MəZmun

• Addımlar
• 3 -dən 1 -ci hissə: Memorandumun üslubunu və dilini seçmək
• 3 -dən 2 -ci hissə: Xatirə yazmağa hazırlaşır
• 3 -dən 3 -cü hissə: Memo yazmaq

Xatirə, bir şirkət daxilində məlumat ötürmək üçün dünyada qəbul edilmiş bir üsuldur. Xidmət qeydləri iki şirkət arasındakı yazışmalarda da istifadə edilə bilər. Qeyd peşəkar olmalı və məlumatı aydın şəkildə çatdırmalıdır. Heç vaxt memo yazmadınızsa narahat olmayın - bu məqalə sizə bunu necə öyrədəcək.

Addımlar

3 -dən 1 -ci hissə: Memorandumun üslubunu və dilini seçmək

1. 1 Qeyri -rəsmi dil istifadə etməyin. Qeydin dili sadə, lakin rəsmi olmalıdır.
   • "Salam! Nəhayət Cümə günüdür! Sizə bir vacib məsələdən danışmaq istəyirəm. "
   • Bunun əvəzinə bunu yazın: "Bu qeyd sizi Layihə 319 -un gedişatı ilə tanış edəcək."
2. 2 Notunuzda neytral bir tonda qalın - həddindən artıq emosional və subyektiv olmayın. İddia edərkən faktlara və sübutlara güvənmək üçün əlinizdən gələni edin.
   • Məsələn, belə yazmamalısınız: "Düşünürəm ki, Cümə günləri istədiyimiz işlə məşğul olsaq, hamımız daha xoşbəxt olacağıq."
   • Bunun əvəzində, bütün işçilərin Cümə günləri təsadüfi geyimdə geyinmək istəyib -istəmədiklərini və bunun korporativ etikaya necə təsir etdiyini araşdırın.
3. 3 Siqnal ifadələrindən istifadə edin. Bir dəlil təqdim edəcək və ya bir qaynaq göstərəcəyiniz zaman, uyğun ifadələr işlətdiyinizə əmin olun.
   • Məsələn: "Əldə etdiyimiz məlumatlara görə ..." və ya "Aparılan araşdırmalar göstərir ki ...".
4. 4 Uyğun bir şrift və ölçü seçin. Memo oxumaq üçün asan olmalıdır, buna görə həddindən artıq kiçik çapdan istifadə etməyin; 11 və ya 12 standart şrift ölçüsüdür.
   • Times New Roman kimi sadə bir yazı tərzi seçməlisiniz. Qeydinizi Comic Sans kimi gülməli və ya fantastik bir şriftlə yazmayın (bunu etsəniz sizə güləcəklər!).
5. 5 Standart sahələrdən istifadə edin. Bəzi mətn redaktorları böyük kənarları olan (məsələn, 3 sm) yaddaş şablonları daxil edə bilsələr də, qeydlər üçün standart ölçü 2,5 sm -dir.
6. 6 Xidmət qeydləri tək sətir aralığında yazılır. Paraqraflar və bölmələr arasında boş bir xətt buraxın.
   • Paraqraflara abzas qoymayın.

3 -dən 2 -ci hissə: Xatirə yazmağa hazırlaşır

1. 1 Bir neçə insana vacib bir şey (iş yerində) haqqında məlumat vermək lazımdırsa, onlara bir xat göndərin. Məlumat ötürdüyünüzün sənədləşdirilməsi lazım olduğu təqdirdə, hətta bir adama da göndərə bilərsiniz.
   • Ancaq bəzi hallarda istədiyiniz insanlarla danışmaq daha yaxşıdır.
   • Bundan əlavə, bəzi məlumatlar yazılı şəkildə ötürülə bilməz.
2. 2 Göndərilən məlumatlardan asılı olaraq notun məzmunu və formatı dəyişə bilər. Xatirələrin çoxunda aşağıdakı məlumatlar var:
   • Yeni bir fikir və ya problemin həlli.Məsələn, əlavə iş xərclərinin planlaşdırılması ilə bağlı bir problemi necə həll edəcəyinizi bilirsinizsə, bu barədə bir xatirə yazın və müdirinizə göndərin.
   • Sifarişlər. Məsələn, bir qeyd göndərmək, şöbənizin ev sahibliyi edəcəyi qarşıdakı bir konfransda məsuliyyətləri bölüşdürməyin təsirli bir yoludur.
   • Hesabat. Həmkarlarınızı son bir hadisə haqqında məlumatlandırmaq və ya layihə haqqında yeni məlumat vermək və ya bir araşdırmanın nəticələri haqqında hesabat təqdim etmək üçün bir qeyd də göndərə bilərsiniz.
3. 3 Bəlkə də bir çox layihə üzərində işləyirsiniz və bunları bir xatirədə paylaşmaq istəyirsiniz. Bunu etməməlidir. Xidmət qeydlərində müəyyən bir məsələ (mövzu, layihə və s.) Haqqında məlumatlar var.
   • Qeyd qısa, məlumatlı və oxunması asan olmalıdır. Beləliklə, yalnız bir mövzuya diqqət yetirərək məlumatların oxunmasını və nəzərə alınmasını təmin edirsiniz.
4. 4 Qeydinizin məzmunu və tərzi hədəf auditoriyadan asılıdır, buna görə də qeydinizi kimin oxuyacağını düşünün.
   • Məsələn, iş yoldaşlarınız üçün əhəmiyyətli bir tarix planlaşdırma ilə əlaqədar memo tərzi və gediş hesabatı ilə patronunuz üçün qeyd tərzi çox fərqli olacaq.

