MəZmun

• Addımlamaq
• 4-dən 1-ci hissə: Məktubunuzu yazmağa hazırlaşırıq
• 4-cü hissə 2: Məktubun dizaynı
• 4-ün 3-cü hissəsi: Məktubu yazmaq
• 4-dən 4-cü hissə: nöqtələri i üzərinə qoyun
• Göstərişlər

Bir sığorta şirkəti, bir bank, bir işəgötürən, bir dövlət qurumu və ya hətta bir məktəb ilə probleminiz var. İndi kimisə sizin üçün bir şey etməyə və ya bir şeydə sizə kömək etməyə inandırmalısınız. Bunu edən inandırıcı bir məktubu necə yazırsınız? Aşağıda inandırıcı məktubunuz üçün əla fikirlər var.

Addımlamaq

4-dən 1-ci hissə: Məktubunuzu yazmağa hazırlaşırıq

1. Fikirləriniz üçün ilham tapın. Məktubunuzu yazmağa başlamazdan əvvəl əslində nə istədiyinizi, niyə istədiyinizi, cavabın hansı səbəblərin müsbət olmasını və onu rədd etmək üçün hansı dəlilləri olduğuna dair ilham axtarmağa başlayın. Fikirlərinizi sadalamaq, məktubunuzun qələm versiyasını yazmağı asanlaşdıracaq və bu mövzuda mövqeyinizi tam anlamalı olacaq.
   • Bu ifadəni istifadə etməyə başlayın: İstəyirəm mənim tamaşaçılarım inandırmaq mənim məqsədim. Dəyişdirin mənim tamaşaçılarım inandırmaq və dəyişdirmək istədiyiniz şəxslə mənim məqsədim istədiklərini ilə.
   • Bunu müəyyən etdikdən sonra özünüzə sual verə bilərsiniz: Niyə? Tamaşaçılarınızdan istədiklərini etmələrini istədiyiniz səbəbləri sadalayın.
   • Beyin fırtınasından sonra səbəbləri əhəmiyyətinə görə sıralayın. Bütün vacib detalları bir sütuna qoyun, sonra daha az vacib olanları ikinci bir sütuna qoyun. Bu addım müvafiq, gözə çarpan məqamları vurğulamaq üçün düşüncənizi daraltmanıza kömək edəcəkdir.
2. Hədəfinizi bilin. Tam olaraq nə istədiyinizi və ya nəyə ehtiyac duyduğunuzdan əmin olduğunuzdan əmin olun. Nə əldə etməyə çalışırsınız? Bu ofisin sizin üçün nə etməsini istərdiniz?
   • Məqsədinizi kəşf etdikdə təklif edə biləcəyiniz həllər barədə düşünün.
3. Oxucunuzu tanıyın. Auditoriyanızı analiz edib başa düşərək məktubunuzun necə formatlanacağına qərar verə bilərsiniz. Mümkünsə, oxucunuzun sizinlə razılığını, sizinlə razılaşmadığını və ya bununla bağlı bitərəf olduğunu müəyyənləşdirin. Bu, mübahisənizin hər tərəfinə nə qədər ağırlıq verəcəyinizi müəyyənləşdirməyə kömək edəcəkdir.
   • Məktubunuza müraciət edəcək bir real insan tapmağa çalışın. Onlar kimlər və həqiqətən sizə kömək etməkdə hansı təsirləri var? Yalnız şikayətinizi ötürəcəklər? Onlara necə yazmalısan? Onların rəhbər vəzifəsi var, yoxsa işçi vəzifəsi? Mövqelərinə görə onlara müraciət edin.
   • Oxucunuzun mövzu ilə bağlı hansı inanc və fərziyyələrə sahib olduğunu kəşf etməyə çalışın. Siz və oxucunuz nədə razılaşmırsınız? Hörmətli bir şəkildə necə qarşı bir arqument təqdim edə bilərsiniz?
   • Oxucunuzun mövzu ilə bağlı nə olduğunu öyrənin. Xərcləmək üçün məhdud resursları varmı? Mövzu onlara birbaşa təsir edirmi?
   • Oxucunuzun inandırmaq üçün arqumentlərinizi dəstəkləməsinə ehtiyac duyacağı dəlil növü barədə düşünün.
4. Mövzunu araşdırın. Təsirli bir inandırıcı məktubda mövqeyinizi dəstəkləyən faktiki dəlillər və məlumatlar var. Çox nöqteyi nəzərdən keçirdiyinizə əmin olun. Yalnız tərəfinizi araşdırmayın; əks fikir və istifadə olunan faktları da qeyd edin.
   • Baxışlarınızı dəstəkləmək üçün faktlar, statistika, məntiq və lətifə dəlillərindən istifadə edin.
   • Qarşı tərəfin səhv olduğunu söyləməyə başlamayın; əvəzinə hörmətlə mövqeyinizin niyə daha güclü olduğunu və ciddi qəbul edilməli olduğunu izah edin.

