MəZmun

• Addımlar
• Məsləhət
• Xəbərdarlıq

Peşəkar və nəzakətli bir iş məktubu yazmaq lazımdır? Əksər iş mesajları əvvəlcədən formatlaşdırılmışdır və kopyalanması asandır, sadəcə mesajın məzmununu dəyişdirməlisiniz. İş poçtu həmişə mesajın gövdəsində tarixi, göndərən, alıcı haqqında məlumatları və bəzi bəndləri daxil etməlidir. Bir şəkil yazmaq istəyirsən, xahiş edirəm aşağıdakı adımları izləyin və şirkətinizin standartlarına uyğun lazımi nöqtələri düzəldin.

Addımlar

4-cü hissə: Mesajın açılması

1. 

   Formatı anlayın. Məktubunuz nə ilə əlaqəli olursa olsun, məktubun görünüşü üçün bəzi standartlara əməl etməlisiniz. Ticarət məktubları Arial və Times New Roman kimi məşhur bir şriftlə yazılmalı və yazılmalıdır. Mesajlardakı abzasları əl ilə vurğulamalısınız. Bu, "qayıt" düyməsini iki dəfə yazaraq yeni bir abzasa başlamağınız deməkdir. Paraqrafları vurğulamaq üçün girinti əmrindən istifadə etməyin.
   • Haşiyəni bütün kənarlara təxminən 2 sm qoyun.
   • E-poçt da populyar şriftlərlə yazılmalıdır. İş poçtundakı qara və ağ istisna olmaqla, əl yazısını təqlid edən və ya rəngli olan şriftlərdən istifadə etməyin.

2. 

   
   
   Düzgün kağız növünü seçin. İşləyən məktub 22cm x 28cm kağız ölçüsündə (“məktub ölçüsü” ölçüsü) çap olunmalıdır. ABŞ-da deyilsinizsə, A4 ölçülü kağızdan istifadə edə bilərsiniz. Bəzi uzun müqavilələr 22cm x 36cm ("hüquqi ölçülü") kağız üzərində çap edilə bilər.
   • Məktub göndərmək üçün çap etsəniz, məktubu şirkətin blankında yazdırmalısınız. Bu məktuba daha peşəkar bir görünüş verir və eyni zamanda şirkətinizin loqosunu və əlaqə məlumatlarını təqdim edir.

3. 

   
   
   Şirkətiniz haqqında məlumat verin. Ünvanın hər hissəsinin fərqli bir sətirdə yazıldığı şirkətin adını və ünvanını göstərin. Bir sərbəst bir şirkət sahibisinizsə və ya işləyirsinizsə, şirkət adını öz adınızla əvəz edin və ya adınızı üstünə yazın.
   • Şirkətinizdə əvvəlcədən hazırlanmış bir blank varsa, şirkət adını və ünvanını yazmaq əvəzinə istifadə edə bilərsiniz.
   • Ünvanı özünüz yazırsınızsa, özünüzdən və şirkətinizin seçimlərindən asılı olaraq səhifənin yuxarı hissəsində sağa və ya sola düzəltməlisiniz.
   • Beynəlxalq səviyyədə poçt göndərirsinizsə, ölkə adını böyük hərflərlə yazın.

4. 

   
   
   Tarixi əlavə edin. Tam tarix yazmaq ən peşəkar seçimdir. Məsələn, "1 aprel 2012" və ya "1 aprel 2012" yaza bilərsiniz. Tarix göndərilənin ünvanından bir neçə sətir aşağıda əsaslandırılmış şəkildə qoyulmalıdır.
   • Məktubunuz bir neçə gün ərzində yazılıbsa, məktubu bitirdiyiniz tarixə icazə verin.

5. 

   Alıcı haqqında məlumat verin. Alıcının tam adını, adını (varsa), şirkətin adını və poçt ünvanını yazın və bu məlumatları ayrı sətirlərə bölün. Lazım gələrsə, bir istinad nömrəsi əlavə edin. Alıcı məlumatı tarixin altındakı bir neçə sətirlə əsaslandırılmalıdır.
   • Ən yaxşısı müəyyən bir şəxsə bir məktub göndərməkdir. Bu şəkildə mesaj göndərdiyiniz şəxs mesajınıza cavab verə bilər. Məktub göndərməli olduğunuz şəxsin adını bilmirsinizsə, bir az yoxlayın. Şəxsin dəqiq adını və adını soruşmaq üçün şirkətlərinə zəng edə bilərsiniz.

