbli, ittiham edəndən daha nəzakətli, nəzakətli bir müştəriyə kömək etmək istərlər.
   • Unutmayın ki, yazdığınız şirkət sizi hədəf almır. Bir çox şirkət müştərilərini xoşbəxt etməkdə maraqlıdır.
   • Alıcını pis niyyətli olduğunu düşünmək əvəzinə sizə kömək etmək istəyən biri kimi yanaşsanız çox daha uğurlu olacaqsınız.
   • Qəzəblənəndə yazma. Məktubunuzu yazmazdan əvvəl sakitləşməyi gözləyin. Və ya istəsəniz, məktubu buxar hələ qulağınızdan çıxarkən yazın, sonra göndərmədən əvvəl bir-iki gün gözləyin. Yəqin ki, kənarları götürmək üçün şeyləri yenidən düzəltmək istəyəcəksiniz.
2. Qısa olun. Müştəri xidmətləri nümayəndələri gündə yüzlərlə məktub ala bilirlər, buna görə oxumağa başladıqları anda nə ilə məşğul olduqlarını dəqiq bilməsi üçün nöqtəyə tez gəlməyiniz vacibdir. Məktubunuz çox uzundursa və ya təfərrüatlıdırsa, oxucu onu qlobal səviyyədə oxuyacaq və nəticədə dəqiq problem və ya istənilən həll yolu barədə aydın bir fikrə sahib deyil.
   • Həddindən artıq detallardan və ya uzun tiradlardan və monoloqlardan çəkinin.
   • Məktubunuzu bir tərəflə məhdudlaşdırmağa və ya təxminən 200 sözdən az olmağa çalışın.
3. Komanda hörməti. Məktubunuzda hörmətin tətbiq edilməsi düzgün tonu müəyyənləşdirir və şirkətə şikayətinizin ciddi qəbul edilməsi lazım olduğunu bildirir. Bu, xüsusilə ciddi maliyyə nəticələri ola biləcək daha ciddi şikayətlər üçün doğrudur.
   • Hörməti tətbiq etmək dilin keyfiyyəti, hüquqlarınız və şirkətin vəzifələri barədə məlumatınız və məktubun peşəkar bir təqdimatı kimi bir sıra şeyləri əhatə edir.
   • Bütün bunlar sizə etibar verir, bu da məktubunuza verilən cavabda müsbət təsir göstərməlidir.
4. Məktubunuzu aydın, düzgün bir şəkildə təşkil edin. Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, məktubunuzu peşəkar şəkildə düzəltmək, şikayətinizin qəbul olunmasına müsbət təsir göstərəcəkdir. Adınızı, ünvanınızı və tarixinizi sol üstdə, sonra yazdığınız şəxsin adını və ya vəzifəsini, şirkətin ünvanı məktubun yuxarı hissəsində.
   • Həmişə məktubunuzu kompüterə yazın, bu oxunmasını asanlaşdırır və daha səliqəli görünür. Məktubunuzu əllə yazmalı olsanız, xəttinizin üstündən xətt çəkilmiş sözlər və mürəkkəb ləkələri olmadan aydın və oxunaqlı olduğundan əmin olun.
   • İmzanızı yazmaq üçün aşağıya boş yer qoyun Hörmətlə və ya Hörmətlə imzanızı harada qoya biləcəyinizi. Bu boşluğun altına adınızı aydın şəkildə oxunacaq şəkildə yazın.
   • Təxminən eyni ölçülü abzaslarla hərfi səliqəli və mütəşəkkil saxlayın.
5. Yazı və qrammatikanı yoxlayın. Səhv yazım və qrammatika şikayətinizin qəbul olunmasına mənfi təsir göstərə bilər. Məktubu yazdırmazdan əvvəl kompüterinizdə bir yazım yoxlayıcıdan istifadə etdiyinizə və ya göndərmədən əvvəl başqasının oxuduğuna əmin olun.