3 -dən 3 -cü hissə: Memo yazmaq

1. 1 Notu başlığa qoyun. Mülkiyyət sənədləri ilə işgüzar yazışmalarda geniş yayılmışdır.
   • Məsələn, səhifənin yuxarısında "Qeyd" və ya "Qeyd" yazın.
   • Başlığı ortada yerləşdirə və ya səhifənin soluna basa bilərsiniz. Daha əvvəl aldığınız xatirələrə baxmaq və formatlarını kopyalamaq daha yaxşıdır.
2. 2 Qeydiniz üçün bir başlıq yazın. Aşağıdakı məlumatları ehtiva etməlidir:
   • KİM: Notu göndərdiyiniz insanların adlarını və adlarını yazın.
   • OT: adınızı və başlığınızı yazın.
   • TARİX: İl daxil olmaqla dəqiq tarixi yazın.
   • MÖVZU: Qeydin nə ilə bağlı olacağına dair qısa, lakin dəqiq bir açıqlama verin.
   • Nəzərə alın ki, "Mövzu" yerinə "Ref" yaza bilərsiniz.
3. 3 Notu alanların siyahısına, göndərəcəyiniz bütün insanları daxil etməyi unutmayın. Notu alanları, içindəki məlumatlardan təsirlənən insanlarla məhdudlaşdırın.
   • Departamentinizdə və ya şirkətinizdəki hər kəsə bir məktub göndərməyin ki, bu məsələ yalnız bir neçə nəfərə aiddir.
   • Notları bir anda şirkətin bütün işçilərinə göndərsəniz, onlar notlarla bombalanacaq və ya diqqətlə oxumayacaqlar, ya da heç oxumayacaqlar.
4. 4 Notu alanların siyahısına tam adları və başlıqları daxil edin. Patronunuzla qısa bir ayaq üstə olsanız da, işgüzar yazışmalarda rəsmi bir tonda qalmaq daha yaxşıdır. Məsələn, ofisinə gedərkən ona "Vladimir" deyə bilərsiniz, ancaq xatirənizdə ona "cənab Dmitriev" və ya "Vladimir Nikolaeviç" kimi müraciət edin.
   • Notu alanları siyahıya alarkən bunu unutmayın - tam adı və adı daxil edin.
5. 5 Başqa bir şirkətdən kiməsə bir not göndərirsinizsə, onunla əlaqə qurmağın düzgün formasını təyin etmək çox vacibdir. Bu şəxs haqqında məlumat tapmaq üçün vaxt ayırın; çox güman ki, bu onun şirkətinin saytında edilə bilər.
   • Məsələn, həmin şəxsin doktorluq dərəcəsi varsa, onu daxil etməyinizə əmin olun.
   • Ayrıca, bu şəxsin tutduğu vəzifəni tapdığınızdan və notunuza daxil etdiyinizdən əmin olun.
6. 6 Qeydinizin mövzusunu düşünün. Qısa və sadə olmalıdır.
   • Məsələn, "Yeni Müştərilər" olduqca qeyri -müəyyən bir mövzudur və kimsə qeydinizi bir neçə gün və ya həftədə tapmaq istəsə, bunu etməkdə çətinlik çəkəcək.
   • Ən yaxşı mövzu: "Müştəri Genişləndirmə Hesabatı".
7. 7 Bir qayda olaraq xidmət qeydlərində salamlar yazılmır. Ancaq istəsəniz, qeydin mətninə "Hörmətli cənab Dmitriev" və ya "Hörmətli həmkarlarım" ilə başlaya bilərsiniz.
   • Qeyd qısa və məlumatlı olmalıdır, buna görə də salam verilə bilməz.
8. 8 Qeydin giriş hissəsini yazın. İçində, memonun yazılmasının və göndərilməsinin məqsədini açıq şəkildə bildirin.
   • Məsələn, "yazıram ...". Qeydin giriş hissəsində təqdim olunan məlumatların qısa icmalı olmalıdır.
9. 9 Giriş bölməsi qısa olmalıdır. Təfərrüatları və digər detalları təqdim etməyə ehtiyac yoxdur.
   • Bir neçə qısa cümlənin giriş hissəsini yaradın (qısa abzas).
10. 10 Əsas məlumatların təqdim edilmə tərzinə qərar verin. 2-4 paraqrafa əlavə edilməlidir. Təqdimat tərzi məlumatın özündən asılı olacaq.
    • Məsələn, məlumatları əhəmiyyət sırasına görə və ya layihənizin parçalandığı proseslərə görə təqdim edə bilərsiniz.
