MəZmun

• Addımlamaq
• 3-dən 1-ci hissə: SOP-u qurmaq
• 3-dən 2-ci hissə: SOP-nu yazmaq
• 3-ün 3-cü hissəsi: Müvəffəqiyyətin və dəqiqliyin təmin edilməsi
• Göstərişlər

Standart Əməliyyat Proseduru (SOP) bir tapşırığın addım-addım yerinə yetirilməsinə dair məlumatları ehtiva edir. Mövcud bir SOP yalnız dəyişdirilməli və yenilənməlidir, ancaq özünüzü tamamilə qurmalı olduğunuz bir vəziyyətdə tapa bilərsiniz.

Addımlamaq

3-dən 1-ci hissə: SOP-u qurmaq

1. Formatı seçin. SOP yazmağın doğru və səhv yolu yoxdur. Ancaq ehtimal ki, şirkətinizdə istənilən quraşdırma barədə fikir əldə etmək üçün baxa biləcəyiniz bir neçə SOP var. Nümunə olaraq mövcud SOP-ları (varsa) istifadə edin. Əgər yoxdursa, bir neçə seçiminiz var:
   • Sadə addımlarla quraşdırma. Bu qısa, mümkün az nəticə verən və ağlabatan konkret olan gündəlik prosedurlar üçün yaxşıdır. Əslində, lazımi sənədlər və təhlükəsizlik tədbirləri xaricində oxucuya sadə cümlələrlə nə edəcəyini izah edən məqamların siyahısından başqa bir şey deyil.
   • Hiyerarşik addımlarla quraşdırma. Bu, daha uzun prosedurlar üçün yaxşı işləyir - qərarların qəbul edilməsini, dəqiqləşdirilməsini və terminologiyasını izah etməyi tələb edən on addımdan çox. Bu, ümumiyyətlə əsas addımların və onların alt addımlarının müəyyən bir qaydada bir siyahısıdır.
   • Akış qrafikləri ilə quraşdırma. Bir prosedur daha çox xəritəyə bənzəyirsə, bir çox fərqli nəticələr əldə edilərsə, ən yaxşı həll yolu sxemdir. Nəticələri düzgün proqnozlaşdırmaq mümkün olmadıqda, bu quraşdırma seçimini etməlisiniz.
2. Dinləyicilərinizi düşünün. SOP yazmazdan əvvəl nəzərə alınmalı üç vacib şey var:
   • Tamaşaçı onsuz da nə bilir? Camaatınız təşkilat və onun prosedurları ilə tanışdırmı? Terminologiyanı bilirlərmi? İstifadə etdiyiniz dil oxucunun biliyi və töhvəsi ilə uyğun olmalıdır.
   • Tamaşaçılarınızın dil qabiliyyətləri. Sizin SOP "" u oxuyurlarsa sizin dilinizdə danışmayan insanlar ola bilərmi? Əgər belədirsə, alt yazıları və diaqramları olan şəkilləri əlavə etmək yaxşıdır.
   • Auditoriyanızın həcmi. SOP'nuz eyni anda bir çox insan tərəfindən (müxtəlif rollarda) oxunursa, sənədi bir oyunda bir dialoq kimi qurmalısınız: istifadəçi 1 bir şey edir, sonra istifadəçi 2 və s. Bu şəkildə, hər bir istifadəçi hamar bir şəkildə işləyən bir maşında necə bir dişli olduğunu görə bilər.
3. "Öz" biliklərinizi düşünün. Alt xətt budur: bunu yazmaq üçün doğru adamsan? Bunun nədən getdiyini başa düşürsən? Necə səhv ola bilər? Necə təhlükəsiz olmalıdır? Olmazsa, işi başqasına təhvil versən yaxşıdır. Zəif yazılmış və ya daha pis, səhv yazılmış SOP yalnız məhsuldarlığın azalmasına və təşkilati uğursuzluğa səbəb deyil, eyni zamanda təhlükəli ola bilər və komandanızdan ətraf mühitə təsir edə bilər. Bir sözlə, almaq istədiyiniz bir risk deyil.
   • Tamamlamaq məcburiyyətində olduğunuzu düşündüyünüz bir layihədirsə, prosedurla hər gün məşğul olanlardan kömək istəməkdən çəkinməyin. Müsahibələrin aparılması SOP yaradılması prosesinin ümumi bir hissəsidir.
4. Qısa və ya uzun bir SOP arasında seçim edin. Protokol, terminologiya və s. İlə tanış olan bir qrup insan üçün bir SOP yazır və ya yeniləyirsinizsə və sadəcə bir siyahı kimi qısa və qısaca bir SOP istəsəniz, onu qısa saxlaya bilərsiniz.
   • Ümumi məqsəd və digər müvafiq məlumatlardan (tarix, müəllif, şəxsiyyət vəsiqəsi və s.) Əlavə, yalnız addımların siyahısını ehtiva edir. Daha ətraflı məlumat və dəqiqləşdirmələrə ehtiyac yoxdursa, bu kifayətdir.
5. SOP-un məqsədini nəzərə alın. Təşkilatınızda dəfələrlə təkrarlanan bir prosedurla məşğul olduğunuz aydındır. Ancaq bu SOP-un bu qədər dəyərli olmasının xüsusi bir səbəbi varmı? İçində təhlükəsizlik vurğulanmalıdırmı? Uyğunluq tədbirləri? Təlim üçün və ya gündəlik istifadə olunur? SOP'nuzun komandanızın müvəffəqiyyəti üçün lazımlı olmasının bir neçə səbəbi:
   • Uyğunluq standartlarına cavab verilməsini təmin etmək
   • İstehsal tələblərini maksimum dərəcədə artırmaq
   • prosedurun ətraf mühitə mənfi təsir göstərməməsini təmin etmək
   • Təhlükəsizliyi təmin etmək
   • Hər şeyin cədvələ uyğun getdiyindən əmin olmaq
   • İstehsal qüsurlarının qarşısını almaq üçün
   • Bir təlim sənədi olaraq istifadə ediləcək
     • SOP'nuzda nəyi vurğulayacağınızı bilmək, sənədin bu nöqtələr ətrafında qurulmasını asanlaşdıracaqdır. SOP-un nə qədər vacib olduğunu görmək daha asandır.