Metod 3-dən 3: İzləmə

1. Keçirəcəyiniz vaxt limitini gözləyin. Səbirli olun və ilk məktubunuzda verilən müddət bitənə qədər heç nə etməyin. Bu tarix keçərsə və hələ bir şey eşitməmisinizsə, məktubun alınıb-alınmadığını yoxlamaq üçün bir telefon zəngi və ya e-poçtla müraciət edin. Hər zaman şirkətə şübhə qazandırmaq ən yaxşısıdır.
   • Hələ məktubunuzla əlaqəli bir məlumat almamısınızsa və ya aldığınız ancaq vəziyyət qənaətbəxş deyilsə, şikayətinizi daha yüksək rütbəli birinə göndərərək davam edə bilərsiniz.
2. Komanda strukturunda yuxarıya doğru işləyin. Müştəri xidməti müdiri ilə münasibətdə uğursuz olsanız, kimin daha yüksək olduğunu öyrənməyə çalışın və həmin şəxsə yazın. Hər dəfə nərdivan yuxarı qalxdığınız zaman, istər müştəri xidməti təmsilçisindən direktordan sədr müavininə, istərsə də CEO-ya qədər, əvvəlki səviyyədə olduğunuz yazışmaları əlavə edin. Bu şəkildə şirkətdəki yeni satış təmsilçiniz nələrin baş verdiyini biləcək və məsələ çox güman ki, məhkəmə prosesi olmadan həll edilə bilər.
   • Düz təpəyə çıxmaqdansa, təpədən yuxarı qalxmadan əvvəl müştəri xidmətləri şöbəsindən başlamaq daha yaxşıdır. Çünki müştəri xidməti şöbəsi bu tip şikayətlərə baxmada daha təcrübəlidir və CEO-ya göndərilən məktubların hər halda bu şöbəyə göndəriləcəyi ehtimal olunur.
   • Əgər belədirsə, müştəri xidməti nümayəndələri başlarını aşmağa çalışdığınız üçün avtomatik olaraq sizi əlverişsiz bir şəkildə görməyə başlaya bilər.
   • Unutmayın, bir icraçı direktora və ya baş menecerə bir məktub yazırsınızsa, hadisə çox güman ki, hadisədən hələ xəbərdar olmadığı üçün əlavə, aydın, qisa və yaxşı yazılmış olmalıdır.
3. Məhkəməyə müraciət etmək istəyirsinizsə vəkilə müraciət edin. Nə edəcəyini biləcəkdir. Unutmayın ki, məhkəmə prosesi son çarədir və bu barədə dərhal məktubunuzda danışmaq mənfi bir ton qoyacaq və təzminat tələblərini kənara qoymaq riskini verəcəkdir. Sizin blöf etdiyinizi görsələr sizin üçün də mənfi ola bilər.

Göstərişlər

• Yazmazdan əvvəl nə olduğunu bir az düşünün. Hər şeyi düşündükdə və nə istədiyinizi və bunu necə istəməyi istədiyinizi dəqiq bildiyiniz zaman məktubunuzu yazmağa hazırsınız.
• Adınızın, adresinizin, elektron poçtunuzun və telefon nömrənizin (ev, iş və mümkünsə mobil) məktubunuzda olduğundan əmin olun. Həm də oxucunuzun təfərrüatlarını istəyin ki, hər ikiniz şikayətinizlə bağlı hər hansı bir irəliləyişdən xəbərdar olasınız.
• Yenidən oxuyun və hər şeyin doğru, səmimi və doğrulanabilir olduğundan əmin olun.
• And içməyin. Kompensasiya və ya bir həll istədiyinizi unutmayın və oxucunuzu incitmək buna kömək etməyəcəkdir. Daha güclü bir dil istifadə etmək istəyirsinizsə, passiv səsdən çəkinin və daha birbaşa və təsvirli sözlərdən istifadə edin. Bəlkə sən idin şok və ya hətta hiss etdim iyrənclik, sadəcə daha güclü sözlər məyus.
• Şikayətinizi yazılı şəkildə təqdim etmək şirkətə e-poçt, faks və ya bloglarına və ya veb saytlarına şərh göndərməkdən daha güclü təsir göstərir. Çox şirkət rəsmi yazılı şikayətləri daha yüksək prioritetlə həll edir.
• Müəyyən bir şəxsdən şikayət etmək üçün yazırsınızsa, məktubunuzu çatışmazlıqları ilə məhdudlaşdırın və bütövlükdə təşkilatdan şikayət etməyin. Şirkət siyasətlərindən şikayət etmək üçün yazırsınızsa, dinləyicini və ya siyasəti təhqir etməyin. Sadəcə probleminizi və necə həll olunmasını istədiyinizi bildirin.
• Şahid ifadələrini and içərək göndərməyin. Əslində məhkəməyə müraciət edəcəyinizi düşünürsənsə, yalnız ifadəni deyil, adını da gizlətmək istəyirsən. Həm də unutmayın ki, məhkəməyə müraciət etmək çox ucuz deyil. Əksər hallarda qeyri-rəsmi və ya ən çox mübahisələr komitəsi yolu ilə razılığa gəlmək daha yaxşıdır.
• Şikayətlər verə biləcəyiniz və başqalarının həmin şirkətlə eyni vəziyyətdə olub olmadığını görə biləcəyiniz istehlakçı veb saytları var.
• Bütün yazışmaların və məktublarınızın göndərildiyi tarixlərin surətlərini saxlayın.

Xəbərdarlıqlar

• Fiziki zorakılıq, əmlakın məhv edilməsi və ya sağlamlığa və ya təhlükəsizliyə təcavüzlə hədələyən bir məktub yazmaq qanunsuzdur. Təhdid hədə-qorxu kimi təfsir edilə bilər və məhkəmə iddiası üçün əsas ola bilər və cərimələrə, hətta həbs cəzalarına məruz qala bilər. Özünüzə bir lütf edin və təhdidləri unutun. Onları kağıza qoymayın və ya göndərməyin!