11. 11 Xidmət qeydinin oxucuların məlumatları asanlıqla mənimsəyə bilməsi üçün bölmələrə (paraqraflara) bölünməlidir; əlavə olaraq, bölmələr qeyddəki vacib məqamları müəyyən etməyə kömək edəcək.
12. 12 Hər bölməyə başlıq verin; paraqrafın başlığı içərisində olan məlumatları aydın şəkildə göstərməlidir.
    • Məsələn, yaxınlaşan ofis hərəkət notunuzu aşağıdakı bölmələrə ayıra bilərsiniz: Yeni Ofis Yeri, Avadanlıq və Sənədlərin Qablaşdırılması Təlimatları və Köçürmə Cədvəli.
13. 13 Hər hissənin ilk cümləsi oxuculara bu paraqrafın nə ilə bağlı olduğunu izah etməlidir.
    • Qeydinizin ayrı -ayrı paraqrafları və ya bölmələri nəzərdən keçirilən mövzu ilə bağlı müəyyən bir məqama diqqət yetirməlidir.
14. 14 Vacib məqamları vurğulamaq üçün bir siyahı və ya siyahı yaradın. Bu, oxucuların əsas məqamlara diqqət yetirmələrinə və məlumatları daha sürətli oxumalarına və mənimsəmələrinə kömək edəcək.
15. 15 Bir notun ölçüsü 1-2 səhifədən çox olmamalıdır.
    • Bu, tək sətir aralığında və paraqraflar arasında boş bir xətt olan standart bir qeyd ölçüsüdür.
16. 16 Təqdim olunan məlumatları ümumiləşdirən bir paraqraf daxil etməyi düşünün. Əksər hallarda, xüsusən qısa bir qeyd yazsanız, bu lazım deyil.
    • Ancaq təqdim olunan məlumatlar çox mürəkkəbdirsə və ya qeydin ölçüsü standartdan çoxdursa, təqdim olunan məlumatları (yəni əsas məqamları) ümumiləşdirən kiçik bir paraqraf daxil etmək daha yaxşıdır.
17. 17 Ehtiyac duymadığınızı düşünsəniz də, son bir paraqraf daxil etməyinizə əmin olun. Aşağıdakıları düşünün:
    • Memonun məqsədləri nələrdir? Oxucuları bir şey etməyə təşviq edin? İşçilər vaxtında hesabat verməlidirlərmi? Əgər belədirsə, bunu son abzasda açıq şəkildə bildirin.
    • Başqa bir hərəkətə ehtiyac yoxdursa, aşağıdakı nəticəni yazın: "Bu mövzunu müzakirə etməkdən məmnun olarıq" və ya "Bu mövzu ilə bağlı suallarınız və ya şərhləriniz varsa, məmnuniyyətlə cavablandıraram."
18. 18 İstəyirsinizsə, qeydin sonuna adınızı və ya imzanızı qoyun (lakin bu lazım deyil). Əgər belədirsə, digər işçilərdən aldığınız məktublara baxın.
    • Qeydlərə imza atsalar (məsələn, "Hörmətlə, İvanov A.A.), eyni şeyi edin.
    • Notu imzalamaq istəmirsinizsə, sənədin sonuna baş hərflərinizi qoya bilərsiniz.
19. 19 Qeydə cədvəllər, qrafiklər və ya hesabatlar əlavə edilərsə, hər hansı bir əlavə haqqında bir xatırlatma edin. Bunu etmək üçün sənədin sonunda, məsələn, "Əlavə: Cədvəl 1" yazın.
    • Əlavələr notun əsas mətnində qeyd olunmalıdır.
    • Məsələn, yeni bir ofisə yaxınlaşan bir hərəkət haqqında yazırsınızsa, belə bir şey yaza bilərsiniz: “Hərəkəti rübün sonuna qədər başa çatdırmaq niyyətindəyik. Ətraflı hərəkət cədvəli üçün əlavə olunmuş cədvələ 1 baxın. "
20. 20 Qeydinizi göndərməzdən əvvəl mütləq yoxlayın. Cümlələrin qrammatik cəhətdən düzgün olduğuna, qeyddə orfoqrafiya və ya sintaksis səhvlərinin olmadığına və məlumatın mənalı olduğuna əmin olun.
    • Qeyd ilk yoxlanıldıqdan sonra göndərməyin (əlbəttə ki, təcili qeyd deyilsə). Sənədi kənara qoyun və bir saatdan sonra yenidən yoxlayın. Bəlkə də əvvəllər qaçırdığınız yeni səhvlər və qeyri -dəqiqliklər tapa bilərsiniz.
    • Qeyddə məxfi məlumatlar varsa, şirkətinizin məxfilik siyasətini yoxlayın və qeydinizi nəzərdən keçirəcək şəxsin adını öyrənin və müəyyən edilmiş qaydalara uyğunluğu barədə rəy verin.