MəZmun

• Addımlar
• Metod 3: Görüşə hazırlaşmaq
• Metod 2 /3: Görüş zamanı
• Metod 3 /3: Görüşdən sonra
• İpuçları
• Xəbərdarlıqlar
• Sənə nə lazımdır

Bir korporativ katib və ya idarə heyəti katibi və ya bəlkə də kiçik bir iş sahibi olaraq, korporativ görüşlərin protokollarını saxlamaq ehtiyacı ilə qarşılaşacağınız ehtimalı var. Bu vəzifə çox vacibdir, çünki bu, yalnız qeyri-kommersiya təşkilatları üçün yalnız qanuni tələb deyil: bu protokollar şirkətin rəsmi tarixinin, tarixinin bir hissəsidir. Müəyyən qaydalara və formata riayət edildikdə protokollar olduqca asanlıqla edilə bilər.

Addımlar

Metod 3: Görüşə hazırlaşmaq

1. 1 İştirak etməsi gözlənilən hər kəsə əvvəlcədən (bir neçə həftə əvvəl) görüşün tarixi, vaxtı, yeri və məqsədi ilə bir bildiriş göndərin.
2. 2 İdarə heyətinin hər bir üzvü üçün xüsusi bir paket hazırlayın: görüş bildirişi, əvvəlki görüşün protokolları, həm əlaqə məlumatlarının siyahısı, həm də görüşdə təqdim ediləcəklər (məsələn, təhlillər və büdcə hesabatları). Məlumat məxfi olarsa, onu yalnız işçilər (bəzi hallarda) və qonaqlar binanı tərk etdikdən sonra gəldikdə köçürün.
3. 3 Əlinizdə ən rahat istifadə etdiyiniz səsyazma cihazına sahib olduğunuzdan əmin olun, məsələn: notepad, qovluq, dizüstü kompüter və ya səs yazıcı.
4. 4 Görüş günü bütün iştirakçıların yazı materialları, rozetləri (lazım gələrsə) və sərinləşdirici içkilər olduğundan əmin olun.

Metod 2 /3: Görüş zamanı

1. 1 Aşağıdakı məlumatları qeyd edin:
   • Təşkilatın adı və görüş növü.
   • Görüş bildirişi göndərildi, əgər belədirsə, nə vaxt.
   • Görüşün tarixi və keçirildiyi yer.
   • Görüşün başladığı vaxt.
2. 2 Görüşün səbəbini yazın, məsələn: rüblük idarə heyəti toplantısı və ya illik zabit seçkisi.
3. 3 Siyahıya alınmalıdır:
   • Yığıncaqda iştirak edən idarə heyəti üzvləri, məmurlar və işçilər və məsuliyyətləri.
   • Yox olanlar.
   • İştirak edən qonaqlar, kim tərəfindən dəvət edildikləri və tədbirə qatılmalarının səbəbləri.
   • Toplantı sədrinin adı və adı.
   • Görüşün protokolunu tərtib edən şəxs.
4. 4 Kvorum üçün lazım olan üzvlərin sayını və bu saya çatılıb -çatmadığını göstərin.
5. 5 Son iclasın protokollarını qəbul etmək, yenidən nəzərdən keçirmək və ya çıxarmaq üçün səsvermənin nəticələrini qeyd edin.
6. 6 Gerekirse əvvəlki protokolları dəyişdirin.
7. 7 Əvvəlki protokoldakı aktual sualları səsləndirin və müzakirələrin gedişatını, səsvermənin nəticələrini və ya ümumi nəticəni qeyd edin.
8. 8 Digər səsləri, məsələn zabit seçkilərini və lehinə, əleyhinə və ya bitərəf qalan səs sayını qeyd edin. Tərəddüd edənlər istisna olmaqla, insanların adlarını və necə səs verdiklərini yazmaq lazım deyil. Səs verməkdən imtina etməsinin səbəbini və bu səsvermə zamanı kiminsə otaqdan çıxıb çıxmadığını bildirin.
9. 9 Gündəlik maddələrinizi sadalayın və qeydlər yazmaq üçün aralarında bir az boşluq buraxın.
10. 10 Gündəlik mövzular və nə və kim tərəfindən söylənildiyini müzakirə edin.
11. 11 Görüş zamanı müzakirə olunan bütün aktual məsələləri, eləcə də növbəti görüşdə danışmalı olacaq insanları sadalayın.
12. 12 Gündəlikdə olmayan məsələlər və bunları kimdən soruşduqlarına və bu müzakirələrin nəticələrinə diqqət yetirin.
13. 13 Yenidən nəzərdən keçirmək, yeniləmək və ya səs vermək üçün təklif olunan qərarların nəticələrini göstərin. Rəsmi qərarın özü ayrıca bir sənəd olaraq təqdim ediləcək.
14. 14 Növbəti görüşün tarixini və vaxtını göstərin.
15. 15 Qeyd edək ki, iclas səs çoxluğu və ya yekdil qərarla qapalı elan edilib. Görüşün bitmə vaxtını göstərin.