6. 

   Bir təbrik seçin. Salamlaşma məktubu alan şəxsə hörmət nöqtəsidir və hansı salamlaşmanın istifadə olunması mesajı göndərdiyiniz şəxsi tanımağınızdan, onları nə qədər tanıdığınızdan və məktubun təntənəli olmasından asılıdır. . Aşağıdakı variantları nəzərdən keçirə bilərsiniz:
   • "Kimə aid ola bilər" (iştirak edənlərə) yalnız nə vaxt Kimə, xüsusən mesajı kimə göndərmək istədiyinizi bilmirsiniz.
   • Məktubunuzu qəbul edəni bilmirsinizsə, "Hörmətli cənab / xanım" (Hörmətli cənab / xanım ") ilə başlamaq etibarlı bir seçimdir.
   • Alıcının adını və adını da istifadə edə bilərsiniz, məsələn "Hörmətli Dr. Smith" (Hörmətli professor Smith).
   • Məktub alıcısını yaxşı tanıyırsınızsa və onlarla yaxın münasibətiniz varsa, onları "Hörmətli Susan" kimi adları ilə çağıra bilərsiniz.
   • Mesaj alan şəxsin cinsindən əmin deyilsinizsə, sadəcə tam adını yazın, məsələn "Hörmətli Kris Smith" (Salam Kris Smith).
   • Salamlaşdıqdan sonra vergül və ya "Kimə aid ola bilər" sözündən sonra iki nöqtə yazmağı unutmayın.
   reklam

4-cü hissə 2: Mesajın məzmununun tərtib edilməsi

1. 

   Problemə düz. Vaxt puldur, maksimumun dediyi kimi, əksər sahibkarlar vaxt itirməyə nifrət edirlər. Buna görə məktubun məzmunu qısa və peşəkar şəkildə təqdim edilməlidir. Alıcının birbaşa mətləbə gələrək ilk paraqrafdakı fikrinizi ümumiləşdirərək tez bir zamanda oxuya biləcəyi bir məktub yazın. Məsələn, hər zaman "Səni ... haqqında yazıram ..." ilə başlaya bilərsən (ona ... haqqında yazıram) və oradan başlaya bilərsən.
   • Dokulu dil, böyük qarmaqlar və ya uzun, yuvarlaq cümlələr istifadə etməyin - söyləməyiniz lazım olanları mümkün qədər qısa və aydın şəkildə çatdırmalısınız.
   • Bunu inandırıcı şəkildə ifadə edin. Göründüyü kimi bir məktub yazmaqda məqsəd oxucunu bir şey etməyə inandırmaqdır: fikrini dəyişdirmək, səhvini düzəltmək, pul göndərmək və ya bir tədbir görmək. Mesaj alan şəxsi istədiyinizi etməyə inandırmağa çalışın.

2. 

   Şəxs əvəzliyini istifadə edin. İdeal olaraq, məktubunuzda "mən" (I), "biz" (biz) və "siz" (siz) şəxs əvəzliklərindən istifadə etməlisiniz. Bunu "mən" (mən) kimi təsvir edin və oxucunu "siz" adlandırın (dost / baba / nənə / qardaş / bacı).
   • Bir təşkilat adından yazırsınızsa qeyd edin. Şirkətinizin inkişaf perspektivlərini verdiyiniz təqdirdə, şirkət adından danışdığınızı oxuculara bildirmək üçün "biz" (bizə) istifadə etməlisiniz. Şəxsi fikirləriniz haqqında yazırsınızsa, “mən” dən istifadə edin (məni).

3. 

   
   
   Dəqiq, qisa və qisa şəkildə yazın. Nə demək istədiyinizi oxucularınıza bildirin. Oxucular mesajınıza yalnız qısa müddətdə mesajınızın məzmunu aydın olduqda cavab verəcəkdir. Xüsusilə, oxucuların məktubunuza cavab olaraq nəticə çıxarmalarını və ya hərəkətə keçməsini istəyirsinizsə, onda onlara deyin. Tezinizi ən qısa şəkildə izah edin.