4-cü hissə 2: Məktubun dizaynı

1. Blok dizaynından istifadə edin. Ticarət məktubları müəyyən bir dizaynı var. Düzgün şəkildə yerinə yetirildikdə, dizayn oxucunuzu irəli və arxaya salmayacaq. Digər tərəfdən, səhv aparılıbsa, dizayn sizə pis əks olunacaq və oxucunuz onu kənara ata biləcək.
   • Bir boşluqlu blok abzaslarından istifadə etməyə başlayın.
   • Hər bir abzası sola düzəldin; başqa sözlə, nəsrlə və ya inşa ilə olduğu kimi abzasda girinti etməyin.
   • Hər bir abzas arasında bir sətir buraxın.
   • Standart bir şrift istifadə edin, ən çox yayılmış Times New Roman və ya Arial, 12 nöqtəlidir.
2. Antetli kağızların düzgün formatda olduğundan əmin olun. Sol üst küncdə ünvanınızı yazmağa başlayın. Adınızı buraxın - yalnız küçə adını, poçt kodunu və şəhəri yazın. Telefon nömrənizi və e-poçt adresinizi hər birini ayrı bir sətirdə əlavə edə bilərsiniz. Bir sətri boş buraxın.
   • Tarixi yazın. Gün nömrəsini, sonra ayın adını kiçik hərflə və nəhayət ilin dörd rəqəmini yazın. Yer adını tarixdən əvvəl də deyə bilərsiniz. Bir sətri boş buraxın.
   • Lahey, 4 aprel 2014
   • Alıcının adını və ünvanını daxil edin. Məktubunuza müraciət etmək üçün müəyyən bir adam tapmağa çalışın. Bir sətri boş buraxın.
3. Məktubu salamlayaraq başlayın. Sözdən başlamaq adətlidir Əziz sonra şəxsin adı. Adın düzgün yazıldığından əmin olun. Ad, antetli poçt adresindəki adla uyğun olmalıdır.
   • Salamlaşdıqda başlıqlardan istifadə etmirsiniz, yalnız soyadı. Onlara müraciət edin cənab və ya Xanım..
   • Bunu həmişə vergüllə izləyin.
   • Salamla birinci abzas arasında bir sətir qoyun.
   • Hörmətli cənab Brown,
4. Məktubu son təbriklə bağlayın. Son təbrik seçərkən işinizin tonunu düşünün. Kimi bəzi sözlər Hörmətlə olduqca standart, mətn kimi Hörmətlə daha formaldır. Məktubunuzun rəsmi və ya səmimi bir bağlanışa ehtiyac olub-olmadığına qərar verin. Nə seçsən seç, ilk söz böyük hərflə başlamalı, aşağıdakı sözlər başlamamalıdır. Bağlanış təbrikini vergüllə izləyin.
   • Seçin Hörmətlə daha rəsmi bir nəticə üçün. Hörmətlə, Hörmətlə iş məktubları üçün standartdır. Salamlama,Gr., və ya Hörmətlə, daha az rəsmi və səmimi.
   • Bundan sonra adınızı yazmadan əvvəl bir imza üçün yer ayırmaq üçün dörd sətri boş qoyun.
   • Hörmətlə,