3-dən 2-ci hissə: SOP-nu yazmaq

1. Lazımi materialı təsvir edin. Texniki SOP-lar ümumiyyətlə prosedurun özünə "əlavə olaraq" dörd elementdən ibarətdir:
   • Başlıq səhifəsi. Buraya 1) prosedurun adı, 2) SOP-un identifikasiya nömrəsi, 3) buraxılış və ya dəyişiklik tarixi, 4) SOP-un aid olduğu şirkətin, bölmənin və ya şöbənin adı və 5) imzalar daxildir. SOP hazırlayan və təsdiqləyənlərdən. Bu məlumat aydın olduğu müddətcə bu səhifəni istədiyiniz kimi qura bilərsiniz.
   • İndeks. Bu yalnız SOP-nuz uzun olduqda lazımdır ki, asanlıqla axtarsınız. Sadə bir standart quraşdırma burada ehtiyacınızdır.
   • Keyfiyyət və keyfiyyətə nəzarət. Bir prosedur yoxlanıla bilməzsə yaxşı deyil. Lazımi material və təfərrüatların mövcud olduğundan əmin olun ki, oxucu istənilən nəticənin əldə olunduğunu yoxlaya bilsin. Bu, məsələn, qiymətləndirmə nümunələri kimi digər sənədlər şəklində ola bilər.
   • İstinad. Bütün istinad edilən və ya istinad edilən istinad kitablarının siyahısına sahib olduğunuzdan əmin olun. Digər SOP-lardan bəhs edərkən lazımi məlumatların əlavədə yer aldığından əmin olun.
     • Təşkilatınızın bunlardan başqa digər protokollardan istifadə etməsi ola bilər. Zaten mövcud olan bir SOP-a müraciət edə bilərsinizsə, bu quruluşu buraxın və mövcud olanlara sadiq qalın.
2. Prosedurun özündə aşağıdakılara əməl etdiyinizə əmin olun:
   • Əhatə dairəsi və tətbiqi. Başqa sözlə, prosesin məqsədini, sərhədlərini, həm də necə istifadə ediləcəyini təsvir edin. Standartları, qaydaları, rolları və məsuliyyətləri və giriş və nəticəni əlavə edin.
   • Metodologiya və prosedurlar. Bu, sümüklərdəki ətdir - lazımi detallar daxil olmaqla bütün lazımi avadanlıq daxil olmaqla bütün addımları sadalayın. Sonrakı prosedurları və qərar faktorlarını daxil edin."Nə varsa ..." nöqtələrini və potensial pozuntuları və ya təhlükəsizlik problemlərini müəyyənləşdirin.
   • Terminologiyanın dəqiqləşdirilməsi. Ümumi dildə olmayan qısaldılmış sözləri və ifadələri müəyyənləşdirin.
   • Sağlamlıq və təhlükəsizlik xəbərdarlıqları. Bunları ayrıca bir fəsildə sadalayın və aid olduqları addımların yanında da sadalayın. Bunları əhəmiyyətsizləşdirməyin.
   • Avadanlıq və təchizat. Nə lazım olduğunu və nə vaxt və harada hansı avadanlıq və ya avadanlıq standartlarını tapa biləcəyinizi sadalayın.
   • Xəbərdarlıqlar və problemlər. Yəni problemlər şöbəsi. Səhv ola biləcək bir şey haqqında danışın, nələrə diqqət yetirməli olduğunuzu və son, mükəmməl məhsul üçün nə ola biləcəyini danışın.