4. 

   
   
   Aktiv cümlələrdən istifadə edin. Bir vəziyyəti təsvir edərkən və ya bir istək verərkən passiv deyil, aktiv istifadə edin. Pasif cümlələr məktubunuzu qaranlıq edə bilər və ya əlaqəli şəxsi göstərmir. Bundan əlavə, aktiv cümlə asanlaşdırılıb və daha sadədir. Misal üçün:
   • Pasif cümlə: Günəş eynəkləri davamlılığı baxımından dizayn edilmir və ya istehsal olunmur.
   • Proaktiv ifadə: Şirkətiniz günəş eynəklərini davamlılığı nəzərə alınmadan dizayn edir və istehsal edir.

5. 

   
   
   Müvafiq olaraq açıq fikirli olun. Məktublar insanlar tərəfindən yazılır və insanlara ünvanlanır, buna görə mümkünsə sərt yazılardan çəkinin. Fərdi olmayan bir məktub və açıqlıq çatışmazlığı ilə yeni bir əlaqə qura bilməzsiniz. Bununla birlikdə, danışıq dili və ya "bilirsiniz" (bilirsiniz), "mən demək istəyirəm" (mən demək istəyirəm) və ya "istəmək" (etmək istəyirəm - "istəmək" qısaltın) ifadələri kimi jarqonlardan istifadə etməkdən çəkinin. böyük '). Tonunuzu ciddi, lakin səmimi və həvəsli saxlayın.
   • Alıcını yaxşı tanıyırsınızsa, qeyri-rəsmi olaraq onlara xoş diləkləriniz olmalıdır.
   • Özünüzü nə dərəcədə ifadə edəcəyinizə qərar verərkən öz qərarınızdan istifadə edin. Bəzən kiçik bir yumor müvəffəqiyyətli bir müqavilə bağlamağınıza kömək edə bilər, ancaq sataşmağınızda səhv ola biləcəyiniz zaman diqqətli olun.

6. 

   Nəzakətli və nəzakətli. Şikayət etmək və ya narahatlıq bildirmək üçün bir məktub yazsanız da, nəzakətli ola bilərsiniz. Özünüzü alıcının yerinə qoyun və düşündüyünüz hər hansı bir fikri ortaya qoyun, oxucuların hər zaman həvəsli və kömək etməyə hazır olduğunuzu görməsi üçün ağlabatan bir şəkildə.
   • Məsələn, belə bir sərt şikayət edə bilərsiniz: “Günəş eynəyinizin pis olduğunu düşünürəm və bir daha heç vaxt almayacağam.” Ancaq daha nəzakətli bir şəkildə yaza bilərsiniz: “ Şirkətinizin günəş eynəyi məhsulundan məyus oldum və gələcəkdə başqa yerlərdə eynək almağı düşünürəm.

7. 

   Əlavə səhifələr üçün “ikinci səhifə” başlıq şablonundan istifadə edin. Çox iş məktubları bir səhifədə qısa olmalıdır. Ancaq bəhs etdiyiniz məsələ bir müqavilə və ya hüquqi bir məsələ kimi daha uzundursa, bir neçə səhifəyə ehtiyacınız ola bilər. Ümumiyyətlə qısaldılmış bir ünvana və birinci səhifənin blankında olduğu kimi eyni kağız növünə sahib olan "ikinci səhifə" antetli şablondan istifadə edin.
   • Səhifənin yuxarı hissəsindəki ikinci və sonrakı səhifələrlə nömrələnmə. Alıcı adları və tarixləri də əlavə edə bilərsiniz.

8. 

   Məzmun xülasəsi. Son bənddə əsas məqamları ümumiləşdirin və fəaliyyət planınızdakı addımları və ya mesajı alan şəxsdən nə gözlədiyini açıq şəkildə bildirin. Alıcının soruşmaq və ya danışmaq üçün sizinlə əlaqə qura biləcəyini unutmayın, məktubla və məsələnizlə maraqlandıqları üçün onlara təşəkkür edirəm. reklam

4-dən 3-cü hissə: Məktubların sonu

1. 