4-ün 3-cü hissəsi: Məktubu yazmaq

1. Qısa olun. İnandırıcı məktublar üçün qısa və nəzakətli olmaları vacibdir. Məşğul insanlar nadir hallarda belə bir məktubu 1 səhifədən çoxdursa və ya ton xoşagələn deyilsə oxuyurlar. Çox işlətməyin. Aydın, qarışıq olmayan cümlələrdən istifadə etməyə çalışın. Yoldan azmayın və lazımsız məlumatlar, yan yollar və məzəli hekayələr yazmayın.
   • Çox uzun cümlələrdən istifadə etməkdən çəkinin. Güclü, möhkəm cümlələrdən istifadə edin. Yazı tərziniz qısa, fokuslanmış və oxunması asan olmalıdır.
   • Paraqraflarınızı çox uzun etməyin. Oxucunuzu itirəcək, əsas məqamdan uzaqlaşmayan və ya fikirlərinizi anlamağı çətinləşdirən qədər məlumat toplamayın. Müvafiq məlumatlara sadiq qalın və yeni bir mövzu başlayanda bəndləri dəyişdirin.
2. İlk bir neçə cümlədə əsas məqamı göstər. Səmimi bir açılış xəttindən başlayın və sonra birbaşa hədəfinizə yönəlin. İlk iki cümlədə ehtiyacınızın nə olduğunu aydınlaşdırın (əsas məqamınız nədir).
   • Bu paraqrafı 2-4 cümlə ilə məhdudlaşdırmalısınız.
3. İkinci abzasda tələbinizin əhəmiyyətini vurğulayın. Bu hissədə qayğı, sual və ya hüququnuzu müəyyənləşdirin. Burada konkret səbəblər, dəstək və ya diqqət üçün nöqtələr vermirsiniz. Bunun əvəzinə, baxış bucağınızı, sualınızın və ya iddianızın xüsusiyyətlərini və bunun üçün nə üçün vacib olduğunu izah edirsiniz.
   • Nəzakətli, məntiqli və faktiki saxlamağı unutmayın. Həddindən artıq emosional dil istifadə etməyin, hərəkət tələb etməyin və ya yazdığınız şəxsə və ya şirkətə xor baxanlara qarşı kobud davranmayın.
4. İstəyinizi aşağıdakı paraqraflarda əsaslandıracaqsınız. Növbəti paraqraflar, məlumat və təfərrüatlar verərək mövqeyinizi əsaslandırmalıdır. Faktik, məqbul, praktik, məntiqi və qanuni olduqlarına əmin olun. İstəyinizi sadəcə emosiyalar, şəxsi istəklər və ya inanclar üzərində qurmayın. Uzun bir hekayə ilə oxucunu darıxdırmayın, məqsədinizə doğru tez və dəqiq bir şəkildə gedin. Buna nail olmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz bir sıra fərqli strategiyalar var:
   • Oxucunuzun ağlabatanlığına müraciət etmək üçün faktlara və statistikaya istinad edin. Faktlarınızın və statistikanızın etibarlı, hörmətli mənbələrdən gəldiyinə və bunlardan uyğun istifadə etdiyinizə və kontekstdən çıxarmadığınıza əmin olun.
   • Bu mövzuda mövqeyinizi dəstəkləyən və ya ən azı qarşı tərəflə razılaşmayan mütəxəssislərə istinad edin.Bu mütəxəssislər öz sahələrində hörmətli olmalı və mövzu ilə bağlı fikir sahibi olmaq üçün ixtisaslı olmalıdırlar.
   • Tələbinizin niyə təmin edilməsinə bir səbəb verin. Birinə bir şey etməsini söyləmək çox təsirli bir inandırma üsulu deyil, ancaq nəyə görə bir şey edilməsi lazım olduğuna inandığınızı izah etmək, fikirlərini dəyişdirməyə kömək edə bilər. Mövcud vəziyyəti və niyə dəyişməli olduğunu izah edin.
   • Mövqeyinizin və tələbinizin detallarını, xüsusiyyətlərini və məhdudiyyətlərini verin. İstəyinizlə əlaqəli keçmiş cəhdlərdən və ya hər hansı bir hərəkətin olmamasından danışın.
   • Baxışınızla əlaqəli rəy nümunələrini verin. Baxışınızın nə üçün vacib olduğunu göstərmək üçün təqdim edə biləcəyiniz digər dəlillər barədə düşünün.
   • Paraqraflarınıza yazdıqlarınızı məhdudlaşdırmağı unutmayın. İşinizi və vəziyyətinizi sadə bir şəkildə aydınlaşdırın. Təfərrüatlara çox qarışmayın, əksinə bütün əsasları daxil edin. Ən uyğun statistika, rəy və ekspertləri seçin.
5. Qarşı tərəflə danışın. Effektiv inandırmanın açarlarından biri qarşı tərəfə müraciət etməkdir. Məktubunuzda onları müəyyənləşdirə bilmək üçün oxucularınızın təxmin edə biləcəyi əks-mübahisələr, etirazlar və ya suallar istəyirsiniz. Tərəf ilə müqavilələr tapın və ya öz baxışlarınız üçün güclü dəstək verin.
   • Mövqeyinizlə qarşı tərəfin mövqeyi arasında fərqlər olduğunu açıq şəkildə etiraf etdiyinizə əmin olun. Onları gizlətməyə çalışmayın; bu sizin mübahisələrinizi zəiflədəcək. Bunun əvəzinə qarşı tərəflə paylaşılan dəyərləri, təcrübələri və problemləri vurğulayın.
   • Mühakimə olunan fikirlərdən istifadə etməyin. Nəticədə məktubunuza çox duyğu gətirir və məntiqi yanaşma tərzinizi azaldırsınız. Çox mənfi olmaq qarşı tərəfin sizinlə razılaşmasına mane ola bilər.
6. Yenidən tələbinizi verərək məktubu bitirin. Sonda tələbinizi və ya fikrinizi təkrarlayın. Bu bir həll təklif edə biləcəyiniz və ya tədbir istəyə biləcəyiniz hissədir. Oxucuya bu məktubu izləyəcəyini, şəxsən zəng edərək, e-poçtla və ya dayandıraraq bildirəcəyini söylə.
   • Oxucunuzun tərəfinizə doğru irəliləməsinə və ya heç olmasa hər şeyi perspektivinizdən daha aydın görməyinizə kömək edəcək güclü bir cümlə ilə bitməyə diqqət edin.
   • Öz həll yollarınızı təklif edin və ya kömək edin. Güzəştə getməyin və ya ortada görüşməyin. Vəziyyəti həll etmək üçün artıq nə etdiyinizi və ya hazırladığınızı göstərin.