     • SOP-un çox dilçi və qarışıq olmasının qarşısını almaq və işlərin əlçatan olmasını təmin etmək üçün hər bir mövzunu öz bölməsinə verin (ümumiyyətlə nömrələnir).
     • Bu tam bir siyahı deyil; bu prosedur aysberqin yalnız bir ucu. Təşkilatınız hansı digər cəhətlərin diqqət tələb etdiyini göstərə bilər.
3. Yazılarınızı qısa və oxunması asan tutun. Şansınız var, tamaşaçılarınız onları əyləncə üçün oxumur. Qısa və şirin saxlayın - əks halda diqqəti itirəcəksiniz və ya sənədi keçmək çətin və başa düşmək çətin olacaq. Cümlələrinizi mümkün qədər qısa saxlayın.
   • Budur biri pis misal: İstifadə etməzdən əvvəl hava girişlərindəki bütün tozları təmizlədiyinizə əmin olun.
   • Budur biri yaxşı misal ": İstifadədən əvvəl hava girişlərindəki bütün tozları vakuum edin.
   • Ümumiyyətlə, "sən" haqqında danışma. Özü üçün danışır. Aktiv danışın və cümlələrinizi əmrlə başlayın.
4. Lazım gələrsə, işi necə icra etdikləri barədə prosesdə iştirak edən işçilərlə görüşün. İstədiyiniz son şey sadəcə mənası olmayan bir SOP yazmaqdır. Komandanızın təhlükəsizliyini, effektivliyini və vaxtını təhlükəyə atırsınız və onsuz da istifadə olunan prosedurları nəzərə almırsınız - həmkarlarınızın sizə təşəkkür etməyəcəyi bir şey. Lazım gələrsə sual verin! Bu düzgün edilməlidir!
   • İşlər aydın deyilsə, fərqli insanlardan bütün rolları və məsuliyyətləri götürmələrini xahiş et. Bir komanda üzvü SOP-a əməl edə bilməz, digəri isə yalnız bəzi hərəkətlərdə iştirak edə bilər.
5. Mətnin böyük hissələrini diaqramlar və axın qrafikləri ilə hissələrə ayırın. Xüsusilə çətin olan bir və ya iki addımla qarşılaşırsınızsa, bunu bir qrafik və ya qrafiklə oxucularınız üçün asanlaşdıra bilərsiniz. Oxumaq daha asan olur və zehnə hər şeyi başa düşmək üçün bütün səylərə ara verir. Sizə daha mükəmməl və yaxşı yazılmış görünür.
   • Bunları ədviyyələndirmək və ya SOP-nu daha təsirli göstərmək üçün istifadə etməyin; bunu yalnız məntiqli olduqda və ya dil maneəsini aşmağa çalışdığınız təqdirdə edin.
6. Hər səhifədə düzgün kodlaşdırma olduğundan əmin olun. Sizin SOP şübhəsiz ki, bir çox SOP-dan biridir. Bu səbəblə, təşkilatınız hər şeyin müəyyən bir indeksləmə sisteminə əsaslanaraq saxlanıldığı bir növ verilənlər bazası saxlamalıdır. SOP'unuz bu indeksləşdirmənin bir hissəsidir və bu səbəbdən alınması üçün bir növ kodlaşdırmaya ehtiyac var. Buna görə də açıq şəkildə bildirilməlidir.
   • Hər səhifədə qısa bir başlıq və ya şəxsiyyət nömrəsi, tarix və səhifə nömrəsi olmalıdır. Dipnotlara ehtiyacınız ola bilər; bu, təşkilatınızın bu baxımdan siyasətindən asılıdır.