Metod 3 /3: Görüşdən sonra

1. 1 Protokolu mümkün qədər tamamlayın və mümkün qədər erkən edin.
2. 2 Səsvermənin nəticələrini, gündəm maddələrini və alınan qərarları cəsarətlə vurğulayın.
3. 3 Protokolun surətlərini, məzmunu ilə bağlı fikirlərini öyrənmək üçün bütün görüş iştirakçılarına mümkün qədər tez paylayın. Heç bir dəyişiklik təklif edilmədikdə, protokolları rəsmiləşdirin və sonra korporativ görüşlər üçün xüsusi bir qovluğa yerləşdirin. Protokolun son versiyasının nüsxələrini toplantının bütün iştirakçılarına və iclasda olmayanlara paylayın.

İpuçları

• Bir şeyi başa düşmürsənsə, dərhal düzgün suallar ver ki, müzakirə düzgün yazılsın. Hər hansı bir aydınlıq istəmək üçün protokolu tamamilə hazırlayana qədər gözləmək lazım deyil.
• Alınan qərarlar və səsvermənin nəticələri protokolda göstərilməlidir, lakin onların surətləri ayrı bir qovluqda, oddan, sudan və digər amillərdən qorunan yerdə saxlanılmalıdır. Elektron nüsxələr də bu qovluqda saxlanılmalıdır.
• Görüş zamanı hər sözü yazmağa çalışmayın: deyilənlər haqqında ümumi ifadələr yazın. Protokolu doldurduqdan sonra müzakirənin gedişatını daha tam şəkildə açıqlaya bilərsiniz.
• Şirkət siyasətləriniz elektron ünsiyyətin istifadəsini qadağan edə bilər. İndi bu olduqca nadirdir - hamısı qaydaların yazıldığı zamandan və illər ərzində yenidən nəzərdən keçirilməsindən asılıdır. Buna görə də, görüş iştirakçıları ilə bu şəkildə ünsiyyət qurmadan əvvəl heç nəyi pozmadığınızdan əmin olun. Ümidsiz şəkildə köhnəlmişsə, bu cür qaydalara düzəlişlər də təklif edə bilərsiniz.

Xəbərdarlıqlar

• Protokolun layihəsini görüş iştirakçılarına nəzərdən keçirmək və yenidən nəzərdən keçirmək üçün təqdim edərkən diqqətli olun, çünki bu onlara dediklərini dəyişdirmək imkanı verir. Protokol tamamlandıqda, hər kəsin ona edilən hər hansı bir dəyişiklikdən xəbərdar olduğundan əmin olun: bu şəkildə məlumatlar düzgün şərh ediləcək və heç kim yanıltılmayacaq.

Sənə nə lazımdır

• Qovluqlar
• Qeyd ləvazimatları (notebooklar, qələm və ya qələm, noutbuk və ya səs yazıcı)
• Lazım gələrsə, nişanlar
• Görüş üçün lazım olan bütün məlumatları ehtiva edən paketlər
• İştirakçılar üçün qeyd dəftərləri və qələmlər / qələmlər
• Soyuq içkilər