4-dən 4-cü hissə: nöqtələri i üzərinə qoyun

1. Məktubda səhv olub olmadığını yoxlayın. Səhv qrammatika ilə yanaşı səhv yazılmış sözlər də pis bir ilk təəssürat yaradacaqdır. Oxucunuzun məktubunuzdakı səhvlərə deyil, fikirlərinizə yönəlməsini istəyərsiniz. Məktubu göndərməzdən əvvəl bir neçə dəfə oxuyun. Məktubu necə oxuduğunu eşitmək üçün ucadan oxuyun.
   • Lazım gələrsə kimsə məktubunuzu yazım üçün yoxlaya bilər (və ya proqramda yazım yoxlayıcınızı istifadə edə bilərsiniz).
2. Məktubu öz imzanızla imzalayın. Məktubu e-poçtla deyil, poçtla göndərirsinizsə, məktubu imzalamalısınız. Bu məktubu qoruyur və məktubu daha fərdi edir.
3. Lazım gələrsə, rəsmi surətləri cəlb olunan digər şəxslərə göndərə bilərsiniz. Bu o deməkdir ki, birdən çox məktubu çap edib göndərməlisiniz və üzərində orijinal imzalar olmalıdır. Bu vəziyyətdə, bir nüsxə göndərəcəyiniz məktubun altına yazın.
4. Bir nüsxəsini özünüz üçün saxlayın. Həmişə öz qeydləriniz üçün bir məktubu və məktubu kimə göndərdiyinizin siyahısını tutun. Mövzu həll olunana qədər izləmə hərəkətlərinizə qeydlər yazın.

Göstərişlər

• Diqqətli ol. Məktubun mövzusuna kömək etməyən təsadüfi məlumatları daxil etməməyinizə əmin olun. Bunun əvəzinə, müvafiq faktlara sadiq qalın və sadə olun. Təsvirli olmaq üçün faktlardan istifadə edin.
• Məktubunuzun ortasında yalnız çox dəqiq addımlar, hərəkətlər və ya tövsiyələriniz varsa güllələrdən istifadə edin.
• Görüşlərinizi şirkət və ya agentlik növünə uyğunlaşdırın. Könüllü bir təşkilat böyük bir korporasiyadan fərqli bir şəkildə düşünə bilər.
• Standart Holland yazı üslubundan istifadə edin. Bu bir mesaj və ya sosial media deyil; bu rəsmi bir məktubdur. Qısaltmalar, jarqon və gülüşlər nəzərə alınmamağınıza səbəb ola bilər.
• Oxucuya sanki sənə borclu və heç bir şey tələb etməyən kimi davranma. Bunun əvəzinə məktubu dostcasına və peşəkar tutaraq onları inandırın.