   Bitən cümləni seçin. Nəticə, bir salamlama kimi, alıcının hörmətini və məktubun təntənə dərəcəsini göstərir. "Hörmətlə" və ya "Hörmətlə" ümumiyyətlə etibarlı bir seçimdir; "Səmimi şəkildə", "Hörmətlə" (Hörmətlə), "Hörmətlə" və "Hörmətlə" (Hörmətlə) kimi digər variantları nəzərdən keçirə bilərsiniz. Ayrıca, "Ən yaxşılar", "Ən yaxşı diləklər" kimi biraz daha az rəsmi, lakin peşəkar sonluq da seçə bilərsiniz. , "İsti hörmətlə" və "Təşəkkür edirəm" və "Təşəkkür edirəm". Cümldən sonra vergüllərdən istifadə edin.

2. 

   İşarəsi. Təxminən dörd sətri boş buraxın, sonra imzalayın. Məktubu yazdırdıqdan sonra imzanızı imzalayın və ya elektron poçtla göndərmisinizsə, imza şəklinizi skan edin və mesajın bu hissəsinə yapışdırın. İmza üçün mavi və ya qara mürəkkəb seçməlisiniz.
   • Birinin adından bir məktub imzalayırsınızsa, imzanızın qarşısına “pp:” yazın. "Pp" "prokurorluq başına" deməkdir ("agentlik tərəfindən" və ya "adından" kimi).

3. 

   Adınızı və əlaqə məlumatınızı yazın. İmzanızın altına tam adınızı, başlığınızı, telefon nömrənizi, e-poçt adresinizi və mümkün əlaqə metodlarını yazın. Hər bir məlumat ayrıca bir sətirdə yazılır.

4. 

   Maşının qısaltmasını əlavə edin. Sizdən başqası məktubu yazdısa, imzanın altına bu şəxsin baş hərflərini əlavə etməlisiniz. Bəzən məktubu yazan şəxsin baş hərfləri də daxil edilirdi. Buna görə məktubu yazanla məktubu yazan şəxsin arasında fərq qoymaq vacibdir.
   • Məsələn, yalnız maşinistin baş hərflərini əlavə etmisinizsə, onları kiçik hərflərlə yazın: mj
   • Yazıçının qısaltmalarını əlavə etsəniz, onları böyük hərflərlə, yazanın qısaltmasını kiçik hərflərlə yazın: RW: mj. İki qısaldılmış sözcük arasında da bir əyri istifadə edə bilərsiniz: RW / mj.

5. 

   Əlavə sənədləri qeyd edin. Alıcının görməsi üçün bir sənəd əlavə edirsinizsə, sənədin nömrəsini və növünü qeyd edərək əlaqə məlumatlarınızın altındakı bir neçə sətirdə qeyd edin. Məsələn, yaza bilərsiniz: "Əlavələr (2): tərcümeyi-hal, broşura" ("Əlavə (2): tərcümeyi-hal, broşura").
   • Ayrıca "Muhafazalar" ı "Əlavələr" kimi qısaltmaq olar. və ya "Enc.".

6. 

   Alıcı əlavə edin. Məktubun surətini başqa bir şəxsə göndərirsinizsə, məktubda bu şəxsin adını yazmalısınız. "Əlavələr" sətrinin altına "cc:" yazaraq şərh verə bilərsiniz, "cc" şəxsin adı və adı ("cc" "Karbon nüsxəsi" (karbon nüsxəsi) məktub karbon kağızına yazıldıqda).
   • Məsələn, yazın: "cc: Mary Smith, Marketinq üzrə vitse-prezident" ("Hörmətli: Mary Smith, marketinq menecerinin müavini").
   • Başqa bir alıcı əlavə etmək istəyirsinizsə, ikinci şəxsin adını birbaşa birinci şəxsin adının altına yazın və "cc:" ehtiyacınız yoxdur.
   reklam

4-dən 4-cü hissə: Bitti

1. 