3-ün 3-cü hissəsi: Müvəffəqiyyətin və dəqiqliyin təmin edilməsi

1. Proseduru sınayın. Prosedurunuzu sınamaq istəmirsinizsə, yəqin ki, kifayət qədər yaxşı yazmamısınız. Prosesi "məhdud şəkildə başa düşən" birindən (və ya ümumi oxucunun nümayəndəsini) SOP-nuzdan istifadə etməsini və ona rəhbərlik etməsini istəyin. Hansı problemlərlə qarşılaşırlar? Varsa, onlara müraciət etməli və lazımi düzəlişləri etməlisiniz.
   • Ən yaxşısı SOP-nu bir neçə nəfər tərəfindən test etməkdir. Fərqli insanlar fərqli şeylərlə qarşılaşacaqlar, bu sizə çox (ümid edirəm faydalı) cavablar verəcəkdir.
   • Proseduru heç vaxt etməmiş biri tərəfindən sınandığından əmin olun. Əvvəlcədən bilən biri işinizdə birinci yerdə deyil, irəliləmək üçün buna etibar edəcəkdir ki, işarəni qaçırsın.
2. SOP prosedurunu həqiqətən həyata keçirənlər tərəfindən qiymətləndirilməlidir. Sonda heç bir əhəmiyyəti yoxdur real üçün patronlarınızın SOP haqqında düşündükləri. Söhbət orada olanlardan gedir əslində əməkdaşlıq etməliyik. Buna görə yuxarıdakı müdirlərə göndərmədən əvvəl işi görən və ya indidən görənlərə qələminizin bəhrəsini göstərin. Nəyi tap o ondan?
   • Onları cəlb edərək prosesin bir hissəsi halına gətirərək, bu SOP'u qəbul etmə ehtimalı daha yüksəkdir. Və şübhəsiz ki, əla fikirləri var!
3. SOP-nu məsləhətçiləriniz və keyfiyyətə nəzarət şöbəsi tərəfindən yoxlayın. Komanda yaxşı olduqdan sonra onu məsləhətçilərinizə yönəldə bilərsiniz. İşin özü haqqında danışacaqları daha az şey ola bilər, ancaq quraşdırma yaxşı olub olmadığını, bir şeyi unutmusunuzsa sizə xəbər verəcək və hər şeyi rəsmi və sistemin bir hissəsi halına gətirəcəyinizi bildirəcəklər.
   • Sənəd təsdiqini almaq üçün rəsmi marşrutlaşdırma sistemlərindən istifadə edin, beləliklə təsdiqləmə müddətinin düzgün imzalanmasına əmin ola bilərsiniz. Bu təşkilatdan təşkilata fərqlənir. Sadəcə hər kəsin öz fikirlərini söylədiyinə və bütün qaydalara əməl olunduğuna əmin olmaq istəyirsən.
   • Altında imzalar olmalıdır. Artıq əksər şirkətlər elektron imza ilə bağlı problem yaşamır.
4. Təsdiqlənən kimi SOP istifadə etməyə başlayın. Əvvəlcə işə cəlb olunan işçilər üçün təlim təşkil etməyiniz lazım ola bilər, ancaq bu da kağızınızın tualetdə asılması demək ola bilər. Ola bilsin ki, işinizin istifadə olunduğundan əmin olun! Sən bunu etdin. Bir az tanınma vaxtı!
   • SOP-unuzun yeniləşdiyinə əmin olun. Artıq belə deyilsə, dərhal bir yeniləmə təşkil edin, yeniləmələrin təsdiqləndiyini və sənədləşdirildiyini təmin edin və yenidən SOP göndərin. Komandanızın təhlükəsizliyi, məhsuldarlığı və uğuru bundan asılıdır.

Göstərişlər

• Adımları izah etmək üçün sadəcə Holland dilini istifadə edin.
• Yazılan prosesin həqiqi prosesə uyğun olması üçün mümkünsə maraqlı tərəfləri cəlb etməyi unutmayın.
• SOP-un köhnə versiyasının olub olmadığını yoxlayın. Bəlkə özünüzü bir neçə sürətli çimdiklə məhdudlaşdıra bilərsiniz. Onları da düzgün sənədləşdirdiyinizə əmin olun!
• Hər yeni versiya ilə sənəd tarixçəsinə sahib olun.
• Akış qrafiklərindən və şəkillərdən istifadə edin ki, oxucu prosesi düzgün izləyə bilsin.
• Aydınlığa diqqət yetirin. Çoxlu təfsirin mümkün olmadığından əmin olun. Proseduru tanımadığı birinə göstərin və nə düşündüklərini soruşun: yenə də sürprizlərlə qarşılaşa bilərsiniz.
• Sənədinizi təsdiqləməmişdən əvvəl yoxlayın.