   Mesajınızı redaktə edin. Görünüş peşəkar bir yazıçı üçün əsas elementdir. Şübhəsiz ki, oxucu məktubdakı ən kiçik qüsurları düzəldərək səriştəli və məsuliyyətli olduğunuzu asanlıqla görəcəkdir. Sözün yazılışını yoxlamaq üçün yazım əmrini işə sala bilərsiniz, eyni zamanda məktubu göndərmədən əvvəl diqqətlə oxuyaraq yoxlaya bilərsiniz.
   • Məktubun aydın və qisa bir şəkildə olub olmadığını merak edirəm. Uzunluğu üç-dörd cümlədən çox olan bir abzas varmı? Əgər belədirsə, lazımsız bəndləri silə bilərsiniz.
   • Məktub həqiqətən vacibdirsə, bir dostunuzdan və ya həmkarınızdan tez bir zamanda yoxlamasını istəyə bilərsiniz. Bəzən oxumaq üçün yalnız bir neçə saniyə vaxt ayırmağınız səhvləri və ya görmədiyiniz kobud söz istifadəsini aşkar etməyə kömək edə bilər.

2. 

   Poçtu zımbalamayın. Mesajın çox səhifəsi varsa, mesajı zımbalamaqdan çəkinin. Səhifələrin düzgün bir şəkildə düzüldüyündən əmin olmaq istəyirsinizsə, yuxarı sol tərəfdəki ataçdan istifadə edin.

3. 

   Poçt göndərmə. Məktub göndərirsinizsə, bir iş zərfindən istifadə edin. Şirkət loqosu basılmış zərf varsa, zərfdən istifadə edin. Qaytarma adresini və alıcı ünvanını aydın şəkildə çap edin. Məktubu üç hissəyə bükün ki, alıcı mesajı açanda mesajın birinci hissəsi yuxarıda qatlansın, sonra isə alt qatda açılsın. Kifayət qədər möhür olduğuna əmin olun, sonra göndərin.
   • Əlyazma ünvanın ləkələndiyini və peşəkar üslubunuza uyğun olmadığını düşünürsünüzsə, ünvanı sözlə yazın, zərfi printerə qoyun və ünvanı zərfin üzərinə yazın.
   • Məktub son dərəcə vacib və / və ya təcili olarsa, kuryer vasitəsilə göndərməlisiniz.
   • Mesajı e-poçtla göndərmək istəyirsinizsə, HTML formatına çevirin və ya formatı saxlamaq üçün mesajı PDF olaraq qeyd edin. Kağız poçtu daha yaxşıdır.
   reklam

Məsləhət

• Məktubları imzalamaq üçün yaxşı bir qələm istifadə edin.
• Tez. Göndərənin tələbinə bir həftə ərzində cavab verə bilmirsinizsə, ona bu barədə danışın və sizdən nə vaxt cavab ala biləcəklərini bildirin.
• Müsbətlərə diqqət yetirin. Bacardığın şeylərdən deyil, bacardığın şeylərdən danış. Məsələn, stokda bir əşyanız yoxdursa, sifarişçiyə sifarişlərini yerinə yetirə bilməyəcəyinizi söyləməyin, bunun əvəzinə məhsulun populyar olduğunu deyin, çünki tərəfiniz stokda deyil. . Sonra onlara məhsulu nə vaxt təklif edə biləcəyinizi söyləyin.
• Çox məzmunu olan bir məktub yazırsınızsa, əvvəlcə onları siyahıya almalısınız.
  • Əhatə etmək istədiyiniz hər şeyi sadalayın. Sifariş üçün narahat olmayın.
  • Hər bir məzmun üçün açar sözləri, nümunələri, dəlilləri və faktları sadalayın.
  • Xülasənizdəki məzmunu məqsədinizə və auditoriyanıza uyğun olması üçün nəzərdən keçirin.
  • İlgili olmayan problemləri kəsin.
  • Məlumatları oxucu üçün ən uyğun şəkildə düzün.

Xəbərdarlıq

• Yaltaq cümlələrlə məktublar yazmayın. Həqiqi bir iltifat məqbuldur, ancaq bunu çox etsəniz, oxucu bacarığınızla deyil, yaltaqlıqla işlədiyinizi hiss edəcəkdir.
• Çox sərt və təsirli bir ton istifadə etməyin. Unutmayın, bir iş məktubu ilə peşəkar bir əlaqəni gücləndirməyə və ya başlamağa çalışırsınız.